ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร
ระบบการจัดการเอกสารเปรียบเสมือนกระบวนการด้านความมั่นคง ความปลอดภัยและการจัดเก็บบันทึกของบริษัท สื่อ และข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ ณ ศูนย์กลางที่มีความปลอดภัย
เอกสารและข้อมูลเหล่านี้สามารถสืบค้นได้โดยง่ายหรือการใช้สื่อออนไลน์
ระบบจัดการเอกสารเป็นเสมือนองค์ประกอบของการจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) และเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล การสร้างรูปภาพเอกสาร ระบบการจัดการขั้นตอนการทำงาน และระบบการจัดการบันทึก
ระบบการจัดการเอกสารช่วยรักษาความปลอดภัยของเอกสาร การควบคุมการเข้าใช้ การจัดเก็บที่ส่วนกลาง แนวทางการตรวจสอบ และอื่นๆอีกมากมาย
Crown Records Management Thailand เป็นผู้นำอุตสาหกรรมในด้านการให้บริการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัย การสแกนและการสร้างรูปภาพ การนำเทคโนโลยีทางดิจิตอลมาใช้ และการให้บริการกำจัดเอกสารอย่างปลอดภัย
สิ่งอำนวยความสะดวกที่เราสร้างขึ้นนั้นมาพร้อมกับความสามารถในการจัดเก็บและจัดการเอกสาร ไฟล์ เทปสื่อ และแบบฟอร์มของข้อมูลอื่นๆได้อย่างปลอดภัย
สิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้ประกอบไปด้วยระบบป้องกันเพลิงไหม้ กล้องวงจรปิด CCTV ครอบคลุมตลอด 24 ชั่วโมง การลาดตระเวน ส่วนควบคุมอุณหภูมิและอากาศ และศูนย์ประมวลผลเพื่อดำเนินการประมวลข้อมูลเช่นรูปภาพ การสแกน การทำดัชนี การตรวจสอบ และการทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย
วีธีการจัดเก็บนอกสถานที่ของเราสำหรับไฟล์ที่เป็นเอกสารแบบพิมพ์และแบบอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้ท่านสามารถเข้าถึงเอกสารของท่านได้โดยง่าย
การย้ายเอกสารสื่งพิมพ์จากสำนักงานของท่านไปยังศูนย์ภายนอกสถานที่อาจจะดูเหมือนยุ่งยาก แต่ด้วยสถานที่จัดเก็บที่ได้มาตรฐานระดับโลกของเรา พนักงานมืออาชีพและยานพาหนะที่ใช้งาน จึงกลายเป็นเรื่องง่ายกว่าที่ท่านคิด
การเข้าถึงและการควบคุม
คำว่า “นอกสถานที่” อาจจะฟังดูเหมือนว่าข้อมูลของท่านน่าจะยากที่จะเข้าถึง แต่ด้วยระบบการจำแนกประเภทและการจัดเก็บของพวกเรารวมถึงการเรียกค้นทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบดอกสารผ่านเว็ปไซด์ บันทึกกระดาษเหล่านั้นจะสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายกว่าเดิมหลายเท่า
สิ่งเหล่านี้สามารถกระทำได้ผ่านบนเว็บไซต์ที่เป็นเอกลักษณ์ของเราที่เรียกว่า RMOrder
สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้ สร้าง ค้นหา สั่ง สืบค้น และปรับเปลี่ยนผ่านเว็บบราวเซอร์ RMOrder สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อบังคับใช้วันที่เก็บข้อมูลและรักษาข้อมูลสำคัญเช่นเดียวกับช่วยให้สามารถจัดทำดัชนีและการค้นหาไฟล์ที่ถูกเก็บไว้ทั้งหมดได้
นี่คือสิ่งที่พวกเราเรียกว่าแนวทางแบบองค์รวมสำหรับระบบการจัดการเอกสาร
มีการควบคุมดูแลที่เป็นความลับ
บันทึกของท่านจะถูกจัดเก็บในสถานที่เฉพาะโดยเป็นศูนย์ที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บ แต่ละพื้นที่จะดำเนินการตามนโยบายด้านความปลอดภัยอย่างเคร่งครัด มีรั้วล้อมรอบอย่างมิดชิด มีสัญญาเตือนภัยตลอด 24 ชั่วโมง และควบคุมโดยพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดี ความสบายใจของท่านเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับพวกเรา ดังนั้นสถานที่อำนวยความสะดวกของเราจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
เอาใจใส่ต่อความต้องการของลูกค้าเป็นลำดับแรก
ท่านสามารถควบคุมดูแลข้อมูลของท่านเองได้เต็มรูปแบบ ทรัพย์สินของท่านจะถูกบันทึกด้วยระบบบาร์โค้ด วิธีการบันทึกนี้จะทำให้ท่านสามารถดูแนวทางการตรวจสอบทรัพย์สินได้อย่างสมบูรณ์ตั้งแต่การเก็บไว้ในที่ปลอดภัยไปจนกระทั่งการทำลาย
พวกเราสามารถส่งรายละเอียดในการจัดเก็บ ประวัติในการใช้งาน การวิเคราะห์การใช้งานและแนวโน้มที่ครอบคลุม ท่านจะได้รับรายงานที่มีความละเอียดเหล่านี้เพื่อทำให้ท่านมั่นใจถึงความโปร่งใสเกี่ยวกับบันทึกของท่าน รวมถึงเมื่อท่านเรียกสืบค้นข้อมูลและสำหรับการกำจัดเอกสาร
