L’intelligenza artificiale può rendere la gestione dei documenti meno complicata?

Dal settore sanitario a quello finanziario, la documentazione cartacea è ancora comune.

Sorprendentemente, anche nel 2025, scaffali pieni di documenti, richieste interne di fascicoli e inserimenti manuali di dati continuano a rappresentare punti critici per molte economie sviluppate.

La domanda sorge spontanea: non c’è forse un modo migliore? Qui entra in gioco la gestione documentale supportata dall’intelligenza artificiale.

Quanto sono problematici i documenti cartacei nell’era digitale?

Nonostante le soluzioni digitali avanzate, operatori sanitari, studi legali, enti pubblici e istituti finanziari devono ancora fare i conti con archivi fisici. Anche se un’organizzazione è ormai completamente digitale, gli archivi restano ancora rilevanti per molti.

Questo comporta diverse sfide:

• Archiviazione sicura ed efficiente: “Dove possiamo conservare i documenti in modo sicuro?”

• Accesso più difficile alle informazioni: “Dove sono i documenti quando servono?”

• Problemi di conformità normativa: “Abbiamo eliminato i documenti come previsto dalla legge?”

La gestione documentale tradizionale non si limita a mettere una scatola in uno sgabuzzino o in un magazzino: è molto più complessa.

Non sorprende che sempre più clienti ci chiedano di digitalizzare i loro archivi. Cosa significa concretamente? Scansionare documenti e trasformarli in PDF è solo un inizio: c’è molto di più.

L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando la scansione dei documenti

L’apprendimento automatico e i modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) offrono vantaggi immediati. Da anni usiamo tecnologie di riconoscimento ottico e intelligente dei caratteri (OCR/ICR) per leggere testi e manoscritti, ma oggi, grazie agli enormi dataset che alimentano i LLM, questa tecnologia è diventata incredibilmente precisa.

Un esempio concreto: immagina migliaia di appunti scritti a mano che vengono analizzati, indicizzati e resi “ricercabili” all’istante. L’AI può estrarre dati, classificare tipi di documenti, individuare errori e continua a migliorare man mano che “impara”.

In ambito sanitario, l’AI può esaminare le cartelle cliniche in pochi secondi e in futuro potrebbe persino suggerire diagnosi o terapie da valutare. Nel settore finanziario, può analizzare domande di prestito o fatture, segnalando firme mancanti o calcolando automaticamente i totali.

Ma la scansione è solo un tassello del puzzle

Anche se stai solo iniziando con l’Intelligent Document Processing (IDP), i vantaggi concreti sono molti:

1. Meno lavoro manuale: attività noiose come l’inserimento dati vengono gestite dall’AI, così i dipendenti possono concentrarsi su analisi e decisioni. Risultato: più tempo risparmiato e minori costi.

2. Maggiore precisione: l’errore umano è sempre dietro l’angolo. I sistemi AI, invece, sono impeccabili nei compiti ripetitivi e mantengono una qualità costante. Possono anche individuare anomalie, come firme mancanti o date discordanti.

3. Accesso più rapido alle informazioni: una volta digitalizzati e indicizzati, i documenti diventano reperibili in pochi secondi, con funzioni di ricerca simili a Google. Le nostre soluzioni di scansione puntano proprio su questo: trovare il file giusto in pochi secondi, non in ore.

4. Migliore conformità normativa: quando cambiano le normative, l’AI può aiutare a garantire che i documenti vengano conservati o eliminati secondo legge, senza aggravare il carico di lavoro dei team.

Cosa rende diversa Crown Information Management?

A differenza di molti fornitori IT, noi non siamo solo un vendor software. Siamo un partner completo per la gestione delle informazioni. Ci occupiamo di tutto: dall’archiviazione fisica (nei nostri centri di proprietà), alla scansione tramite scanner professionali IDP-enabled IBML, fino all’indicizzazione digitale e alla gestione strutturata dei dati.

La nostra filosofia è chiara: non ci limitiamo a scansionare, ma offriamo un processo di digitalizzazione sicuro, strutturato e intelligente, costruito sulle esigenze specifiche del cliente.

📩 Non lasciare che una gestione obsoleta dei documenti freni la tua azienda.
Contatta oggi stesso uno dei nostri esperti e inizia il tuo percorso verso la digitalizzazione.