Biaya Tersembunyi dari ROT

Informasi yang Redundan, Usang, dan Tidak Penting (ROT) adalah masalah yang terus-menerus terjadi dan telah banyak mendapat sorotan, baik di media teknologi maupun media umum — terutama terkait risiko kepatuhan yang ditimbulkannya.

Namun, masalah ROT tidak berhenti sampai di situ. Dengan pertumbuhan pesat sektor pusat data, file duplikat dan arsip yang sudah usang menjadi tantangan besar bagi keberlanjutan, terutama di perusahaan menengah hingga besar.

Penyimpanan cloud yang lebih murah dan mudah diakses memang sangat membantu dalam hal kenyamanan dan kelancaran bisnis, namun dari sisi lingkungan, justru memperburuk masalah.

Fakta sederhananya adalah: ketersediaan ruang penyimpanan yang melimpah membuat kita kehilangan urgensi untuk secara aktif mengelola informasi. Akibatnya, banyak perusahaan kini menyimpan jauh lebih banyak data daripada yang sebenarnya dibutuhkan, dan dalam jangka waktu yang terlalu lama.

Dampak nyata terhadap keberlanjutan

Apa dampaknya sebenarnya? Tidak mengejutkan, ROT digital menghabiskan banyak energi, pendinginan, dan biaya pemeliharaan di pusat data. Fasilitas ini diperkirakan menyumbang sekitar 1 hingga 1,5 persen dari konsumsi listrik global — dan angkanya terus meningkat. Setiap file yang disimpan secara redundan ikut menambah beban global ini, baik disimpan di server internal maupun di cloud (karena pada akhirnya tetap tersimpan di disk fisik di suatu tempat!).

Namun konsumsi listrik bukan satu-satunya masalah. Proses produksi, pemeliharaan, dan pembuangan media penyimpanan juga menimbulkan biaya besar jika tidak ditangani dengan benar. Pembuangan limbah TI (IT waste) menjadi proses lain yang berdampak pada lingkungan dan perlu mendapat perhatian. Kami sebelumnya juga pernah membahas dampak dari shadow IT creep.

Kesimpulannya, memiliki jejak penyimpanan data yang besar — padahal mungkin hanya separuhnya yang benar-benar dibutuhkan — jelas bukanlah praktik yang berkelanjutan.

ROT fisik juga menimbulkan dampak nyata. Yang dimaksud di sini adalah arsip kertas, perangkat usang, dan media lama — semuanya membutuhkan ruang penyimpanan fisik, pengaturan suhu, dan pada akhirnya proses pembuangan. Jika tidak ditangani dengan benar, hal ini dapat langsung menyumbang pada salah satu sumber limbah terbesar di tempat pembuangan akhir (TPA). Bahkan arsip kertas yang disimpan di fasilitas luar kantor pun memiliki jejak emisi tidak langsung yang sering kali tidak disadari.

Pada akhirnya, dampak finansialnya juga sangat jelas. Biaya penyimpanan cloud terus bertambah seiring waktu, dan kontrak penyimpanan fisik biasanya berlangsung selama bertahun-tahun. Produktivitas karyawan pun menurun ketika mereka harus mencari informasi di antara data yang tidak relevan atau sudah usang.

Seperti yang disebutkan di awal, dari sisi kepatuhan, ROT memperbesar risiko secara signifikan. Menyimpan data pribadi melebihi masa retensi yang diizinkan secara hukum dapat melanggar regulasi seperti GDPR, yang mewajibkan data hanya disimpan selama masih diperlukan.

Bagaimana cara Crown untuk mengurangi dampak ROT secara efektif?

Di Crown Information Management, kami mengembangkan sebuah rencana enam langkah yang sebaiknya ditinjau oleh setiap perusahaan sebelum memulai program pengurangan ROT secara menyeluruh.

1. Identifikasi ROT Sebagai Dasar: Identifikasi seluruh informasi yang dimiliki, baik dalam bentuk digital maupun fisik. Hitung volume penyimpanan, biaya yang terkait, serta estimasi penggunaan energi.
2. Penyesuaian Kebijakan Retensi: Pastikan jadwal retensi data Anda mematuhi regulasi hukum yang berlaku—karena ini bukan hanya soal kepatuhan, tapi juga soal melindungi reputasi perusahaan Anda. Menyimpan data lebih lama dari yang diperbolehkan bisa berujung pada pelanggaran serius dan denda yang merugikan.
3. Penghancuran yang Aman: Terapkan atau setidaknya kenali standar yang diakui seperti ISO/IEC 21964 untuk penghancuran dokumen kertas. Media penyimpanan juga memiliki standar ISO yang ketat serupa. Perusahaan yang bereputasi baik akan memberikan sertifikat penghancuran untuk semua data yang Anda proses melalui mereka.
4. Digitalisasi yang Terarah: Hanya digitalkan yang diperlukan.
   Ini adalah salah satu hal terpenting yang sering terlewat oleh banyak perusahaan yang kami temui. Anda tidak perlu mendigitalkan seluruh arsip yang Anda miliki.
5. Kelola siklus informasi: Gunakan sistem otomatis untuk memindahkan data lama ke penyimpanan yang lebih murah dan hemat energi — atau hapus saja jika sudah tidak dibutuhkan.
6. Pantau secara berkala: Lacak perkembangan dibandingkan target awal (kami bisa bantu di sini), dan gunakan metrik lingkungan jika memungkinkan.

Bagaimana dengan contoh nyata?

Byangkan sebuah firma hukum menjalankan program pengurangan ROT (Redundant, Obsolete, Trivial) dengan mengikuti enam langkah yang telah dijelaskan. Hasilnya, mereka berhasil menyingkirkan 6.700 boks arsip kertas, menghentikan sistem arsip lama, dan menghapus 110 terabyte data cloud yang tidak lagi dibutuhkan. Inisiatif ini menurunkan biaya penyimpanan, mempercepat pencarian informasi, dan mengurangi jejak karbon perusahaan hingga 10%.

Selain itu, program ini juga memperkuat kepatuhan hukum karena hanya informasi yang relevan, terkini, dan sah secara hukum yang disimpan. Para staf pun dilatih untuk secara rutin menghapus ROT secara mandiri, sehingga tidak lagi menumpuk data yang tidak perlu.

ROT bukan hanya soal efisiensi — ini juga menyangkut keberlanjutan, dengan dampak nyata terhadap lingkungan, biaya, dan kepatuhan.

Panduan lengkap kami berjudul “From ROT to ROI: Bagaimana Pengelolaan Informasi yang Berkelanjutan Dapat Menghemat Biaya” akan segera diterbitkan. Jangan lewatkan!