AI จะสามารถช่วยเราหลุดพ้นจากงานที่วุ่นวาย สำหรับการวิเคราะห์เอกสารได้จริงหรือไม่?

ระบบการจัดการข้อมูล (Information Management: IM) แบบดั้งเดิม ไม่ว่าจะเป็นการทำดัชนี การสแกนเป็นข้อความ การเก็บรักษาอัตโนมัติ ล้วนพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้เองไม่ได้ทำหน้าที่ตรวจสอบความแท้จริงของเอกสาร

แล้ว AI จะทำอะไรได้บ้างเพื่อให้งานที่ต้องใช้เวลาและซับซ้อนนี้ง่ายขึ้น? หรือว่าวันเวลาที่เราต้องนั่งเปิดแฟ้ม ค้นหาสัญญา และตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ ด้วยมือกำลังจะสิ้นสุดลงแล้ว?

AI เก่งจริงแค่ไหนในการแยกแยะและตีความเอกสาร?

งานวิจัยล่าสุดในด้านนิติวิทยาศาสตร์ดิจิทัลได้ทดสอบ AI ในฐานะเครื่องมือสนับสนุนการตัดสินใจ โดยมีการประเมินเครื่องมืออย่าง ChatGPT 4, Claude และ Gemini ในภารกิจนิติวิทยาศาสตร์ที่ใช้ภาพ ผลการประเมินออกมาประมาณ 7.4 จาก 10 คะแนน โดยการวิเคราะห์ด้วย AI ใช้เวลาไม่ถึง 2 นาที เร็วกว่ามนุษย์ซึ่งใช้เวลาเฉลี่ยมากกว่า 25 เท่า (ประมาณ 42 นาที) เครื่องมือเหล่านี้จึงโดดเด่นในด้านการตรวจคัดกรองอย่างรวดเร็วในปริมาณมาก แต่การตรวจสอบโดยมนุษย์ แม้จะอยู่ในรูปแบบที่มี AI ช่วยเหลือ ก็ยังคงมีความจำเป็น อย่างไรก็ตาม ต้องไม่ลืมว่าการวิเคราะห์เอกสารด้วย AI เองก็ยังมีความท้าทายอยู่เช่นกัน

ข้อดีของการวิเคราะห์เอกสารคืออะไร?

1. การจัดการเอกสารมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
   เมื่อมีการวิเคราะห์เอกสารด้วย AI รวมอยู่ในกระบวนการรับเอกสารตั้งแต่แรก ระบบจะสามารถตรวจจับไฟล์ที่ผิดปกติได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเมทาดาทาที่ดูแปลก รูปแบบที่เพี้ยน หรือความผิดปกติในการพิมพ์ การมีชั้นการตรวจสอบเพิ่มขึ้นด้วย AI ทำให้การจัดการเอกสารของคุณมีความน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น ลองนึกถึงพลังของ AI นี้เมื่อทำงานควบคู่กับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับกฎเกณฑ์และกระบวนการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด งานวิจัยในปี 2024 ได้ชี้ให้เห็นความเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างความสูญเสียทางการเงินที่เกิดจาก “ข้อมูลที่ไม่เป็นโครงสร้าง” และความผิดพลาดของมนุษย์ โดยเสนอให้ AI เป็นทางออก
2. การกำกับดูแลง่ายขึ้นมาก
   AI ด้านนิติวิทยาศาสตร์เข้ามาแทนที่การตรวจสอบแบบครั้งคราว ด้วยการตรวจสอบและแจ้งเตือนอัตโนมัติในขณะที่เอกสารถูกบันทึกและจัดเก็บ ลองนึกถึงระบบใบแจ้งหนี้เป็นตัวอย่าง มันติดตามทุกการเปลี่ยนแปลงและให้เส้นทางเมทาดาทาที่ชัดเจน หากคุณต้องทำการตรวจสอบเมื่อใดก็ได้ พูดง่าย ๆ คือมันเปรียบเสมือนมี “สุนัขเฝ้ายามดิจิทัล” ทำงานตลอด 24 ชั่วโมง ไม่เคยเหนื่อย และพร้อมจะแจ้งเตือนสิ่งน่าสงสัย ทำให้คุณสบายใจได้มากขึ้น
3. ลดภาระงานด้วยมือ
   เมื่อ AI ตรวจพบสิ่งผิดปกติ มันจะดึงขึ้นมาเฉพาะไฟล์ที่น่าสงสัย ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบด้วยตนเองแบบไม่มีที่สิ้นสุดอีกต่อไป คุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมง และสามารถโฟกัสไปที่งานตรวจสอบที่สำคัญจริง ๆ ได้ เปรียบเสมือนการมีผู้ช่วยดิจิทัลที่คอยคัดแยกฟางออกไป เหลือไว้แต่เข็มที่คุณต้องตามหาเท่านั้น
4. AI ไม่ใช่กล่องดำอีกต่อไป
   เมื่อ AI แจ้งเตือนเอกสาร มันจะบอกอย่างชัดเจนว่ามีอะไรที่ผิดปกติ อาจเป็นวันที่ที่ดูแปลก หรือฟอนต์ที่ไม่ตรงกัน ทำให้คุณไม่ต้องเดาเองอีกต่อไป พนักงานในองค์กรของคุณยังคงเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย เช่น หากสัญญาฉบับใดถูก AI แจ้งเตือนด้วยเหตุผลทางกฎหมาย ทุกสิ่งที่ AI ทำก็จะถูกบันทึกไว้ในบันทึกที่โปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้ทุกเมื่อ “AI โปร่งใส” และ “โมเดลที่อธิบายเหตุผลได้” กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นด้วยเหตุผลนี้เอง

