清除冗餘數據能為您節省多少成本？

每間企業儲存的數據都超出實際所需。當中部分數據是日常運作所必須的，部分的留存因應法規要求，剩餘大量數據僅是重複、過時或無關緊要的。這類冗餘、過時且無用的資訊（常被稱為ROT數據）正悄然消耗著企業的年度開支。

本文的估算建基於企業資訊託管、維護與管理的平均產業成本數據，屬假設性推算。即便保守計算亦顯示ROT數據構成了持續的重大開支，而極少數企業會針對性地執行量化或管理。

您的數據中有多少是您的企業所需？

多數企業認為其數據絕大部分都具有價值。但事實反映卻截然不同。

Veritas《數據冰山》報告指出，企業儲存的數據中僅約12%屬於業務關鍵數據。其餘數據要麼是「暗數據」（價值不明的內容），要麼屬於明確冗餘、過時或無關緊要的數據，約佔總量的29%。

IBM引述的Splunk與企業策略集團全球研究顯示，60%企業領導者認為企業半數以上數據屬「暗數據」，意即無法辨識內容價值。近三分之一受訪者更指出其四分之三數據皆屬此類。

當儲存資訊多數屬於ROT（廢棄/冗餘/過時）或暗數據時，每儲存一TB數據都意味著無回報的成本支出。

ROT的直接成本

企業數據儲存的總成本遠高於單純的硬碟或雲端訂閱費用，其中包含基礎設施、電力、冷卻系統、管理及授權等支出。

Gartner分析指出，若計入營運支出，儲存1TB企業數據的全面成本每年可能超過3,300美元。智能資訊管理協會（AIIM）亦指出，當納入備份、管理與支援成本後，部分大型組織的年度總成本可能達到每TB 2萬至3萬美元。

儲存成本每TB雖逐年下降，但總儲存量卻呈現爆炸性增長。如今多數企業在儲存方面的整體支出非但未減少，反而持續攀升。因此，每多出一個無法創造商業價值的TB，就意味著一項重複且不必要的成本支出。

隱藏的生產力成本

然而，ROT的財務影響不僅限於硬體和託管成本。換言之，這不僅僅是託管費用的問題（那僅是方程式中的一小部分）。

根據IBM的說法，未經管理的未知數據會導致「效率損失成本」，因為員工會浪費時間尋找正確資訊或重複執行已完成的工作。

AIIM估計，在未受控環境中，企業內容有三分之一至三分之二屬於ROT。隨著時間推移，這些無關數據的累積將形成影響幾乎所有部門的「生產力稅」。無論您身處何種部門，對此現象想必並不陌生。

假設案例：規模一千位員工的企業

假設一家擁有千名員工的中型專業服務公司。

該公司儲存於檔案伺服器、電子郵件、協作工具及檔案庫中的非結構化資料約達500TB。
根據Veritas Databerg比率推算，其中約29%（145TB）屬於ROT資料。
其餘資料包含大量價值不明的「暗黑」內容。

直接節省儲存成本

若以保守估計每年每TB數據的儲存、供電及管理總成本為2,000美元（遠低於Gartner的上限預估值），則僅是託管這145TB的ROT數據，每年就耗費約29萬美元。

針對性的資料清理計畫無法清除所有內容；部分資料因法律或營運需求必須保留。但即使僅能安全刪除半數ROT資料，仍可消除72TB儲存空間，相當於每年節省約14.5萬美元的循環成本。

此估算與Veritas的Databerg預測（如前所述）相符，該預測指出若放任不管，此規模企業每年可能因儲存無用資訊而浪費近100萬美元。

生產力價值

假設1,000名員工中有600名知識工作者，其平均全年總成本為60,000美元。若因系統混亂與大量陳舊無用資料（ROT）導致其5%工作時間遭浪費，則每人每年損失3,000美元，600名員工總計耗損180萬美元。

儘管資料清理與分類優化無法完全挽回損失，但若能回收其中25%的工作時間，每年即可創造約45萬美元生產力價值。

加上14.5萬美元的儲存成本節省，每年總效益可達60萬美元。三年累計下來，這家假設性企業將獲得180萬美元的成本節約與效率提升。

為何此事至關重要

如先前所述，減少ROT（冗餘、過時與無用資料）亦能降低風險暴露。陳舊且未受管理的檔案常包含過時的個人資料或敏感資訊，這些資料本應早已銷毀。透過可追溯的刪除或歸檔程序，不僅能降低合規成本，更能強化《通用資料保護條例》與ISO 27001等法規下的資料保護力道。當今合規環境對違反嚴格規範的企業日益嚴苛。

此舉同時提升環境績效。每儲存1TB的雲端數據，皆需消耗能源並產生碳排放。國際能源署數據顯示，全球數據中心已消耗近1%的世界電力需求。減少冗餘檔案代表降低數位碳足跡。

最後，良好的數據衛生能提升決策品質。當系統僅保留相關且即時的資訊時，分析與決策的準確性自然獲得根本性提升。

這正是嘉栢資訊管理支援客戶之處：融合科技、治理與以人為本的流程，使資訊更簡明、更安全、更永續。

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