Guida introduttiva alla trasformazione digitale

Anche se i vantaggi della digitalizzazione non sono certo una novità, fare questa transizione (soprattutto partendo da zero) non è sempre semplice, in particolare per settori storicamente basati sulla carta.

La trasformazione digitale, cioè l’uso della tecnologia per modernizzare il modo in cui le organizzazioni operano, archiviano dati e forniscono servizi, spesso inizia con la digitalizzazione dei documenti cartacei e l’adozione di pratiche sicure e conformi di gestione delle informazioni.

In questo blog spieghiamo cosa significa davvero “trasformazione digitale”, perché è così importante nel mondo del lavoro di oggi e alcuni consigli pratici per iniziare.

 

In breve:

• La trasformazione digitale significa utilizzare la tecnologia per migliorare le operazioni e la gestione dei dati.

• Le leggi nazionali e internazionali come GDPR, FOI e Data Protection Act rendono la digitalizzazione sicura indispensabile.

• Settori e istituzioni come legali, governo, sanità, edilizia e finanza possono iniziare con semplici passi graduali.

• Parti valutando i documenti attuali, digitalizzando i file critici e scegliendo un partner digitale affidabile.

Perché la trasformazione digitale è importante per le aziende in Italia?

Con il lavoro ibrido, l’aumento dei volumi di dati e regole di conformità sempre più stringenti, la trasformazione digitale non è più opzionale.

Senza flussi di lavoro digitali e documenti ricercabili, rispondere ad audit, richieste legali o esigenze dei clienti può diventare lento e rischioso.

Come iniziare la trasformazione digitale in un’azienda basata sulla carta?

Per i settori che dipendono ancora dai file fisici – come studi legali, cantieri, uffici governativi e banche – ecco una roadmap semplificata:

Valuta i documenti attuali

• Identifica cosa archivi, dove e in che formato (carta, microfiche, digitale).

• Individua i documenti chiave che richiedono accesso frequente o conservazione per legge.

Dai priorità a cosa digitalizzare

• Inizia con i documenti ad alto rischio o di uso frequente: dossier HR, contratti, documenti di conformità.

• Categorizza in base al periodo di conservazione e alla sensibilità.

Scegli il partner giusto per la digitalizzazione (…👋🏻)

• Cerca fornitori certificati ISO con esperienza in settori regolamentati.

• Assicurati che offrano scansioni sicure, tagging dei metadati e soluzioni di archiviazione.

Implementa un archivio digitale sicuro

• Usa sistemi cloud o ibridi con crittografia, controllo accessi e tracciabilità audit.

• Garantisci integrazione con sistemi di gestione pratiche, HR o ERP.

Forma il personale e crea policy

• Introduci linee guida per la gestione dei documenti digitali.

• Forma i dipendenti all’uso degli archivi digitali e al mantenimento dell’igiene dei dati.

Focus settoriale: consigli per la trasformazione digitale

Studi legali

• Digitalizza i fascicoli dei clienti e i contratti per migliorare la preparazione dei casi e la conformità.

• Usa sistemi sicuri e indicizzati per gestire le richieste di accesso ai dati (SAR).

Governo e settore pubblico

• Supporta la conformità FOI digitalizzando archivi storici e semplificando le richieste dati.

• Riduci lo spazio d’ufficio digitalizzando i fascicoli comunali o giudiziari.

Sanità (pubblica e privati)

• Passa dalle cartelle cliniche cartacee alle Electronic Medical Records (EMR).

• Digitalizza in modo sicuro radiografie, consensi e referti

Finanza

• Sostituisci moduli e contratti cartacei con workflow digitali crittografati.

• Migliora i tempi di risposta agli audit e riduci il rischio di frodi con accessi controllati.

Edilizia e ingegneria

• Digitalizza piani di cantiere, contratti e fascicoli di salute e sicurezza.

• Abilita l’accesso remoto ai documenti di progetto tramite cloud, in cantiere o da remoto.

  

Pronto a iniziare la tua trasformazione digitale?

Che tu debba gestire decenni di archivi cartacei o abbia bisogno di una guida per una digitalizzazione conforme al GDPR, Crown Information Management Italia è al tuo fianco.

Supportiamo aziende nei settori legale, sanitario, pubblico, edilizio e finanziario con soluzioni sicure e scalabili.