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安全文件儲存解決方案

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安全合規的
文件儲存

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了解更多我們的安全文件儲存服務

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全球領先的第三方文件儲存與管理服務

安心將您的文件交給第三方儲存。我們全資擁有的安全設施能妥善保管您的紙本文件，讓您騰出更多辦公空間，並在您有需要時迅速、可靠地送回給您。

超越純粹的文件箱存儲

我們為您的知識產權和客戶資料提供全方位保護 — 所有記錄均存放於專業設計、能抵禦各類風險並杜絕未經授權存取的安全設施內，確保企業關鍵資訊始終安全無憂。

最高等級安全防護

VESDA火災預警警報系統、入侵偵測裝置及嚴格的出入管制，讓您的文件比存放於任何地方都更安全。

即時取用服務

急需某一份文件？我們的按需要掃描服務能在數小時內尋找紙本文件、完成掃描，並將數碼副本安全地傳送給您。

完整合規審查

全部文件的運輸皆以條碼追蹤，透過Astra線上平台提供完整的審規足跡，滿足GDPR、HIPAA及法律稽核需求。

服務覆蓋各大行業

法律業務 以專業級、安全合規的存取方案，全面保護律師樓及企業的重要法律紀錄。我們為個案檔案、地契及遺囑提供嚴格、可稽核的保管鏈，確保所有資料在整個存放流程中保持機密、安全，並能在您需要時迅速交回給您。
醫療保健業務 文件儲存為病人的機密資料保密同時能騰出珍貴的醫療空間。我們的設施符合HIPAA、GDPR及醫療紀錄標準，全程管理從正在使用中的檔案、長期儲存到認證的安全銷毀，助您杜絕私隱洩露風險。
金融業務 以高度精準的索引系統，助金融機構隨時做好稽核準備。我們為銀行、保險公司及會計事務所提供合規且安全的記錄保存服務，涵蓋稅務文件、貸款檔案及交易紀錄等。所有資料均可即時調閱，以便應對監管審查，讓您的企業在合規管理上更快速、更從容。
政府與公共部門 我們為本地及國家級政府機構提供安全、合規的文件管理方案。所有敏感的公共紀錄均由受專業培訓、背景審查完善的專責團隊處理，確保資料在每個環節都得到妥善保護。我們的設施為規劃文件、人事紀錄等各類政府檔案提供具成本效益、可擴展的第三方存放選項，為政府部門有效減輕文件儲存的空間及管理負擔。
document retrieval

專為企業打造的文件儲存方案，全面守護您的重要文件並確保合規。

紙本文件堆積如山，要合規地管理它們更顯艱鉅。我們提供可靠安全的儲存服務，保管您的文件同時降低成本與減少佔用空間。您還能夠按需要調閱文件。

立即諮詢

我們的文件儲存服務如何運作

我們圍繞「檔案生命週期」的概念而營運

1. 收件與條碼化 我們收取您的文件箱，貼上專屬條碼並導入系統索引，實踐全程追蹤。
2. 安全儲存 文件箱存放於具備溫度監控與安全監管的檔案中心。
3. 便捷檢索 透過具備智能搜尋功能的Astra平台申請取回檔案，可選擇實體配送或按需要數碼掃描服務。
4. 認證銷毀 保存期限屆滿後，我們將安全銷毀文件並提供具法律效力的銷毀證明。

五十餘年來，嘉栢資訊管理已為全球企業管理逾4,500萬箱商業文件。

 

考慮到辦公室空間成本、行政時間及安全風險後，企業自行管理文件的實際開銷往往遠超預期。

交給第三方服務承辦商不僅節省成本，更能免除合規管理的困擾。

採用異地文件儲存的好處

  • 節省寶貴的辦公空間
  • 防止文件損毀遺失
  • 提升文件管理與檢索效率
  • 設立留存制度，確保已過期的文件被安全銷毀
  • 降低儲存及營運成本
  • 強化文件保管的安全性與合規性
  • 減少員工處理儲存事務的時間

紙本文件不可或缺，不過數碼化可節省時間與成本

紙本文件將繼續存在。我們在文件儲存與檢索領域的專業經驗，協助企業在存取便利性與安全防護間取得最佳平衡。

我們理解實體文件常因法律與合規要求而需保留，但在講求效率的時代則依賴存取數碼檔案。

我們的解決方案如下：將實體文件交給我們於安全設施儲存，並透過高效掃描服務按您的步調轉化為數碼工作流程。

歷史檔案批量轉換
將整個檔案庫數碼化，釋放辦公空間並支援遠端工作團隊運作。

OCR與智能檢索
使掃描文件實現全文檢索功能，確保您永不再遺失檔案。

了解更多我們的掃描服務

常見問題解答 Q&A

是的。我們使用自家車隊及經過嚴格審查的司機。從收取您的文件箱起，直至安全存放於我們的設施內，全程維持嚴格的保管鏈。
我們採用清晰的條碼系統。您可透過Astra網路入口網站全天候查看庫存清單、箱內物品描述及保存期限。
當然可以。我們在接收文件時即協助設定保存期限。當檔案達到法定保存期限時，我們會通知您授權後執行安全認證的銷毀程序，確保您無需為過期檔案支付儲存費用。
僅授權人員可接觸存放於本公司的文件。我們的檔案儲存方案實施嚴格存取管控、閉路電視監控及可參考出入記錄的機制，全面保障資訊安全。