東南亞： 企業為何要重點投資紙本文件數碼化？

在東南亞各地，企業正加速數碼轉型，而企業內容管理 (ECM) 系統在此轉變中扮演重要角色。

是什麼驅使了這些？有兩點：提高生產力和更嚴格的法規環境。

ECM 系統是做什麼的？

集中管理您的企業所建立的資訊—我們所說的資訊是指從電子郵件、人力資源文件到財務報表的所有內容—橫跨從醫療保健、金融到電信等各個行業。

管理以紙本文件為基礎的系統既繁瑣又高成本，遺失或錯誤歸檔的文件會拖低效率。但問題並非衍生自文件；我們要管理越來越多跨平台的數碼資訊，然而這些獨立平台並不能相通。ECM 有助於整合所有形式的文件和資訊，甚至是已被數碼化的紙本記錄。這種監督即使就其本身而言也是價值非凡。

對企業有哪些好處？

1. 集中且安全的資訊存取：ECM 為企業提供單一的數位儲存庫。這可讓僱員快速擷取記錄，提高生產力並縮短搜尋資訊的時間。根據麥肯錫的研究，這是一項極為昂貴的成本，平均每位僱員光是管理電子郵件花費了 兩成的工作時間。
2. 遵守資料保護法：如前所述，各個地區的資料保護法規現今更加嚴格，對於違規的懲罰也更嚴厲。目前，法律要求企業在發生資料外洩時，必須通知相關的政府部門。ECM 解決方案可提供保留、刪除及安全存取的工具，協助企業符合這些法律標準。
3. 成本效益：紙本文件儲存的相關成本相當高，要管理大量文件的企業的負擔更加大。就算數碼化需要初期投資，ECM仍可透過把文件數碼化及簡化記錄保存來降低成本。
4. 漸進式數碼轉型：採納使用ECM 不需要全有或全無，非常適合像東南亞這樣的多樣化和高成長市場。

不同產業的採納方式有何差異？

在特定行業需求與法規要求下，醫療保健、金融與電信業對 ECM 的採納尤其踴躍。

醫療保健業者依賴 ECM 系統來安全管理病人的醫療紀錄，以符合資料敏感度的嚴格規定。鑒於醫療紀錄的高度敏感，醫療保健行業的資料外洩事件也別具破壞力，例如 2018 年的 SingHealth 資料外洩事件。

在金融行業，ECM 支援符合區域和國際金融法規，而電信公司則使用 ECM 來管理電信公司特有的大量資料。

企業持續轉化為遙距工作也是一個放諸全球皆準的推動因素，本地的企業使用 ECM 系統支援從多個地點工作的員工進行安全、於雲端的存取，但很難提出準確的數字。

我的企業該如何開始把資料數碼化？

ECM 解決方案是你最佳的起點。透過將必要的資料數碼化並重組數碼資產，你可以建立一個架構以作為基礎。請記住要從小處着手，並將重點放在最優先的文件上。如果你尚未開始，這應該是一個建立基礎的開端，不要將事情過度複雜化。

進一步瞭解東南亞的數碼轉型之旅：

我們的綜合報告探討了 ECM 為整個區域的組織帶來的機遇，並為準備開始自身轉型的組織提供了可行的步驟。

下載相關的報告，瞭解 ECM 解決方案如何重塑東南亞資訊管理的未來。