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セキュアな文書保管ソリューション

安全で法令準拠の
文書保管を、
シンプルに。

保管コンサルティングを依頼する

当社のセキュアな文書保管サービスについて詳しく知る

素晴らしいですね。詳細をいくつか教えていただけますか


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Finally, how can we get in touch?


世界をリードするオフサイト保管・管理サービス

文書を安心してオフサイトに保管。完全所有のセキュア施設で紙媒体の記録を確実に保護し、オフィススペースを有効化。必要なときに迅速かつ信頼性の高いアクセスが可能です。

単なる箱以上の価値

あらゆるリスクに耐える設計と不正アクセス防止の仕組みにより、知的財産や顧客データを堅牢に保護します。

最高水準のセキュリティ

VESDA 火災検知・抑制、侵入検知、厳格な入退室管理など、多層防御で文書の安全性を高水準で維持します。

即時アクセス

お急ぎのファイルは Scan‑on‑Demand が対応。物理記録を特定・スキャンし、数時間以内に安全なデジタルコピーをお届けします。

完全なコンプライアンス監査

バーコードで移動履歴を全件追跡。Astra オンラインポータルから、GDPR / HIPAA / 各種法令に対応したチェーン・オブ・カストディを提示できます。

あらゆる業界に対応

法務 安全で法令準拠の法務グレード保管により、重要記録を保護。事件記録・権利証書・遺言書を監査可能な厳格管理で保持し、機密性と迅速な検索を両立します。
医療 機密性の高い患者データを保護しつつ、診療スペースを有効化。HIPAA / GDPR / 医療記録基準に準拠し、稼働中ファイルから長期保管、認証済み安全廃棄まで一元管理。プライバシーリスクを抑制します。
金融サービス 金融機関向けの精密インデックス管理で、常に監査対応。銀行・保険・会計事務所の税務記録 / 融資ファイル / 取引ログを法令準拠で保管し、規制審査に即時対応できます。
政府・公共部門 地方自治体から中央省庁まで、安全・法令準拠の記録管理を提供。特別訓練・身元審査済みスタッフが機密性の高い公文書を取扱い、計画ファイル・人事文書などのオンサイト保管代替として高い費用対効果を実現します。

重要記録を守り、規制遵守を徹底するエンタープライズグレードの文書保管

紙文書は増え続け、コンプライアンス維持は一層難しくなります。当社は、情報を確実に保護しコストとスペースを削減、必要時にはオンデマンド検索・取り出しを実現する、信頼性の高いセキュア保管を提供します。

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当社の文書保管サービスの仕組み

「記録ライフサイクル」の考え方で運用

1. 収集とバーコード化 専用車両でボックスを回収し、固有バーコードで登録。システムに即時インデックス化し、完全追跡を実現します。
2. セキュア保管

 文書は温度・湿度管理と入退室統制、CCTV 監視を備えた専用記録センターに保管します。
3. 容易な検索・取り出し Astra ウェブポータルのスマート検索でファイルを特定。物理配送または Scan‑on‑Demand によるデジタル納品を選択可能。
4. 認証済み廃棄処理 保存期間満了時は安全裁断を行い、法的効力のある破棄証明書を発行します。

Crown は 50 年以上にわたり、世界で 4,500 万箱超のビジネス記録を管理してきました。

 

文書の内製管理は、床面積コスト、管理工数、セキュリティリスクまで含めると、想定以上にコスト高となる場合が少なくありません。

アウトソーシングによりコスト最適化とコンプライアンス負担の軽減を両立できます。

オフサイト文書保管のメリット

  • オフィススペースの削減
  • 損傷・紛失リスクの低減
  • 整理性・検索速度の向上
  • 安全な廃棄と保存期間管理
  • 保管・運用コストの削減
  • 物理セキュリティと法令遵守の強化
  • 社内保管業務に費やす時間の最小化

紙は不可欠 — だからこそ、デジタルで効率化

紙の記録は今後も必要です。当社の文書保管・検索に関する実績で、アクセス性とセキュリティの最適バランスを実現。

法的・コンプライアンス上、原本（ハードコピー）が求められるケースを踏まえつつ、業務効率にはデジタルアクセスが不可欠です。

ギャップを埋める方法：物理アーカイブは当社で安全保管し、高速スキャンサービスで段階的にデジタルワークフローへ移行。

大量バックファイル変換
アーカイブ全体を一括デジタル化し、省スペース化とリモートワークを推進。

OCR ＆ スマート検索
スキャン文書を全文検索可能に。探索時間を大幅短縮し、紛失を防ぎます。

スキャンサービスについて詳しく知る

よくあるご質問（FAQ）

自社車両と審査済みドライバーが対応。回収時から施設入庫まで、チェーン・オブ・カストディを厳格に維持します。
バーコード管理を採用。Astra ウェブポータルで在庫・ボックス説明・保存期間を24/7で確認できます。
可能です。お預かり時に保存期間を設定し、期限到来時には通知のうえ承認後に認証済みの安全廃棄を実施。期限切れ文書の保管費を防ぎます。
許可された担当者のみがアクセス可能。厳格な権限管理 / CCTV 監視 / 操作ログで透明性を確保します。