Scritto da Federico Mele
Federico, con la sua pluriennale esperienza nel settore dei servizi digitali, IT e Cybersecurity, è in grado di guidare il cliente attraverso una transizione digitale che non solo è rapida ed efficace, ma che garantisce anche la massima sicurezza delle informazioni e l’aderenza alle normative sulla privacy, come il GDPR.
Oggi come oggi, la protezione dei dati è una sfida sempre più ardua, soprattutto in ambito legale. Infatti è fondamentale che I dati siano protetti, ed è anche più importante che I sistemi usati per la protezione rispettino standard di conformità estremamente elevati.
Gli studi legali, per loro natura, si trovano a dover custodire una grossa mole di dati riservati. Per questo motivo l’adozione di strategie solide per la conservazione sicura, nel rispetto del GDPR e del Data Protection Act del 2018.
Quanto è alta la posta in gioco?
Un data breach può avere conseguenze devastanti, in special modo per uno studio legale. Oltre al danno derivato dall’esfiltrazione o dalla perdita del dato, già di per sé estremamente oneroso, si corre il rischio di essere multati fino al 2% del proprio fatturato (ad es. Su un fatturato di 2 milioni di euro, la sanzione può arrivare sino a 40 mila euro). Senza contare il danno reputazionale, che è difficilmente calcolabile in termini di futuri contratti e guadagni, ed in termini di perdita della fiducia dei clienti in essere.
Quindi come è possibile garantire la sicurezza dei dati?
1. Implementare un quadro completo di governance dei dati.
Si tratta di stabilire policies e procedure chiare per la gestione dei dati. Queste procedure comprendono la definizione di controlli di accesso, il monitoraggio dell’utilizzo dei dati e la pianificazione di audit a cadenza regolare. È importante che gli studi identifichino le categorie dei dati sensibili trattati ed applichino le misure di sicurezza più adatte al trattamento di ogni categoria rilevata.
2. Utilizzare piattaforme digitali sicure
La digitalizzazione della documentazione cartacea contribuisce al miglioramento della sicurezza, a condizione che sia un processo svolto correttamente. Affidarsi a professionisti, come Crown Records Management, permette di sfruttarne le competenze e le tecnologie per una trasformazione da cartaceo a digitale sicura e garantita.
3. Formazione continua
L’anello debole della catena della sicurezza rimane sempre l’errore umano. Proprio per questo è importante fornire una formazione continua ed aggiornata sul rischio di phishing, sulla gestione delle password e sugli aggiornamenti delle normative. Essere a conoscenza dei rischi permette di comprendere meglio le misure preventive e le contromisure reattive per mantenere ogni tipo di dato al sicuro.
4. Garantire la conformità alle normative
Un altro punto cruciale su questo tema è la necessità di rimanere aggiornati sulle evoluzioni delle normative, da quelle più ad ampio spettro (GDPR e Data Protection Act su tutte) fino a quelle specifiche e dedicate al proprio settore. Affidarsi ad esperti in materia permette di rimanere sempre aggiornati senza la necessità assumersi l’onere della verifica normativa.
5. Adottare piani di Disaster Recovery
Avere un sistema di backup solido e verificato permette il ripristino dei dati in tempi brevi, siano essi stati compromessi da attacchi ransomware, guasti o calamità naturali. È chiara la necessità che questi piani debbano essere verificati e testati con frequenza, in modo che le procedure in caso di emergenza siano chiare ed eseguite correttamente
6. Sfruttare le competenze degli spcialisti
Servizi come archiviazione sicura, digitalizzazione e distruzione certificata contribuiscono alla riduzione del rischio e al rispetto delle normative vigenti. Avvalersi del supporto di esperti in questi settori consente di avere la garanzia che questi obiettivi siano perseguiti con successo.
Perché Crown Records Management?
Per la nostra esperienza. Negli anni abbiamo supportato moltissimi studi legali nella gestione dei dati sensibili dei propri clienti. Le nostre soluzioni sono specificamente progettate per garantire il massimo livello di sicurezza dei dati e la piena aderenza alle legislazioni vigenti. Dalla riduzione dell’ingombro del materiale cartaceo all’implementazione di flussi digitali dei documenti, possiamo fornire supporto per ottimizzare l’approccio di aziende e studi legali alla gestione dei dati.
Conclusione
È ormai evidente come la sicurezza dei dati e la conformità alle normative sia una tematica cruciale per tutti, a maggior ragione per uno studio legale. Agire proattivamente e collaborare con consulenti esperti permette di mettere lo studio al sicuro dai rischi economici e reputazionali, offrendo la possibilità di costruire relazioni più salde e proficue con I propri clienti.
Siamo sempre a disposizione per aiutare ad ottenere gli standard di sicurezza e compliance che il tuo studio è chiamato a raggiungere. Contattaci per saperne di più!
