การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสื่อดิจิทัล
ยุคปัจจุบัน เอกสารและสื่อต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำธุรกิจ ไม่ได้อยู่แค่ในรูปแบบสิ่งพิมพ์ กระดาษ หรือสื่อที่จับต้องได้เพียงอย่างเดียวอีกต่อไป เพราะเทคโนโลยีมีบทบาทในโลกแห่งการทำงานมากขึ้น หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสื่อดิจิทัลกันมากขึ้นเรื่อย ๆ นอกจากจะสะดวกสบาย สามารถดำเนินธุรกิจและจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยขับเคลื่อนให้ธุรกิจเดินหน้าไปต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมและลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติได้ดีอีกด้วย ซึ่งเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้น เรียกอีกอย่างว่าระบบเอกสารแบบ Paperless นั่นเอง
ตัวอย่างการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ในการทำธุรกิจ
- การเก็บรวบรวมไฟล์เอกสารในรูปแบบ PDF
- การใช้ E-Signature ลงชื่ออนุมัติเอกสารแทนลายเซ็นปกติ
- การอัดคลิปวิดีโอสอนวิธีใช้สินค้าให้แก่ลูกค้า
- การใช้ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ข้อดีของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ประหยัดพื้นที่และงบประมาณ
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บได้สะดวกในไดรฟ์ข้อมูล หรือระบบ Cloud Storage จึงช่วยลดความต้องการพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร อีกทั้งยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อตู้เก็บเอกสาร อุปกรณ์สำนักงาน ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน และค่าดูแลรักษาด้วย
ค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
ลืมภาพเอกสารกองใหญ่ที่ยากต่อการค้นหาและนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ต่อไปได้เลย เพราะการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ควบคู่กับบริการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็วกว่าเอกสารแบบกระดาษอย่างแน่นอน
ระบบรักษาความปลอดภัยสูงสุด
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถสำรองข้อมูลไว้บนไดรฟ์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูงได้ ช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญเสียหรือเสียหายของเอกสาร รวมทั้งลดความเสี่ยงการถูกโจรกรรมข้อมูลได้เป็นอย่างดี
รองรับการทำงานออนไลน์
สุดท้าย เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์คือตัวเลือกที่สอดคล้องกับเทรนด์การทำงานในโลกยุคใหม่ พนักงานสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมา ผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกเวลาที่ต้องการเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต และสะท้อนให้เห็นภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย ใส่ใจการลดใช้กระดาษอย่างสิ้นเปลืองด้วย
ใช้บริการรับจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเรา ดีอย่างไร ?
ที่ Crown Records Management Thailand เราคือบริษัทจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับโลก ที่พร้อมให้บริการจัดเก็บ E-Document ทุกรูปแบบอย่างครอบคลุม ภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยสูงสุด ส่งผลดีต่อการทำธุรกิจของคุณ ดังนี้
มีบริการสำรองข้อมูลที่สำคัญ
Crown Records Management Thailand ช่วยให้คุณทำธุรกิจได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด แม้เกิดข้อผิดพลาดหรือเหตุการณ์ไม่คาดฝันจากกรณีข้อมูลของคุณสูญหาย แต่คุณยังสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง เพราะเรามีบริการสำรองข้อมูลสำคัญเก็บไว้ เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถนำข้อมูลมาใช้ในการทำงานได้ทันทีที่ต้องการ
ให้บริการครอบคลุมทั่วโลก ตอบโจทย์ธุรกิจระดับนานาชาติ
เราไม่ได้มีบริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะในประเทศไทยเท่านั้น แต่ยังให้บริการจัดเก็บข้อมูลสำคัญทางธุรกิจในระดับสากล พร้อมด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ที่ตอบโจทย์ในอีก 40 ประเทศทั่วโลก ช่วยสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลของคุณจะได้รับการจัดเก็บในสภาพที่เหมาะสมที่สุด และพร้อมให้หยิบใช้อย่างสะดวกได้ทุกเวลา โดย Crown Records Management ทั่วโลก จะมาพร้อมกับจุดเด่นเหล่านี้
- มีการควบคุมด้านสิ่งแวดล้อม เพื่อความปลอดภัยของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ทุกชิ้น
- มีระบบกล้องวงจรปิดและได้รับการตรวจตราโดยพนักงานรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง
- ข้อมูลได้รับการบันทึกและติดตั้งบาร์โค้ด ตรวจสอบบันทึกการใช้งานได้สะดวก
- เข้าถึงข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ได้ทุกเวลาที่คุณต้องการ
- ให้บริการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ครบวงจร ทั้งการจัดระเบียบ การเก็บรวบรวม การขนย้าย และการทำลาย
ติดตามและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
เราตระหนักดีว่าในการจัดเก็บข้อมูลสำคัญทางธุรกิจนั้น ไม่ใช่แค่ต้องให้ความสำคัญในการเข้าถึง แต่ยังต้องได้รับการดูแลอย่างเข้มงวดอีกด้วย เราจึงมีระบบติดตามและตรวจสอบข้อมูลการใช้งานเอกสารและสื่อต่าง ๆ ย้อนหลังได้ โดยคุณสามารถควบคุมข้อมูลได้ตลอดเวลา เพียงสแกนบาร์โค้ดที่ระบุไว้เท่านั้น
สถานที่จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับโลก
หากเลือกใช้บริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเรา คุณสามารถมั่นใจได้เลยว่าเอกสารจะได้รับการจัดเก็บในห้องที่มีการควบคุมอุณหภูมิและความชื้น พร้อมโครงสร้างที่ป้องกันอัคคีภัยและระบบดับเพลิงเต็มรูปแบบ ทำให้เอกสารของคุณปลอดภัยจากความเสียหาย
การรับประกันความปลอดภัย
ไม่ใช่แค่สถานที่เก็บเอกสารเท่านั้นที่ได้มาตรฐาน แต่ยานพาหนะที่ใช้ในการขนส่งข้อมูลก็มีระบบควบคุมอุณหภูมิและกล้องวงจรปิดเช่นกัน โดยพนักงานของเราได้รับการฝึกอบรมด้วยมาตรฐานระดับสูง สถานที่เก็บเอกสารสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยเรารักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวดพร้อมติดตั้งระบบกล้องวงจรปิดตลอด 24 ชั่วโมง อีกทั้งยังมีสัญญาณเตือนผู้บุกรุกและระบบล็อกประตูอย่างแน่นหนาอีกด้วย
บริการจัดเก็บ E–Document มีแบบใดบ้าง ?
-
การจัดการและการจัดเก็บเอกสารแบบกล่อง
เอกสารได้รับความปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้โดยง่าย
-
การรายงานและการติดตามแบบออนไลน์
ศูนย์บริการลูกค้าของ Crown เอื้อให้ติดตามข้อมูลทั้งหมดแบบออนไลน์ผ่านเว็ปไซด์ของ Crown Records Management
-
การจัดเก็บในห้องนิรภัย
ห้องนิรภัยมีระดับความปลอดภัยขั้นสูงที่สุดและให้การปกป้องเอกสารสำคัญของท่าน
Crown Records Management บริษัทจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับโลก
เปลี่ยนการจัดการเอกสารให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบจัดเก็บ E-Document จาก Crown Records Management Thailand ปลอดภัย สะดวก เข้าถึงข้อมูลการทำธุรกิจได้ตลอดเวลาที่คุณต้องการ ขยายขีดความสามารถ เพิ่มโอกาสการแข่งขันทางธุรกิจด้วยภาพลักษณ์ที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
ลงทะเบียนรับคำปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญของเรา เพื่อออกแบบระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะกับองค์กรของคุณได้แล้ววันนี้