Hệ thống trực tuyến
VI EN
Select a region and language
International International
EN
Bahrain Bahrain
EN
Cambodia Cambodia
EN
China China
CN
Hong Kong Hong Kong
CN EN
India India
EN
Indonesia Indonesia
ID EN
Italy Italy
IT
Japan Japan
JP
Malaysia Malaysia
EN
New Zealand New Zealand
EN
Philippines Philippines
EN
Singapore Singapore
EN
South Africa South Africa
EN
Taiwan Taiwan
CN
Thailand Thailand
TH
United Arab Emirates United Arab Emirates
EN
United Kingdom United Kingdom
EN
United States United States
EN
Vietnam Vietnam
VN EN
Liên hệ

Số hoá và quyét tài liệu

Biến tài liệu giấy thành dữ liệu có thể tìm kiếm

Số hóa chữ viết tay và văn bản in để tài liệu có thể tìm kiếm, chia sẻ và sử dụng ngay trong vài giây.

Vì sao nên bắt đầu số hóa tài liệu giấy?

Quy trình triển khai

Đơn giản, hiệu quả

  • 01 Thu gom & chuyển giao tài liệu đến trung tâm Crown
  • 02 Khảo sát và xác định yêu cầu số hóa
  • 03 Thực hiện quét tài liệu
  • 04 Trích xuất dữ liệu & lập chỉ mục thông tin

“Dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi được chuyển hóa thành thông tin.”
- Seth Godin

Chiến lược nào phù hợp với doanh nghiệp?

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, vì vậy Crown cung cấp giải pháp số hóa linh hoạt, tùy chỉnh theo từng nhu cầu cụ thể.

Biến kho lưu trữ thành tài sản số hóa

Chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy và vật liệu lưu trữ tương tự thành dữ liệu số — giúp tinh giản hoạt động và mở khóa tiềm năng của doanh nghiệp.

Số hóa tài liệu ngay khi phát sinh

Quét tài liệu ngay khi được tạo ra để đảm bảo bảo mật, tiết kiệm không gian và đơn giản hóa quy trình quản lý từ đầu.

Lưu trữ ngoại vi – truy xuất tức thì

Lưu trữ tài liệu ngoài trụ sở nhưng vẫn truy cập dễ dàng thông qua nền tảng số — nhanh chóng, chính xác và bảo mật.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Số hóa tài liệu là một phần thiết yếu trong quản lý nội dung. Quy trình này sử dụng thiết bị quét để chuyển tài liệu giấy thành tập tin số. Các tập tin sau đó được tổ chức, lưu trữ trong hệ thống quản lý dữ liệu số — thường được thiết kế gọn nhẹ và dễ dàng truy cập, tra cứu. Đây là bước then chốt trong quá trình chuyển đổi số hoạt động lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp.
Chắc chắn. Crown cung cấp giải pháp số hóa được thiết kế riêng dựa trên nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Dù ưu tiên của doanh nghiệp là tiết kiệm không gian lưu trữ, dễ sử dụng hay khả năng truy cập qua mạng nội bộ, chúng tôi đều có thể xây dựng hệ thống phù hợp để đáp ứng đúng kỳ vọng.
Không có quy định cố định nào về tần suất doanh nghiệp nên thực hiện việc số hóa tài liệu. Tần suất này thường phụ thuộc vào khối lượng tài liệu và tốc độ phát sinh hồ sơ trong tổ chức. Giải pháp hiệu quả là thiết lập một quy trình phù hợp với nhu cầu thực tế của đội ngũ — có thể là quét tài liệu hàng ngày, hàng tuần hoặc theo chu kỳ hàng tháng.
Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp quản lý nội dung một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Việc lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin trở nên đơn giản, nhanh chóng. Người dùng chỉ cần nhập từ khóa để tìm chính xác nội dung hoặc tài liệu cần thiết — giúp tăng hiệu suất làm việc đáng kể. Quy trình này là một phần cốt lõi trong hành trình chuyển đổi số, đưa thông tin đến gần hơn với người sử dụng trong một thế giới đề cao sự tiện lợi và truy cập tức thì.
Đúng vậy, tài liệu sau khi số hóa thường được lưu trữ trên hệ thống mạng bảo mật, với cơ chế kiểm soát truy cập chặt chẽ. Giải pháp này an toàn hơn nhiều so với lưu trữ hồ sơ giấy, vốn dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng. Đảm bảo an toàn nội dung là ưu tiên hàng đầu trong dịch vụ số hóa tài liệu mà Crown cung cấp.
Nếu doanh nghiệp có số lượng lớn tài liệu cần quét, nên sử dụng dịch vụ số hóa hàng loạt của Crown. Chúng tôi sở hữu hệ thống máy quét tốc độ cao và năng lực triển khai các dự án quy mô lớn. Ngoài ra, Crown cũng cung cấp giải pháp số hóa liên tục — giúp doanh nghiệp chuyển tài liệu sang định dạng số ngay khi phát sinh, đảm bảo quản lý thông tin hiệu quả và kịp thời.
Khi tài liệu đã được quét và lưu trữ an toàn dưới dạng số, doanh nghiệp có thể không cần tiếp tục giữ lại bản gốc giấy. Tuy nhiên, nên kiểm tra kỹ xem liệu có quy định pháp lý nào yêu cầu doanh nghiệp phải lưu giữ bản gốc giấy hay không. Đối với nhiều tổ chức, quá trình số hóa giúp giảm đáng kể nhu cầu sử dụng không gian lưu trữ hồ sơ vật lý.