การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลอย่างมีประสิทธิภาพ
การแปลงข้อมูลสิ่งพิมพ์ เอกสาร และลายมือให้เป็นรูปแบบดิจิตอลจะช่วยทำให้สามารถจัดทำดัชนีและสามารถค้นหาได้สะดวกมากขึ้น
สแกนเอกสารของท่านและทำให้กลายเป็นรูปแบบดิจิตอลได้ในไม่กี่วินาที แต่เทคโนโลยีดิจิตอลสามารถก้าวข้ามไปอีกขั้นหนึ่งได้
สิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้ท่านสามารถที่จะจัดเก็บและแบ่งปันได้อย่างเหมาะสมแม้จะเป็นบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
ประโยชน์ที่ท่านจะได้รับเมื่อก้าวเข้าสู่โลกดิจิตอล
ด้วยบริการสแกนและสร้างรูปภาพแบบดิจิตอล คุณสามารถที่จะ:
- มีประสิทธิภาพ: การค้นหาไฟล์รูปแบบดิจิตอลช่วยในการประหยัดเวลาและมีแนวโน้มที่สามารถลดความผิดพลาดลง เอกสารที่เป็นดิจิตอลสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานอื่นที่สำคัญกว่าการจัดการเก็บไฟล์ต่างๆเหล่านี้
- ความยืดหยุ่น: ธุรกิจต่างๆสามารถใช้ข้อมูลดิจิตอลเพื่อค้นพบโอกาสจากข้อมูลเชิงลึกและช่วยให้บริษัทเหล่านั้นอยู่เหนือคู่แข่งได้
- ความปลอดภัย: การสแกนเอกสารจะช่วยสร้างพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ปกป้องข้อมูลสำคัญจากความเสี่ยงต่อการสูญหาย การโจรกรรม และการเสื่อมโทรมจากสภาวะแวดล้อม
- การเก็บรักษา: เอกสารที่ผ่านการสแกนจะสร้างต้นฉบับซึ่งท่านสามารถนำมาผลิตซ้ำได้อย่างไม่จำกัดไม่ว่าจะด้วยทางอิเล็กทรอนิกส์และพิมพ์เป็นแบบฟอร์ม มอบความสะดวกสบายมากกว่าการคัดสำเนา
- การสื่อสาร: ข้อมูลเอกสารที่แปลงเป็นรูปแบบดิจิตอลผ่านการสแกนจะสามารถถูกส่งต่อได้สะดวกขึ้น โดยรูปแบบไฟล์ที่ได้มาตรฐานสามารถส่งต่อให้กับทางลูกค้าและพนักงานได้โดยทันที
- การค้นหา: ปรับปรุงความแม่นยำของซอฟต์แวร์ให้สามารถที่จะจดจำตัวอักษร ลายมือ และแบบฟอร์ม เพื่อจัดการบันทึก ซึ่งการดำเนินการนี้จะช่วยทำให้สามารถเจาะลึกข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ยากนั้นง่ายขึ้น
ประเภทของบริการสแกนที่ Crown นำเสนอ
Crown Records Management ตระหนักดีว่าธุรกิจทุกประเภทมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเราถึงได้เสนอการให้บริการสแกนที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ ซึ่งจะตอบสนองต่อความต้องการของท่าน
พวกเรามีความชำนาญในด้าน:
- การสแกนในปริมาณมาก
- การสแกน OCR และ ICR
- การสแกนในรูปแบบไฟล์ขนาดใหญ่ไม่ว่าเอกสารจะขนาดใดก็ตามไปจนถึง AO
จุดมุ่งหมายของพวกเราคือความมั่นใจในการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างราบรื่นและความปลอดภัยของการเปลี่ยนผ่านจากเอกสารที่เป็นกระดาษไปยังไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และการสร้างการจัดการเอกสารดิจิตอลที่ถือเป็นส่วนสำคัญสำหรับองค์กรของท่าน
ขั้นตอนกระบวนการให้บริการสแกนเอกสารของพวกเรา
ที่ Crown Records Management Thailand เรามีขั้นตอนในการสแกนเอกสาร 8 ขั้นตอน
- การศึกษาความต้องการในการจัดการเอกสาร – ตรวจสอบเงื่อนไขของเอกสารและกำหนดวิธีการใช้งานอย่างเหมาะสม
- การสแกน – เปลี่ยนเอกสารกระดาษเช่นแบบฟอร์มของลูกค้าและจดหมายให้เป็นภาพหรือไฟล์ดิจิตอล
