你的團隊是否每日花費大量時間尋找文件？為何會出現這種情況？

現今企業的營運高度依賴資訊的快速存取 — 不論是向董事局匯報的業務預測簡報、分發予持份者的市場研究報告，甚至是一張發票，都可能在繁複的系統中被遺漏。

這種情況本不應存在。科技本應令工作流程更簡化。雖然說科技在某些方面未能完全兌現承諾可能略為誇張，但在資訊管理方面，問題確實愈趨複雜。我們在早前的文章中曾深入探討過這個現象。

許多員工每日花費大量時間翻查文件，問題的核心在於：這看似微不足道的挑戰，會隨著系統數量增加而惡化 — 當你需要同時處理雲端儲存、內聯網、本地硬碟，甚至十多個專屬平台（還未計算實體文件），只為找出一份包含單一歷史數據的簡報檔案，整個流程已變得失控。

每日工作時間有四分之一花在找資料？
不少人低估了這些時間消耗的真正影響，但我們有實證數據來支持：根據麥肯錫最新研究，員工平均每日花費約 1.8 小時只為了搜尋所需資訊，等同於工作日近 25% 的時間就這樣流失。換句話說，企業實際上將四分之一的人力成本浪費在系統與資料夾之間的搜索。

不只麥肯錫，Adobe 的調查亦指出，接近一半的員工（48%）經常難以找到所需文件，許多人更形容公司內部的檔案系統過於繁複、效率低下。這些日常的挫折不但影響整體生產力，更會分散員工在處理負責的工作的專注力。

資訊管理不善，財務影響有幾大？

我們之前已略作提及，但生產力流失最終會轉化為實質的財務壓力。根據 IDC 的研究，企業因文件管理問題導致的生產力損失高達 21.3%。以金額計算，平均每間公司每年在每位資訊工作者身上就要額外支出約 19,732 美元。

即使是像文件歸檔錯誤這類看似細微的問題，每次也可能造成約 125 美元的損失；而文件遺失更可能導致每次 350 至 700 美元的行政成本。值得留意的是，這並非員工個人的疏忽，而是整體系統性問題。員工普遍反映，他們希望能專注在本身職責上，而不是在繁複的企業檔案系統中扮演〝資料管理員〞的角色。

而除了這些直接成本外，還有不少難以量化的財務影響，例如決策延誤、銷售流程受阻，甚至因文件管理不善而影響客戶體驗與滿意度，這些都可能對企業聲譽造成長遠損害。

資訊管理混亂，也加劇員工流失率
這種情況在員工士氣方面引發一連串負面效應。當同事無法快速找到所需資料時，不但感受到壓力，更可能產生焦慮 — 畢竟這會影響他們的工作表現，即使問題根本不在他們身上。根據 APQC 的研究，有部分員工在每週 40 小時的工時中，只有約 30 小時真正投入在具生產力的工作，其餘時間則耗在搜尋文件等低效率的事項上。

這種長期的挫折感不但影響工作氣氛，更可能導致人才流失，使原本不該如此複雜的資訊管理問題，衍生出額外的人力成本。建立完善的文件管理系統非常重要 — 重點在於整合資訊而非分散。唯有如此才能維持一個高效、積極的工作環境，讓員工專注在真正重要的事務上。

資訊管理混亂，該如何應對？
我們一再向客戶強調：改善文件管理不能單靠套用現成軟件，而是需要一套整合性的策略，重點在於提供合適的解決方案。

第一步是全面檢視現有系統，如同執行一次企業資訊流向的審核 — 釐清每項資料的來源、流動路線及最終去向。將各項流程整合至單一平台，有助大幅簡化搜尋及存取的流程。

這類審核建議定期進行，以便淘汰不再使用或已過時的工具（你可能聽過〝影子 IT〞這個詞，若不熟悉，我們在下方推薦的文章中有詳細說明）。完成整合後，我們發現最常被忽略的環節，是員工培訓 — 讓同事理解系統變革的內容，並掌握新系統的操作方式。將這部分納入入職培訓流程亦非常重要。

準備好簡化你的資訊管理流程了嗎？
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