ดิจิไทซ์

แปลงเอกสารกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่ค้นหาได้

EffiDocX ใช้ การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (Intelligent Document Processing, IDP) ร่วมกับ การรู้จำอักขระด้วยภาพ (Optical Character Recognition, OCR) และ การเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning, ML)
เพื่อแปลงเอกสารกระดาษหรือไฟล์สแกนให้เป็นข้อมูลที่อ่านได้โดยระบบ พร้อมแท็กและจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ ระบบสามารถตรวจจับข้อมูลสำคัญ ใส่ metadata ให้อัตโนมัติ และลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ ทำให้เอกสารที่เก็บมานานหลายปีหรือเอกสารในชีวิตประจำวันสามารถเข้าถึงได้ทันที

คุณสมบัติหลัก:

• แปลงเอกสาร กระดาษหรือไฟล์สแกนให้เป็นข้อมูลที่อ่านได้โดยคอมพิวเตอร์
• ดึงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ วันที่ หมายเลขประจำตัว จำนวนเงิน หรือ ลายเซ็น
• แท็กข้อมูลอัตโนมัติ (metadata) ตามแผนก ประเภทเอกสาร หรือผู้สร้าง
• จัดทำดัชนีเอกสาร เพื่อให้สามารถค้นหาและส่งต่อในเวิร์กโฟลว์ได้ทันที

จัดระเบียบ

จัดโครงสร้าง แยกประเภท และควบคุมเอกสารของคุณอย่างมีระบบ

EffiDocX สร้างกรอบการจัดการเอกสารอัจฉริยะด้วย การแท็ก metadata อัตโนมัติ โครงสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนดตามตรรกะ และการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท (Role-Based Access Control) ทำให้องค์กรสามารถจัดระเบียบเอกสารตามหน่วยธุรกิจ โครงการ หรือช่วงวงจรชีวิต ช่วยลดการกระจัดกระจายของข้อมูลด้วยระบบ ECM แบบรวมศูนย์ที่สะท้อนโครงสร้างองค์กรของคุณได้จริง

• การจำแนกเอกสารอย่างเป็นระบบ: ระบบสามารถจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติตามประเภท หน่วยธุรกิจ โครงการ หรือบริบทอื่นๆ โดยยึดตามกฎที่กำหนดและการแท็กแบบชาญฉลาด
• โครงสร้างโฟลเดอร์และตรรกะของ metadata: ระบบสามารถสะท้อนรูปแบบงานขององค์กร เช่น HR ตามรหัสพนักงาน หรือฝ่ายกฎหมายตามวันที่สัญญา โครงสร้างของ EffiDocX สามารถปรับให้เข้ากับกระบวนการจริงขององค์กรได้อย่างยืดหยุ่น
• ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อการเข้าถึงที่ง่ายขึ้น: ยกเลิกการแยกข้อมูลเป็นไซโลแต่ละแผนกด้วยแพลตฟอร์ม ECM แบบรวมศูนย์ รองรับการทำงานร่วมกันโดยยังคงความปลอดภัยผ่านการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท
• การติดตามวงจรชีวิตของเอกสาร: จัดการวัตถุประสงค์ ระยะเวลา และขั้นถัดไปของเอกสารได้ง่ายขึ้นด้วยตารางกำหนดการเก็บรักษา การตรวจทาน และการลบอัตโนมัติ

ค้นหา

ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และฉลาดขึ้น

EffiDocX ช่วยลดเวลาที่สูญเสียไปกับการเปิดโฟลเดอร์ทีละชั้นหรือเปิดไฟล์ทีละฉบับ ด้วย metadata เชิงลึกและ AI ที่ทำงานอยู่ภายในระบบ ทำให้สามารถค้นหาและแสดงผลได้อย่างแม่นยำทันทีสำหรับฝ่าย HR การเงิน กฎหมาย และปฏิบัติการ

• ระบบค้นหาอัจฉริยะ: ค้นหาเอกสารด้วยแท็ก metadata คีย์เวิร์ด ชื่อผู้สร้าง วันที่ หรือข้อความภายในไฟล์ PDF ที่สแกน
• ค้นหาด้วยภาษาธรรมชาติ: ใช้ประโยคภาษาไทยได้โดยตรง เช่น “แสดงสัญญาที่เซ็นกับผู้ขายราย X” และระบบจะค้นหาให้ทันที
• สนทนากับเอกสาร: ใช้ความสามารถของ GenAI เพื่อถามคำถามจากเนื้อหาในเอกสาร เช่น “ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน”
  และระบบจะไฮไลต์ส่วนคำตอบให้โดยอัตโนมัติ

อัตโนมัติ

ลดงานแมนนวลและทำให้เวิร์กโฟลว์มีความคล่องตัวมากขึ้น

EffiDocX ทำให้ การส่งต่อการอนุมัติ การจัดการฟอร์ม และเส้นทางเอกสาร เป็นแบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด ลดความล่าช้า และลดภาระงานด้านธุรการ ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดใดๆ เพียงกำหนดกฎ แล้วระบบจะทำงานตามเวิร์กโฟลว์อย่างชาญฉลาด

• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ: กำหนดลำดับผู้อนุมัติ ตามมูลค่า ประเภทเอกสาร หรือแผนกที่เกี่ยวข้อง
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: สั่งงาน แจ้งเตือน ตั้งกำหนดเวลา และจัดเก็บเอกสารเข้าระบบโดยอัตโนมัติ
• กฎ escalations: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจ เมื่อการอนุมัติล่าช้ากว่าที่กำหนด
• การสนับสนุนจาก GenAI: สรุปเนื้อหาเอกสาร แนะนำเส้นทางอนุมัติ และกรอกข้อมูลบางส่วนให้อัตโนมัติจากเนื้อหาในเอกสาร

ปลอดภัย

เสริมความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเอกสารสำคัญ

EffiDocX มอบความสามารถด้าน การจัดการเอกสารที่ปลอดภัย เหมาะสำหรับภาคการเงิน กฎหมาย และสาธารณสุข ตั้งแต่ระบบควบคุมการเข้าถึงจนถึงบันทึกการตรวจสอบ ช่วยปกป้องข้อมูลและรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวด

• กฎการเก็บรักษาและหมดอายุของเอกสาร: ตั้งการเก็บถาวร การลบ หรือการตรวจทานอัตโนมัติ ตามประเภทเอกสารและนโยบายความปลอดภัย
• การเข้าถึงตามบทบาท: จำกัดการดู แก้ไข หรือแชร์เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้น
• บันทึกตรวจสอบที่แก้ไขไม่ได้: บันทึกทุกการกระทำ เช่น การดู การแก้ไข การดาวน์โหลด หรือการอนุมัติ พร้อมเวลาประกอบ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ครบถ้วน
• ความเป็นส่วนตัวและอธิปไตยของข้อมูล: รองรับการติดตั้งแบบภายในองค์กร คลาวด์ส่วนตัว หรือไฮบริด เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายข้อมูลของแต่ละประเทศ