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I 10 motivi principali per scansionare i documenti fisici

Siete interessati alla scansione dei vostri documenti? Scoprite qui di seguito i 10 motivi principali di Crown per digitalizzare i documenti fisici:

LE AZIENDE HANNO PIÙ MOTIVI CHE MAI PER DIGITALIZZARE LE INFORMAZIONI

Secondo le nostre stime, solo nel Regno Unito sono conservati fino a 200 milioni di scatole di documenti fisici e la questione di cosa farne dovrebbe essere in cima all’agenda delle aziende.

La risposta più ovvia per molte aziende è la scansione dei documenti cartacei per produrne una versione digitale.

La scansione moderna è una tecnologia molto avanzata e fornisce molto di più di una semplice scansione dei dati fisici. Infatti, un software intelligente, come l’OCR, può copiare testi o dati scritti a mano e renderli ricercabili e modificabili.

Inoltre, la scansione può essere utilizzata per la fatturazione, l’elaborazione delle immagini, la collaborazione e l’etichettatura, ed è molto affidabile.

Scoprite le 10 ragioni principali per scansionare i documenti fisici:

1. RENDE PIÙ VELOCE LA RICERCA DEI FILE E LA GESTIONE DEI DATI – E LA CONFORMITÀ AL GDPR/CCPA

Il GDPR e il CCPA danno ai cittadini dell’UE e degli Stati Uniti il diritto di chiedere la modifica, la cancellazione e la portabilità dei propri dati personali. Come si può ottenere questo risultato se i dati sono su carta in scatole e non sono ricercabili? La scansione rende più veloce la ricerca dei file e più facile la gestione dei dati.

2. RISPARMIA SULL’ARCHIVIAZIONE FISICA

Pagare per l’archiviazione fisica dei dati in magazzini fuori sede può essere una spesa inutile, soprattutto se in futuro nessuno saprà cosa c’è in quella scatola o come trovarla.

3. SI RISPARMIA SPAZIO E DENARO

L’utilizzo di immobili di pregio per conservare i documenti aziendali è costoso. La scansione dei documenti libera spazio in ufficio che può essere utilizzato per generare maggiori entrate per le aziende. Migliaia di file possono essere archiviati su un unico server anziché occupare spazio in ingombranti schedari.

4. MIGLIORA LA SICUREZZA DEI DATI

Proteggere le informazioni cartacee è difficile nel migliore dei casi. I documenti scansionati possono essere crittografati, protetti da password e archiviati in modo sicuro nel cloud. È possibile assegnare livelli di accesso a utenti specifici e tenere traccia di tutte le attività dei file.

5. MIGLIORA LA COLLABORAZIONE DEL PERSONALE

La scansione dei documenti consente di condividere facilmente i documenti e di collaborare ai progetti senza dover riprodurre le informazioni su carta. Il personale di più sedi può accedere e visualizzare simultaneamente i documenti elettronici.

6. FAVORISCE LA CONFORMITÀ AGLI AUDIT

La conformità è una realtà per la maggior parte delle aziende. La scansione dei documenti facilita l’adempimento degli obblighi legali e normativi da parte dell’azienda. I file digitali possono essere organizzati, indicizzati e prodotti rapidamente per soddisfare le richieste anche dei revisori più severi.

7. INCORAGGIA UN MIGLIORE SERVIZIO CLIENTI

Se avete clienti in più regioni, è difficile fornire un servizio clienti coerente. Invece di dover stampare e spedire per posta bollette, fatture, estratti conto e altro, la scansione dei documenti vi permette di far pervenire le informazioni importanti ai vostri clienti molto più rapidamente.

8. RIDUCE IL DISORDINE DELLA CARTA E AIUTA L’AMBIENTE

Il disordine uccide la produttività, ma il disordine della carta non deve essere la norma in ufficio quando i dati fisici vengono scansionati. Può essere utile anche per l’ambiente. Secondo il Paperless Project, un impiegato medio utilizza 10.000 fogli di carta all’anno. Si tratta di un sacco di alberi!

9. MIGLIORA IL RIPRISTINO IN CASO DI DISASTRI

I documenti cartacei sono particolarmente vulnerabili a incendi, inondazioni e disastri naturali. Fortunatamente, la scansione dei documenti consente di migliorare il disaster recovery della vostra azienda. Le immagini digitali possono essere salvate su nastro o disco rigido o protette elettronicamente con una soluzione di e-vaulting.

10. RISPARMIO DI TEMPO

Un’indagine dell’AIIM (Association for Information & Image Management) ha rilevato che per trovare un file cartaceo ci vogliono in media 37 minuti. I documenti scansionati, invece, possono essere recuperati in modo rapido e semplice senza dover lasciare la scrivania.

Nell’ambiente commerciale di oggi, le aziende hanno bisogno di eliminare la carta dai processi attuali e migliorare i flussi di lavoro aziendali, aumentare l’efficienza e la produttività del personale e ridurre i rischi.

L’ampia rete di centri di scansione e imaging e i servizi di indicizzazione di Crown offrono soluzioni sicure per supportare il vostro viaggio digitale verso un luogo di lavoro più efficiente. Il nostro approccio alla scansione e all’imaging dei documenti significa che potete fidarvi del nostro team per aiutarvi a gestire l’intero ciclo di vita delle informazioni sia fisiche che digitali. Sarete in grado di accedere alle vostre informazioni in modo centralizzato, di liberare spazio di lavoro prezioso e di semplificare la gestione delle informazioni e il loro utilizzo.

Contattate subito il team di esperti Crown per aiutarvi a soddisfare tutte le vostre esigenze di scansione!

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