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Deposito e gestione di documenti

La nostra soluzione di deposito fuori sede dei vostri fascicoli cartacei e documenti elettronici vi offre tutta la comodità dell’accesso flessibile ai vostri documenti.

L’operazione di spostare pile di documenti cartacei dai vostri uffici a un centro esterno può sembrare titanica; in realtà si svolge tutto in modo rapido e senza intoppi, grazie alle nostre strutture di deposito all’avanguardia e alla nostra ampia flotta di veicoli.

Accesso e controllo

L’espressione “deposito esterno” può indurre a pensare il contrario, ma le vostre informazioni in realtà diventeranno più facili da consultare che mai, grazie ai nostri rigorosi sistemi di classificazione e catalogazione, e alla possibilità di recuperare in qualsiasi momento dal nostro portale web i vostri documenti, sia elettronicamente sia fisicamente, su richiesta.

Tutto questo grazie alla nostra esclusiva soluzione basata sul web chiamata RMweb, che consente agli utenti, tramite browser, di accedere, creare, cercare, ordinare, recuperare e modificare un inventario di dati. RMweb è inoltre personalizzabile con campi chiave quali le date di acquisizione e scadenza degli obblighi di conservazione dei documenti, e vi consente una completa indicizzazione dei dati e una ricerca all’interno dell’intero archivio.

La nostra piattaforma di ultima generazione, RMbridge, va un passo oltre ed è in grado di offrire una completa integrazione con il vostro software di archiviazione. Potrete così visualizzare da un unico portale generale più fonti di dati.

Controllo della riservatezza

I vostri archivi sono ospitati in centri di deposito dedicati, costruiti ad hoc. Oltre a osservare rigorose politiche di sicurezza, ogni sede vanta recinzioni perimetrali e locali collegati a sistemi di allarme, con sorveglianza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e personale addestrato in materia di protezione dei dati. Garantirvi la massima serenità è per noi fondamentale: per questo le nostre strutture in termini di sicurezza non temono rivali.

Al primo posto sempre le vostre esigenze

Avere sempre il pieno controllo delle vostre informazioni è fondamentale. I documenti di vostra proprietà sono monitorati mediante un sistema di codici a barre. Ciò garantisce la tracciabilità completa (audit trail) di ogni singolo elemento in gestione presso di noi, dal suo deposito fino alla sua distruzione.

Possiamo inviarvi dettagli sul deposito, una cronologia delle attività e un’analisi completa delle spese e delle tendenze. I report basati su questo sistema di rilevazione di dati granulari sono costruiti per voi, per darvi la totale visibilità su dove si trovano i vostri documenti, quando sono stati recuperati e quando ne è prevista la distruzione.

Confidentially controlled

Your records are housed in dedicated, purpose-built records centres. Each site operates a strict security policy, with perimeter fencing, 24/7 alarmed premises and staff trained in data protection. Your peace of mind is paramount to us, so our facilities are second to none.

Putting your needs first

You should always have full control over your information. Your assets are tracked with a barcode system. This tracking method also allows you to monitor a complete audit trail of an asset, from deposit to disposal.

We can send you details on storage, a history of activity and a comprehensive spend and trend analysis. This granular reporting is built for you, to give you transparency over where your records are, when they’ve been retrieved and when they’re scheduled for disposal.

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