OCR vs Document Scanning: Apa Perbedaannya?

Saat melakukan digitalisasi dokumen, perusahaan mungkin menemukan istilah document scanning dan OCR. Keduanya berkaitan dengan pengolahan dokumen fisik ke bentuk digital, tetapi memiliki fungsi yang berbeda.

Document scanning menjadi langkah untuk membuat salinan digital, sedangkan OCR membantu sistem mengenali informasi yang terdapat di dalam dokumen tersebut. Lalu, kapan perusahaan membutuhkan keduanya?

OCR vs Document Scanning: Ringkasan Singkat

• Document Scanning adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi file digital seperti PDF atau JPEG.
• OCR (Optical Character Recognition) adalah teknologi yang mengenali teks di dalam dokumen digital sehingga informasi dapat dicari dan diproses.
• Scanning menghasilkan salinan digital, sedangkan OCR membantu membuat isi dokumen lebih mudah ditemukan.
• Banyak perusahaan menggunakan keduanya secara bersamaan dalam proyek digitalisasi dokumen.

Apa Itu Document Scanning?

Document scanning adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi file digital menggunakan perangkat pemindai. Proses ini sering menjadi langkah awal dalam konversi arsip fisik ke digital yang dilakukan perusahaan. Hasilnya dapat berupa PDF, JPEG, atau format lain sesuai kebutuhan.

Perusahaan dapat menggunakan proses ini untuk mendigitalisasi berbagai dokumen, seperti kontrak, invoice, dokumen HR, formulir, laporan, hingga arsip lama. Proses scan dokumen perusahaan sering dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan akses informasi.

Dengan scanning, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen kertas sekaligus mempermudah penyimpanan dan distribusi informasi sebagai bagian dari proses digitalisasi arsip perusahaan.

Namun, file hasil scan belum tentu langsung memiliki teks yang dapat dikenali oleh sistem. Dalam beberapa kasus, komputer hanya membaca halaman tersebut sebagai gambar meskipun pengguna dapat melihat tulisan di dalamnya.

Apa Itu OCR?

Banyak perusahaan menggunakan kombinasi document scanning, OCR, dan indexing untuk membangun sistem arsip digital yang lebih terstruktur serta mendukung kebutuhan audit, kepatuhan, dan operasional sehari-hari.

OCR atau Optical Character Recognition adalah teknologi yang membantu sistem mengenali huruf, angka, dan karakter pada dokumen digital.

Sebagai contoh, sebuah kontrak kertas dipindai menjadi PDF. Tanpa pengenalan karakter, pengguna mungkin hanya dapat melihat isi dokumen secara visual.

Ketika sistem menggunakan OCR, teks di dalam hasil scan dapat dikenali sehingga informasi menjadi lebih mudah dicari atau diproses lebih lanjut.

Teknologi ini berguna terutama ketika perusahaan memiliki banyak dokumen dan membutuhkan akses yang lebih cepat terhadap informasi di dalamnya.

Apa Perbedaan Document Scanning dan OCR?

Perbedaan utama keduanya terletak pada fungsi.

Document scanning mengubah media dokumen. Informasi yang sebelumnya berada di atas kertas berubah menjadi file digital.

Sementara itu, OCR membantu sistem mengenali karakter yang terdapat dalam file tersebut.

Sederhananya, scanning membuat dokumen tersedia dalam bentuk digital, sedangkan OCR dapat membantu membuat informasi di dalamnya lebih mudah dikenali dan ditelusuri.

Karena itu, keduanya bukan proses yang sama. Namun, perusahaan dapat menggunakannya secara bersamaan jika membutuhkan dokumen digital yang lebih mudah dikelola.

Apakah Semua Dokumen Hasil Scan Bisa Langsung Dicari?

Tidak selalu.

