Trí tuệ nhân tạo có thể khiến việc quản lý hồ sơ bớt phức tạp hơn không?

Từ y tế đến tài chính, tài liệu giấy vẫn còn rất phổ biến.

Thật ngạc nhiên, tủ hồ sơ, yêu cầu văn bản nội bộ và nhập liệu thủ công vẫn đang là những điểm gây áp lực tại nhiều nền kinh tế phát triển — ngay cả trong năm 2025.

Chẳng phải đã đến lúc có một cách làm tốt hơn sao? Quản lý hồ sơ ứng dụng AI.

Hồ sơ giấy là một thách thức như thế nào trong thời đại số?

Mặc dù có nhiều giải pháp số hóa toàn diện, các tổ chức trong lĩnh vực y tế, luật, chính phủ và tài chính vẫn đang phải xử lý hồ sơ giấy. Ngay cả khi một tổ chức đã chuyển đổi hoàn toàn sang kỹ thuật số, thì kho lưu trữ vẫn đóng vai trò quan trọng với nhiều đơn vị.

Điều này tạo ra nhiều thách thức:

1. Lưu trữ an toàn và hiệu quả: “Lưu trữ hồ sơ ở đâu để đảm bảo an toàn?”
2. Khó truy cập thông tin: “Tài liệu ở đâu khi cần sử dụng gấp?”
3. Khó khăn trong tuân thủ: “Chúng ta có tiêu hủy tài liệu đúng thời hạn theo quy định chưa?”

Quản lý hồ sơ truyền thống phức tạp hơn nhiều so với việc đặt một thùng tài liệu vào kho.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều khách hàng muốn số hóa kho lưu trữ của mình. Điều này có nghĩa là gì trong thực tế? Quét tài liệu và chuyển thành tệp PDF chỉ là bước khởi đầu, nhưng còn nhiều hơn thế.

AI đang thay đổi cách thức số hóa tài liệu

Machine learning và các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) mang lại lợi ích tức thì. Chúng ta đã sử dụng công nghệ OCR/ICR để đọc văn bản và chữ viết tay từ nhiều năm nay, nhưng công nghệ này từng cồng kềnh và hạn chế. Giờ đây, nhờ các tập dữ liệu khổng lồ hỗ trợ LLMs, độ chính xác của công nghệ này đã được nâng lên mức đáng kể.

Ví dụ thực tế: Hàng nghìn ghi chú viết tay có thể được xử lý và lập chỉ mục để tìm kiếm ngay lập tức. AI có thể tự động trích xuất dữ liệu, phân loại loại tài liệu, thậm chí phát hiện lỗi. Quá trình này ngày càng thông minh hơn nhờ cơ chế học liên tục từ dữ liệu.

Trong lĩnh vực y tế, AI có thể quét và xử lý hồ sơ bệnh nhân chỉ trong vài giây và trong tương lai có thể đề xuất chẩn đoán hoặc đơn thuốc để xem xét.
Trong lĩnh vực tài chính, AI có thể quét các đơn vay hoặc hóa đơn và tự động đánh dấu thiếu chữ ký hoặc tính tổng tiền.

Trong hệ sinh thái công nghệ này, quét tài liệu chỉ là một phần trong chuỗi nhiều lớp nhưng là phần rất quan trọng.

Quay lại những điều cơ bản: Ngay cả khi mới bắt đầu với IDP (Intelligent Document Processing), doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì?

• Giảm công việc thủ công: Các tác vụ nhàm chán như nhập dữ liệu được AI xử lý, giúp nhân viên tập trung vào phân tích và ra quyết định. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí.
• Tăng độ chính xác: Con người có thể mắc lỗi. Hệ thống AI lại xuất sắc trong việc xử lý lặp lại với chất lượng ổn định. AI thậm chí có thể phát hiện lỗi đặc biệt mà người dùng bỏ sót. Ví dụ: AI có thể cảnh báo khi hợp đồng bị thiếu chữ ký hoặc ngày tháng không đồng nhất giữa các trang.
• Truy cập thông tin nhanh hơn: Khi hồ sơ đã được số hóa và lập chỉ mục, việc tìm kiếm sẽ nhanh hơn nhiều. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm như khi sử dụng Google. Giải pháp quét tài liệu của chúng tôi tập trung vào khả năng truy xuất nhanh chóng; với chỉ mục thông minh, tài liệu có thể được tìm thấy trong vài giây.
• Cải thiện khả năng tuân thủ: Khi quy định thay đổi, AI có thể đảm bảo việc lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ đúng quy trình, mang lại sự an tâm mà không tăng gánh nặng cho nhân sự nội bộ.

Điều gì khiến Crown Information Management khác biệt?

Điều làm nên khác biệt là Crown không chỉ là nhà cung cấp giải pháp CNTT, mà là đối tác quản lý thông tin trọn gói. Chúng tôi đảm nhận toàn bộ quy trình:
Từ lưu trữ hồ sơ vật lý trong kho thuộc sở hữu, đến số hóa bằng máy quét tích hợp công nghệ IDP, cho đến chỉ mục điện tử và quản lý dữ liệu chi tiết.

Triết lý của chúng tôi: Crown không đơn thuần là nhà cung cấp phần mềm. Không chỉ quét tài liệu. Chúng tôi cung cấp một quy trình số hóa an toàn, có cấu trúc và thông minh – được thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

Đừng để hệ thống lưu trữ lỗi thời kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Liên hệ với chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu hành trình chuyển đổi số.