通过五个简单步骤，使用企业内容管理（ECM）系统来简化人力资源工作流程
人力资源一直是许多国家的数字革命的核心，毕竟相比任何其他部门，它处理的信息更多。
但是对于那些尚未开始数字化的企业，或者还在依赖一大堆的过时系统和单个软件解决方案的企业来说，没有比现在开始应用ECM系统更好的时机了。
这场疫情突显了人力资源系统的必要性，能快速方便地获取信息，必要时允许员工在家工作。
现在，许多公司都在考量下一步行动，引入一个顶层系统，不仅可以收集全部业务的信息，并且将信息自动分发给需要的人，从而创建易于访问和管理的自动化工作流程。
这个系统被称为企业内容管理（ECM），是一种新型解决方案，通过重复任务的自动化，让信息更易于访问和编辑，进而使人力资源部门的工作简化且轻松。
值得一提的是ECM可以与传统系统相互协作， “数字化”无需放弃所有当前应用的解决方案而重零开始。
ECM可与现用的技术整合，这就是说您可以利用已投资的资源，而不是放弃它重零开始。
以下是进行人力资源数字化转型变革的五个步骤：
1.进行信息审计
在决定哪些功能可以从数字解决方案中受益之前，先采取的步骤就是通过审计来了解您拥有的信息以及信息的位置。
无论信息是实物存储还是电子存储，与数字化关联甚多。
2.将您的实物文档扫描成数字文件，并采用ECM
对于存储大量纸版信息的企业来说，启动ECM流程的唯一方法是从扫描开始。
这个步骤将实物文档转换为电子格式，以便快速访问、安全存储并自动传递到ECM系统来启动流程系统。
对于已经采用电子方式存储信息的企业来说，例如在HRS（人力资源服务）系统的Workday系统，信息被自动发送到顶层的ECM系统，然后管理工作流程开始启动。
因此，如果您在HRS系统中为新员工创建一个新文件，新ECM系统将自动通知工资单模块。当员工离开公司，它将再次通知工资单模块，将员工档案的就职状态从在职员工转变为离职员工，并附上保留期限，以便在相关时间后销毁。这些系统是相互协同完成工作。
3.制定保留期限
信息保留多长时间是涉及合规和风险的大问题。
因此，企业中的所有信息都设定保留期限是至关重要的，用保留期限来设定安全销毁的日期。
一般来说，由于信息有丢失、被盗或损坏的风险，信息的保留期限不应超过必要的时间。它会产生相应的支出费用——如存储成本、被要求查找或编辑，甚至因保存时间过长而被处罚。
如果必须依法保存的信息过早被销毁，也会引发法律问题。例如在英国，大多数人力资源记录需要保存至少10年。
而人力资源部门以保留信息时间过长而闻名。
4.决定是否想同时采用实物信息和数字信息两种存储方式
因政府规定，公司必须以实物形式保存文件的地区，仍然可以采用数字解决方案。
没有什么理由可以阻止您的文档数字化，并将原始文档编号。当需要销毁时，系统会提醒您销毁实物和数字两个版本。
5.人力资源职能的优先顺序的评估
人力资源数字化解决方案首先是归档信息的集中管理，然后ECM分派一系列工作流程出来。
该系统跟踪员工的整个聘用过程，始于招聘，结束于退休或离开企业。
然而，很多公司并不是一次完成所有事情。他们倾向于从业务的最基本的信息、员工档案开始，然后陆续增加。
最多见的时间表的例子就是遵循员工从招聘到离职的路径，随变动而增加职能。
想开启简化人力资源工作的旅程吗？请随时与我们联系，我们可以在整个过程的任何阶段着手，无论是简单地扫描文档还是帮助构建ECM。