Sebuah PDF dapat terlihat seperti dokumen digital biasa, tetapi setiap halamannya mungkin hanya berupa gambar. Dalam kondisi tersebut, pengguna dapat membaca isinya, tetapi fitur pencarian teks belum tentu dapat menemukan kata tertentu di dalam dokumen.

Sebagai contoh, Anda memiliki ratusan invoice hasil scan dan ingin mencari nomor invoice tertentu. Jika file hanya berbentuk gambar tanpa informasi teks yang dapat dikenali, pencarian berdasarkan isi dokumen akan menjadi lebih sulit.

Teknologi pengenalan karakter dapat membantu membuat informasi tersebut lebih mudah ditelusuri.

Namun, tingkat kemudahan pencarian tidak hanya bergantung pada OCR. Cara perusahaan memberikan nama file, metadata, kategori, dan indeks juga memiliki peran penting.

Kapan Document Scanning Saja Sudah Cukup?

Tidak semua proyek digitalisasi membutuhkan proses yang kompleks.

Document scanning dapat mencukupi ketika perusahaan hanya membutuhkan salinan digital atau arsip digital untuk penyimpanan atau referensi. Misalnya, dokumen jarang diakses dan pengguna sudah mengetahui lokasi file berdasarkan folder atau nama dokumen.

Scanning juga dapat menjadi pilihan untuk arsip dengan volume terbatas yang tidak membutuhkan pencarian berdasarkan isi.

Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan kembali pendekatan tersebut jika jumlah dokumen terus bertambah.

Ratusan atau ribuan file dengan nama yang tidak terstruktur dapat menyulitkan pencarian meskipun seluruh dokumen sudah tersedia secara digital.

Kapan Dokumen Digital Perlu Lebih Mudah Dicari?

Semakin banyak informasi yang perusahaan kelola, semakin penting kemampuan menemukan dokumen dengan cepat.

Kebutuhan tersebut dapat muncul ketika tim sering mencari informasi seperti nomor kontrak, nama klien, tanggal transaksi, nomor invoice, atau data lain yang tersebar dalam banyak dokumen.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan proses digitalisasi yang tidak berhenti pada scanning.

Teknologi pengenalan karakter, indexing, metadata, serta sistem pengelolaan dokumen digital dapat membantu membuat informasi lebih terstruktur dan mudah ditemukan.

Sebagai contoh, daripada membuka puluhan kontrak satu per satu, pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan informasi yang sudah teridentifikasi atau terindeks, terutama apabila perusahaan menggunakan Document Management System (DMS) atau platform pengelolaan dokumen lainnya.

Baca Juga: 10 Kesalahan Umum dalam Pengelolaan Arsip Perusahaan

Digitalisasi Dokumen Tidak Hanya Tentang Scanning

Memindahkan dokumen dari kertas ke PDF memang menjadi bagian penting dalam digitalisasi. Namun, perusahaan juga perlu memikirkan bagaimana dokumen tersebut akan digunakan setelah proses scanning selesai.

File digital tetap dapat sulit dikelola jika perusahaan menyimpannya tanpa struktur yang jelas.

Karena itu, proyek digitalisasi perlu mempertimbangkan beberapa hal, seperti kualitas hasil scan, penamaan file, metadata, indexing, klasifikasi dokumen, akses pengguna, hingga cara menemukan kembali informasi ketika dibutuhkan.

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak hanya mengurangi jumlah dokumen fisik, tetapi juga membuat informasi lebih mudah digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari.

Bagaimana Indexing Membantu Setelah Dokumen Dipindai?

Indexing membantu memberikan informasi tambahan pada dokumen agar pengguna dapat menemukan file berdasarkan kategori tertentu.

Misalnya, perusahaan dapat mengindeks invoice berdasarkan nomor invoice, tanggal, vendor, atau departemen. Sementara itu, dokumen karyawan dapat dikelompokkan berdasarkan nama, nomor karyawan, jenis dokumen, atau periode.

