International 
Bahrain 
Cambodia 
China 
Hong Kong 
India 
Indonesia 
Ireland 
Italy 
Japan 
Malaysia 
New Zealand 
Philippines 
Singapore 
South Africa 
Taiwan 
Thailand 
United Arab Emirates 
United Kingdom 
United States 
Vietnam -
Dịch vụ
Dịch vụ
Dịch vụ--
- Quản lý hồ sơ
- Lưu trữ tài liệu
- Quản lý tập tin
- Lưu trữ phương tiện
- Kho lưu trữ
- Quản lý hồ sơ tại chỗ
- Góc nhìn
- Về Chúng tôi Về Chúng tôi
- Địa điểm hoạt động
- Hệ thống trực tuyến
EffiDocX là một giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp ứng dụng GenAI (Enterprise Content Management, ECM) được xây dựng để giúp tổ chức số hóa, tổ chức, bảo mật và tự động hóa thông tin kinh doanh. Giải pháp được thiết kế để hỗ trợ chuyển đổi số và tự động hóa quy trình, mang lại khả năng kiểm soát, tuân thủ và hiệu quả cho mọi phòng ban.
Vì Sao Các Tổ Chức Lựa Chọn EffiDocX
EffiDocX được tin dùng bởi những tổ chức xử lý tài liệu nhạy cảm và khối lượng lớn mỗi ngày. Điểm mạnh của giải pháp nằm ở khả năng mang lại sự rõ ràng, kiểm soát và an tâm, thay vì sự phức tạp. Dưới đây là lý do EffiDocX trở thành lựa chọn ECM hàng đầu của nhiều doanh nghiệp.
Phê Duyệt Nhanh Hơn, Không Còn Cảnh Theo Đuổi
EffiDocX tự động hóa quy trình phê duyệt với các quy tắc theo loại tài liệu, phòng ban hoặc mức độ ưu tiên. Giảm chậm trễ, tránh phải gửi email nhắc nhở liên tục và loại bỏ điểm nghẽn. Từng tài liệu được luân chuyển mượt mà nhờ thông báo, nhắc nhở và theo dõi tiến độ được tích hợp sẵn.
Truy Cập Mọi Lúc, Với Mức Bảo Mật Cấp Doanh Nghiệp
Truy cập tài liệu kinh doanh một cách an toàn từ bất cứ nơi đâu hoặc trên bất kỳ thiết bị nào. EffiDocX áp dụng kiểm soát truy cập theo vai trò, nhật ký kiểm toán đầy đủ và lưu trữ mã hóa, hỗ trợ mô hình làm việc từ xa và tăng cường khả năng cộng tác giữa các phòng ban mà không ảnh hưởng tới kiểm soát tài liệu hay bảo mật dữ liệu.
Thiết Kế Dựa Trên Quy Trình Nội Bộ Của Doanh Nghiệp Bạn
EffiDocX thích ứng linh hoạt với quy trình tài liệu của doanh nghiệp bạn, thay vì ép buộc bạn phải thay đổi. Bạn có thể cấu hình cấu trúc thư mục, chuỗi phê duyệt và trường metadata theo đúng cách các quy trình nội bộ đang vận hành ở HR, Pháp lý, Tài chính hay Vận hành.
Tự Tin Tuân Thủ, Luôn Sẵn Sàng Kiểm Toán
Duy trì tuân thủ dữ liệu nhờ dấu vết kiểm toán chống chỉnh sửa, kiểm soát phiên bản và vòng đời tài liệu bảo mật. EffiDocX hỗ trợ PDPA, ISO và các quy trình quản trị nội bộ, giúp loại bỏ rủi ro thủ công và giữ cho doanh nghiệp luôn trong trạng thái sẵn sàng kiểm toán.
Tùy Chọn Triển Khai Linh Hoạt
Bạn có thể triển khai EffiDocX theo mô hình on-premises, private cloud hoặc hybrid. Giải pháp có thể mở rộng cùng hạ tầng của bạn, phù hợp với môi trường yêu cầu tuân thủ cao hoặc các tổ chức đang triển khai chuyển đổi số theo từng giai đoạn.
Tính Năng GenAI Hoạt Động Nhẹ Nhàng Trong Nền
EffiDocX tích hợp các tính năng GenAI tiên tiến để nâng cao quản lý tài liệu. GenAI không gây phức tạp cho người dùng mà đóng vai trò như một lớp trí tuệ hỗ trợ giúp đội ngũ làm việc nhanh hơn, tìm kiếm hiệu quả hơn và giảm thao tác thủ công.