แล้วเอกสารที่เก็บถาวรล่ะ?

เมื่อมีการผสาน AI เข้าไปในระบบเก็บถาวรของคุณ โดยมากจะทำงานผ่านกระบวนการ “สแกนตามความต้องการ” เอกสารทุกชิ้นจะถูกประเมินและจัดเข้าหมวดหมู่ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติทันทีที่ถูกเพิ่มเข้าไป ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีข้อมูลเมทาดาทาที่จำเป็นในการทำให้เอกสารยังคงความถูกต้องและเชื่อถือได้ไปอีกหลายสิบปี ไม่ต้องคาดเดาอีกว่าคุณพลาดสิ่งสำคัญไปหรือไม่ วิธีคิดที่ง่ายที่สุดคือ มันเปรียบเสมือนการมีบรรณารักษ์ส่วนตัวที่ทำงานเพื่อองค์กรของคุณโดยเฉพาะ

โครงการอย่าง InterPARES Project ที่ให้ความสำคัญกับความแท้จริง ความน่าเชื่อถือ และมาตรฐานของการจัดเก็บถาวร ก็มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้พวกเราทุกคนก้าวไปตามแนวทางเดียวกันในเรื่องนี้

สามารถนำทั้งหมดนี้ไปใช้ได้อย่างไร?

1. วิธี Human-in-the-loop: ให้ AI เป็นผู้แจ้งเตือนรายการที่น่าสงสัย จากนั้นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย
2. การออกแบบระบบกำกับดูแล: จัดทำขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการฝึกโมเดล (การ “ฝึก” โมเดลให้เข้าใจธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ) การตรวจจับอคติ และการจัดเก็บบันทึกนิติวิทยาศาสตร์
3. การบูรณาการ: สิ่งสำคัญคือการฝังเครื่องมือเข้าไปในกระบวนการทำงานที่มีอยู่ แทนที่จะเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในครั้งเดียว เช่น ในสายการสแกน ระบบ ECM หรือ DMS โดยทั่วไปแล้ว หลายสิ่งมักเริ่มต้นจากการสแกนเป็นหลัก

เมื่อกรอบการจัดการข้อมูล (IM) พัฒนาไป การวิเคราะห์เอกสารเชิงนิติวิทยาศาสตร์ด้วย AI ก็นับเป็นก้าวถัดไปที่สมเหตุสมผล เพราะเป็นวิธีสร้างความเชื่อมั่นในรายละเอียดที่มองไม่เห็นของการจัดการบันทึกทั้งในรูปแบบเอกสารจริงและดิจิทัล

อยากเริ่มต้นใช้กับเอกสารของคุณเองไหม? ติดต่อผู้เชี่ยวชาญจาก Crown Information Management วันนี้ แล้วเราจะช่วยคุณสำรวจแนวทางการใช้งานที่เป็นไปได้