全球数据监管日益收紧，数字化对于确保合规性和高效率至关重要。数据保护法律法规的违规处罚也越来越严厉，企业对降低信息存储方式的风险需求则格外突出。
这些现实情况给东亚各地的公司在如何获取、存储、删除和/或销毁数据带来了新的挑战。这也意味着，数据大枢纽的人力资源部门在确保法务合规上面临着越来越大的压力，并突显了信息的大比例数字化的重要性，这些信息往往以实物文件的形式存在。
如何利用技术简化人力资源工作？
开始数据化：人力资源数字化路线图
数据审核
数据审核主要目的是理清您拥有的数据内容以及找到数据存储位置。
无论数据是实物存储的还是电子存储的，这二点都与数字化关联紧密。
决定是否希望实物数据和数字数据同时存在
由于政府规定，有些地区的公司必须以实物形式保存文件，但这些公司仍然可以采用数字化解决方案。
没有理由能阻挡这些文档的数字化，可以使用文件箱编号与原始文档关联起来。到了销毁的时候，系统可以提醒您同时销毁实物版本和数字版本的信息。
将物理数据扫描存档，并采用ECM系统
对于大量纸张存储信息的企业来说，启动这一过程的唯一解决方案是文件扫描。
扫描过程就是将实物信息转化为电子格式，以便快速访问、安全存储并自动上传到ECM系统，从并启动工作流程。
对于已采用电子方式存储信息的企业而言，例如在HRS（人力资源服务）系统的Workday系统，工作流程从数据自动发送到顶层ECM系统开始，然后由ECM系统管理工作流程。
因此，如果您在HRS中为新员工创建一个新文件，新ECM流程将自动通知工资单模块。当员工离职时，它将再次通知工资单模块，将员工档案从在职变成离职，并附上一份保留时效，以便在关联时期过后进行销毁。这些系统协同完成相关工作。
制定保留时效规则
您将信息保存多长时间是一个涉及法规遵从性和风险的大问题。
公司的所有信息都要添加保留时效至关重要，制定好的保留时效为信息安全销毁设定了日期。
一般来说，信息的保留时间不应超过必要时间，因为超期保留信息会带来风险，例如丢失、被盗或损坏。它也要支付费用——存储成本、被要求查找或编辑它的成本，或者保存时间过长的成本。
如果必须依法保存的信息被过早销毁，也会产生法律问题。在英国，大多数人力资源记录需要保存至少10年。
因此，人力资源部门以信息记录保存时间超过必要时间而闻名。
评估哪些人力资源功能需要优先数字化
人力资源数字化解决方案从归档数据的集中化开始，然后ECM系统分派出来一系列的作流程。
ECM系统跟踪员工的整个在职过程，从招聘开始，到退休或离开企业结束。
然而，并不是很多公司同时进行全信息数字化。他们倾向于从公司最基本的业务信息、员工档案开始，逐步添加。
最明显的时间表是遵循员工从招聘到离职的路径，随员工就职状态增加功能。
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