Cara tersebut memberikan struktur yang lebih jelas dibandingkan hanya menyimpan hasil scan di dalam folder.

Karena itu, scanning dan indexing dokument sering menjadi bagian yang saling melengkapi dalam pengelolaan dokumen digital.

Apakah Hasil OCR Selalu Akurat?

OCR dapat membantu mengenali isi dokumen, tetapi hasilnya tidak selalu sempurna.

Kualitas dokumen asli ikut mempengaruhi kemampuan sistem dalam membaca karakter. Dokumen yang buram, terlipat, memiliki tulisan terlalu kecil, atau menggunakan tata letak yang kompleks dapat menghasilkan tingkat pengenalan yang berbeda.

Begitu pula dengan tulisan tangan dan dokumen lama yang kualitas cetaknya sudah menurun.

Karena itu, perusahaan tetap perlu mempertimbangkan proses pemeriksaan atau quality control, terutama ketika mendigitalisasi dokumen yang memiliki informasi penting.

Tujuannya bukan sekadar mendapatkan file digital, tetapi memastikan informasi yang tersimpan tetap dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Pilih Proses Digitalisasi Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Document scanning dan OCR memiliki fungsi berbeda, tetapi keduanya dapat saling melengkapi.

Jika perusahaan hanya membutuhkan salinan digital, proses scanning mungkin sudah memadai. Sebaliknya, jika jumlah dokumen besar dan pengguna perlu mencari informasi di dalamnya dengan cepat, teknologi pengenalan karakter dan indexing dapat memberikan manfaat tambahan.

Namun, perusahaan tidak harus menerapkan proses yang sama pada seluruh arsip.

Sebaiknya tentukan terlebih dahulu jenis dokumen, volumenya, seberapa sering informasi digunakan, siapa yang membutuhkan akses, serta bagaimana dokumen akan dikelola setelah digitalisasi.

Dengan begitu, perusahaan dapat memilih proses yang sesuai dengan kebutuhan operasional.

FAQ: OCR dan Document Scanning

Apakah OCR sama dengan document scanning?

Tidak. Document scanning mengubah dokumen fisik menjadi file digital, sedangkan OCR membantu sistem mengenali teks di dalam dokumen tersebut.

Apakah semua hasil scan otomatis memiliki OCR?

Tidak. Banyak hasil scan hanya berupa gambar digital. OCR perlu diterapkan agar teks dapat dikenali dan dicari.

Apakah OCR diperlukan untuk semua dokumen?

Tidak selalu. Jika dokumen hanya digunakan sebagai arsip digital, scanning mungkin sudah cukup. OCR lebih bermanfaat ketika perusahaan perlu mencari informasi dalam jumlah dokumen yang besar.

Apakah OCR dapat membaca tulisan tangan?

Tergantung kualitas tulisan dan teknologi yang digunakan. Hasil OCR untuk tulisan tangan biasanya lebih bervariasi dibandingkan dokumen cetak.

Kelola Digitalisasi Dokumen Bersama Crown Information Management

Digitalisasi dokumen bukan hanya proses memindahkan arsip kertas menjadi file. Perusahaan juga perlu memastikan informasi dapat tersimpan, ditemukan, dan dikelola secara lebih terstruktur.

Crown Information Management menyediakan layanan Document Scanning and Indexing sebagai bagian dari solusi digitalnya. Crown juga menyediakan Enterprise Content Management (ECM) untuk kebutuhan pengelolaan informasi yang lebih luas.

Apakah perusahaan Anda sedang mempertimbangkan proyek digitalisasi dokumen, scanning arsip, atau pengelolaan dokumen digital dalam skala besar?

Tim Crown Information Management dapat membantu mulai dari document scanning, indexing, OCR hingga solusi Enterprise Content Management (ECM) yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Hubungi Crown Information Management untuk mendiskusikan kebutuhan digitalisasi dan pengelolaan dokumen perusahaan Anda.