Cách EffiDocX Hoạt Động
EffiDocX không chỉ là một hệ thống ECM. Đây là một nền tảng quản lý vòng đời nội dung thông minh và có cấu trúc, được thiết kế để xử lý mọi giai đoạn của quản lý tài liệu. Từ tiếp nhận, phân loại cho tới tự động hóa quy trình và tuân thủ, từng giai đoạn đều được tăng cường bởi khả năng GenAI tích hợp, giúp giảm thao tác thủ công và tăng tính minh bạch trong vận hành. Dưới đây là cách EffiDocX hoạt động qua năm giai đoạn cốt lõi.
Số hóa
Biến tài liệu giấy thành dữ liệu thông minh, có thể tìm kiếm.
EffiDocX sử dụng Xử lý Tài liệu Thông minh (Intelligent Document Processing, IDP) kết hợp Nhận dạng Ký tự Quang học (Optical Character Recognition, OCR) và Machine Learning (ML) để chuyển đổi, gắn thẻ và lập chỉ mục cho tài liệu giấy hoặc tài liệu quét. Hệ thống tự động nhận diện trường dữ liệu quan trọng, gắn metadata và loại bỏ việc nhập liệu thủ công, giúp hàng chục năm tài liệu lưu trữ hay tài liệu hằng ngày trở nên dễ truy cập ngay lập tức.
Chức năng chính:
- Chuyển đổi tài liệu giấy và tài liệu quét thành dữ liệu có thể đọc bởi máy.
- Nhận diện trường thông tin như tên, ngày tháng, mã số, số tiền và chữ ký.
- Tự động gắn thẻ (metadata) theo phòng ban, loại tài liệu hoặc người tạo.
- Lập chỉ mục để tài liệu có thể được truy xuất và điều phối ngay lập tức.
Tổ chức
Sắp xếp, phân loại và kiểm soát tài liệu của bạn.
EffiDocX xây dựng một khung quản lý tài liệu thông minh nhờ tự động gắn thẻ metadata, logic thư mục và phân quyền theo vai trò. Bạn có thể tổ chức tài liệu theo đơn vị kinh doanh, dự án hoặc giai đoạn vòng đời. Giải pháp giúp loại bỏ tình trạng phân tán dữ liệu bằng một nền tảng ECM tập trung, được thiết kế để phản ánh đúng cấu trúc nội bộ của tổ chức.
- Phân loại có hệ thống: Tự động phân loại tài liệu theo loại, đơn vị kinh doanh, dự án hoặc ngữ cảnh dựa trên các quy tắc được thiết lập và gắn thẻ thông minh.
- Cấu trúc thư mục và logic metadata: Phản chiếu cấu trúc doanh nghiệp của bạn, ví dụ: HR theo mã nhân viên, Pháp lý theo ngày ký hợp đồng. EffiDocX thích ứng linh hoạt theo quy trình của bạn.
- Truy cập tập trung: Loại bỏ silo giữa các phòng ban nhờ nền tảng ECM thống nhất. Truy cập được kiểm soát theo vai trò, bảo đảm đúng người được xem đúng tài liệu và hỗ trợ cộng tác chéo phòng ban.
- Theo dõi vòng đời tài liệu: Quản lý mục đích, thời hạn, giai đoạn và điểm đến tiếp theo của tài liệu với lịch lưu trữ, xem xét và hủy bỏ tự động.
Tìm kiếm
Tìm đúng tài liệu nhanh hơn, dễ dàng hơn và thông minh hơn.
EffiDocX loại bỏ thời gian lãng phí khi phải dò từng thư mục hay mở từng file. Nhờ metadata chuyên sâu và AI tích hợp, hệ thống mang lại kết quả chính xác, tức thì cho HR, Tài chính, Pháp lý và Vận hành.
- Công cụ tìm kiếm thông minh: Tìm tài liệu bằng thẻ metadata, từ khóa, người tạo, ngày tháng hoặc nội dung bên trong file PDF đã quét.
- Lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên: Đặt câu hỏi như đang nói chuyện, ví dụ “Hiển thị các hợp đồng đã ký với Nhà cung cấp X” và nhận kết quả ngay lập tức.