ประโยชน์สำหรับการใช้ระบบการจัดการเอกสาร
- จัดเก็บข้อมูลสำคัญของท่านไว้ในที่ๆมีความปลอดภัยสูงซึ่งมีการตรวจตราและดูแลด้วยกล้องวงจรปิด CCTV
- การปรับแต่งไฟล์ภายในตามความต้องการของท่าน
- ห้องจัดเก็บที่มีความปลอดภัยและควบคุมอุณหภูมิและความชื้น
- ควบคุมการใช้จ่ายเกี่ยวกับคลังสินค้า รายการสินค้า พื้นที่สำนักงานในการจัดเก็บเอกสารและกล่องกระดาษ
- ง่ายในการจัดการและการเข้าใจข้อมูลดิจิตอล ลดความซับซ้อนในงานของคุณและทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- รายงานการจัดการตามเวลาจริงและการวิเคราะห์เพื่อช่วยเหลือในการจัดการบันทึกของท่าน
- สืบค้นเอกสารและข้อมูลได้โดยง่ายจากการใช้ RMOrder
- ไฟล์จะถูกติดบาร์โค้ดและจัดเก็บด้วยความเป็นระเบียบ การสืบค้นแม้แต่จะเป็นเพียงบาร์โค้ดเดี่ยวก็ทำได้โดยง่ายแทนการสืบค้นกล่องกระดาษทั้งหมด
แนวทางในการจัดการเอกสารจาก CROWN
- การบันทึกและการติดตามแบบออนไลน์ – ด้วยระบบการจัดการเอกสารของเรา เอกสารทั้งที่เป็นแบบดิจิตอลหรือแบบเอกสารจะถูกจัดเก็บในรูปแบบที่เอกสารเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายเมื่อท่านต้องการที่จะใช้ข้อมูลต่างๆ ศูนย์ดูแลลูกค้าของ Crown จะอนุญาตให้มีการติดตามข้อมูลแบบออนไลน์ผ่านเวปไซด์ของ Crown Records Management
- การจัดเก็บสื่อ – ณ สถาณที่ที่เป็นจุดยุทธศาสตร์ของเรา ห้องจัดเก็บสื่อและยานพาหนะสำหรับการขนส่งจะถูกควบคุมทั้งอุณหภูมิและความชื้น สถานที่นี้ได้ถูกสร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันเพลิงไหม้เป็นพิเศษพร้อมทั้งระบบดับเพลิงและกล้องวงจรปิด ท่านยังสามารถเข้าไปตรวจสอบการเคลื่อนไหวด้านข้อมูลของท่านได้อีกด้วย
- การจัดการและการจัดเก็บกล่องกระดาษ – เมื่อท่านเก็บข้อมูลทางธุรกิจของท่านไว้ภายนอกบริษัท แน่นอนว่าท่านอาจต้องการทราบถึงความปลอดภัยและความสามารถในการเข้าถึง เราให้บริการจัดการอย่างมืออาชีพซึ่งจะทำให้ท่านมั่นใจได้ว่าเอกสารสิ่งพิมพ์ซึ่งถูกจัดเก็บในสถานที่ที่มีความปลอดภัยสูงนั้นปลอดภัย มีผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีคอยดูแล และท่านจะสามารถประหยัดพื้นที่ในสำนักงานของท่านในขณะที่สามารถเข้าถึงข้อมูลของท่านได้อย่างราบรื่น พวกเราจะดูแลเรื่องการขนส่งและจัดเก็บในคลังสินค้าที่ปลอดภัยของพวกเรา กล่องกระดาษจะถูกติดบาร์โค้ด ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในระยะการจัดการข้อมูลของท่านหรือระบบ RMOrder ของ Crown
- การจัดการไฟล์ – เราจะให้คำปรึกษาและทำความเข้าใจถึงความต้องการของข้อมูลของท่าน หลังจากนั้นเราจะทำบาร์โค้ดในแต่ละไฟล์ของท่านตามข้อมูลจำเพาะ วิธีการนี้มีความแม่นยำสำหรับการจัดการไฟล์และง่ายต่อการสืบค้นรายการต่างๆ อีกทั้งยังเป็นการลดความเสี่ยงในการสืบค้นกล่องทุกใบเมื่อท่านเพียงแค่ต้องการที่อยากจะค้นหาเพียงไฟล์เดียว
- ห้องสำหรับจัดเก็บ – ห้องสำหรับจัดเก็บพรีเมี่ยมของพวกเราได้ถูกจัดตั้งเพื่อเก็บรักษาเอกสารที่เป็นความลับ เช่น พินัยกรรม โฉนด และเอกสารรับรองเช่นเดียวกับการสำรองสื่อคอมพิวเตอร์ ด้วยสถานที่ซึ่งมีการจัดสร้างโดยเฉพาะจึงทำให้ห้องจัดเก็บนี้เพรียบพร้อมไปด้วยระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง มีระบบสิ่งแวดล้อมที่ช่วยเก็บรักษาข้อมูลของท่านให้คงอยู่เป็นอย่างดี
เราตระหนักถึงความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลของท่านด้วยความปลอดภัยและสามารถเข้าถึงข้อมูลของท่านได้ทันที
ระบบการจัดการเอกสารของพวกเรานำเสนอแนวทางที่มีความปลอดภัยและสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการในการจัดการเอกสารของท่าน แนวทางการจัดการของพวกเรายังง่ายต่อการบันทึกและติดตามการจัดเก็บของท่านเพื่อให้มีความเร็วในการสืบค้นผ่านการใช้ RMOrder ของ Crown
พวกเรามีความมุ่งมั่นและความพิเศษในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้ลูกค้าใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้น รวมถึงการปฎิบัติงานและการทำธุรกิจได้ทุกที่ทั่วโลก
กด ที่นี่ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารและผู้เชี่ยวชาญของเราจะดำเนินการเพื่อช่วยเหลือท่านเร็วที่สุด