- การจดจำตัวอักษร (OCR/ICR) – ใช้เทคโนโลยี OCR และ ICR ในการตรวจจับตัวอักษรบนเอกสารกระดาษและเปลี่ยนผลการสแกนให้เป็นรูปแบบดิจิตอล
- การคัดกรองข้อมูล – ดึงข้อมูลที่สำคัญออกจากข้อมูลที่ได้
- การตีความเพื่อแยกประเภท – ข้อมูลดิจิตอลจะถูกจัดประเภทและดัชนีอย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดการกับข้อยกเว้น – ตรวจจับข้อผิดพลาดและตรวจสอบสิ่งผิดปกติและจัดหาวิธีการทางเลือกสำหรับการจัดการที่เหมาะสม
- การรับประกันคุณภาพ – ตรวจสอบการคัดกรองและการจัดประเภทข้อมูลเพื่อความแม่นยำ
- การใช้ประโยชน์ข้อมูล – การจัดรวบรวมข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นอัตโนมัติและมีการจัดเก็บอย่างปลอดภัย
การรวบรวม การจับภาพ และ การแปลงข้อมูล
ความยืดหยุ่นถือเป็นเรื่องสำคัญในสภาพแวดล้อมแบบดิจิตอล
เราสามารถสร้างกระบวนการตามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ขั้นตอนการดำเนินงานที่ดีที่สุดในขณะทำการกำกับดูแลกับ Crown
ภาพดิจิตอลจะถูกสร้างในรูปแบบไฟล์ที่ใหญ่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าและส่งต่อโดยการใช้ทางเลือกต่างๆมากมายจากหน่วยเก็บข้อมูลที่ถอดออกได้ไปจนถึง SFTP หรือให้สามารถดำเนินการได้บนเว็บไซท์
การจดจำตัวอักษรดิจิตอล (OCR และ ICR) ทำให้มีการประมวลผลอย่างรวดเร็ว
เราสามารถที่จะใช้ Machine Learning ในการระบุประเภทของเอกสารและจดจำรูปภาพเพื่อนำข้อมูลไปยังส่วนที่ถูกต้องของระบบและไปยังบุคคลสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ
คำถามที่ถูกพบบ่อย
การสแกนเอกสาร มีกระบวนการจัดการกับเนื้อหาอย่างไร
การสแกนเอกสารถือเป็นส่วนที่สำคัญของการจัดการเนื้อหา เครื่องสแกนจะปรับเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิตอลแทน หลังจากนั้นเอกสารจะถูกจัดระเบียบและเก็บไว้ในระบบไฟล์ดิจิตอลซึ่งจะได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพและเข้าถึงได้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย
แนวทางการสแกนเอกสารสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของเราที่ทำอยู่ได้หรือไม่
บริษัทของพวกเราจะต้องดำเนินการสแกนเอกสารบ่อยแค่ไหน
การสแกนเอกสารจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเนื้อหาได้อย่างไร
เนื้อหาจะมีความปลอดภัยหรือไม่ในขณะที่ถูกสแกนและจัดเก็บในรูปแบบดิจิตอล
จะทำอย่างไรหากมีเอกสารที่ต้องการสแกนเป็นจำนวนมาก
ต้องติดต่อใครหากต้องการสแกนหรือต้องการเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการนี้
ยังคงต้องใช้เอกสารกระดาษหลังจากสแกนหรือไม่
ธุรกิจได้รับประโยชน์อะไรจากการสแกนเอกสาร
การสแกนทำได้ง่ายกว่าที่คิด ติดต่อเราและเราจะช่วยประเมินความต้องการในการสแกนเอกสารของท่าน โดยการสแกน QR หรือกรอกแบบฟอร์มสำหรับการติดต่อ ที่นี่ ได้เลย!
-
การรับฝากโค้ดต้นฉบับ
ห้องจัดเก็บนิรภัยของพวกเราหมายความว่าท่านจะสามารถมั่นใจว่าโค้ดต้นฉบับของท่านที่เป็นแบบเวอร์ชั่นทางกายภาพจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในสภาวะที่มีการควบคุมอุณหภูมิ