- Trò chuyện với tài liệu: Dùng GenAI để đặt câu hỏi trong từng tài liệu, ví dụ “Điều khoản thanh toán là gì” và hệ thống sẽ đánh dấu ngay phần câu trả lời.
Tự động hóa
Tối ưu quy trình và giảm tải công việc thủ công.
EffiDocX tự động hóa luân chuyển phê duyệt, xử lý biểu mẫu và luồng tài liệu, giảm lỗi, giảm chậm trễ và giảm gánh nặng hành chính. Không cần viết code. Chỉ cần xây dựng quy tắc và để hệ thống vận hành.
- Luân chuyển phê duyệt: Thiết lập quy tắc về người phê duyệt, thứ tự phê duyệt dựa trên giá trị, loại tài liệu hoặc phòng ban.
- Luồng công việc tự động: Kích hoạt tác vụ, gửi thông báo, đặt hạn chót và lưu tài liệu tự động mà không cần thao tác thủ công.
- Quy tắc escalation: Tự động nâng cấp và nhắc nhở các phê duyệt chậm tiến độ gửi tới quản lý.
- Hỗ trợ từ GenAI: Tự động tóm tắt tài liệu, gợi ý tuyến phê duyệt và điền trước các trường thông tin dựa trên ngữ cảnh văn bản.
Bảo mật
Tăng cường tuân thủ và bảo vệ tài liệu nhạy cảm.
EffiDocX cung cấp quản lý tài liệu an toàn cho các lĩnh vực tài chính, pháp lý và y tế. Từ kiểm soát truy cập đến ghi nhận dấu vết, hệ thống bảo vệ dữ liệu của bạn và hỗ trợ tuân thủ trọn vẹn.
- Quy tắc lưu trữ và hết hạn: Thiết lập tự động lưu trữ, xóa hoặc nhắc nhở xem xét theo loại tài liệu và yêu cầu tuân thủ.
- Truy cập theo vai trò: Giới hạn xem, chỉnh sửa và chia sẻ chỉ cho những người có thẩm quyền.
- Nhật ký kiểm toán không thể chỉnh sửa: Ghi lại mọi hành động. Xem, chỉnh sửa, tải xuống, phê duyệt đều có dấu thời gian để truy vết đầy đủ.
- Quyền riêng tư và chủ quyền dữ liệu: Triển khai on-premises, cloud riêng hoặc hybrid, phù hợp với quy định dữ liệu của từng quốc gia.
GenAI-Powered EffiDocX Features
EffiDocX integrates intelligent GenAI features directly into the platform to streamline how your teams process, organize, search, and act on business-critical documents.
Talk to Our ECM Specialists
Information should enable your business, not slow it down.
Whether you need to digitize one department or roll out ECM across multiple regions, EffiDocX gives you the tools to do it securely, efficiently, and on your terms.
Let’s tailor a solution that fits your workflows, regulatory needs, and digital maturity.
Frequently Asked Questions
Enterprise Content Management (ECM) refers to strategies, tools, and technologies used to capture, store, manage, and deliver content and documents across an organization. It helps businesses streamline workflows, ensure compliance, and improve collaboration.
EffiDocX simplifies document management, reduces operational costs, enhances security, and ensures compliance with industry regulations. It also improves productivity through automated workflows and intelligent search.
EffiDocX offers API-based integration and ready connectors for ERP, CRM, and productivity platforms like Microsoft 365, SharePoint, and Google Workspace. This ensures seamless data flow without disrupting existing processes.
Yes. EffiDocX supports flexible deployment options; On-premises for maximum control, cloud for scalability, and hybrid for organizations needing both.
Absolutely. EffiDocX is designed for sectors like finance, healthcare, and legal, supporting standards such as GDPR, HIPAA, and ISO 27001.
EffiDocX uses role-based access control, multi-factor authentication, and detailed audit trails to ensure accountability and security.
EffiDocX employs AES-256 encryption, secure protocols, and continuous monitoring to protect sensitive data.
Yes. EffiDocX provides automated versioning and customizable retention schedules to meet compliance and governance needs.
Yes. EffiDocX uses AI and OCR technology for intelligent indexing, making document retrieval fast and accurate.
EffiDocX is built to scale from small teams to enterprise-level deployments without compromising performance.
Our onboarding includes system setup, user training, and configuration assistance. Ongoing support covers troubleshooting, updates, and access to our knowledge base.
