冗長なデータを排除することで、実際にどれだけのコスト削減が可能か？

あらゆる組織は、必要以上に多くのデータを保管している。その一部は不可欠であり、一部は規制で要求されるものだが、多くは単に重複・陳腐化・無意味な状態で放置されている。こうした冗長・陳腐・無意味な情報（ROTデータと呼ばれることが多い）は、毎年ひそかに企業にコストを押し付けている。

本記事の試算は仮説に基づくものであり、企業情報のホスティング・保守・管理コストに関する業界平均データに基づいています。控えめな計算でも、ROTデータが継続的な主要経費となり得ることを示しており、これを測定・管理している組織はほとんどありません。

実際に有用なデータはどれほどあるのか？

多くの企業は自社のデータの大半に価値があると想定している。しかし実態は異なる。

ベリタスの「データバーグ」レポートによれば、保存されている企業データのわずか約12％がビジネス上重要である。残りは「ダークデータ」（価値が不明なコンテンツ）か、明示的に冗長・陳腐・些細なデータであり、全体の約29％を占める。

IBMが引用したSplunkとEnterprise Strategy Groupのグローバル調査では、経営幹部の60%が自社データの半分以上が「ダークデータ」であると認識していることが明らかになりました。つまり、その内容や価値が不明確なのです。回答者の約3分の1は、自社のデータの4分の3がこのカテゴリーに該当すると回答しています。

保存されている情報の大半がROT（Redundant, Obsolete, Trivial）またはダークデータである場合、ホストするテラバイトごとに、見返りのないコストが発生します。

ROTの直接コスト

企業データの保管総コストは、ディスクやクラウド利用料だけよりもはるかに高い。インフラ、電力、冷却、管理、ライセンス料などが含まれる。

ガートナーの分析によれば、運用経費を含めた企業データ1テラバイト（TB）の完全な保管コストは年間3,300米ドルを超える可能性がある。インテリジェント情報管理協会（AIIM）も、バックアップ・管理・サポートを考慮すると、大規模組織では年間総コストがTBあたり2万～3万米ドルに達し得ると指摘している。

テラバイトあたりのストレージコストは年々低下しているものの、総容量は爆発的に増加している。現在、ほとんどの企業はストレージへの総支出を削減できておらず、むしろ増加させている。したがって、ビジネス価値を提供しない各テラバイトは、継続的な不要なコストを意味する。

隠れた生産性コスト

ROTの財務的影響はハードウェアやホスティング費用に留まりません。つまり、単なるホスティングコスト（これは全体の一部に過ぎない）の問題ではないのです。

IBMによれば、管理されていない未知のデータは「非効率コスト」を招きます。従業員が適切な情報を探す時間や、既に存在する作業を再作成する時間を浪費するためです。

AIIMの推計では、管理されていない環境にある企業コンテンツの3分の1から3分の2がROTである。時間の経過とともに、こうした無関係なデータの蓄積は「生産性への負担」を生み出し、ほぼ全ての部門に影響を及ぼす。どの部門で働いていようと、この現象はおそらくお馴染みだろう。

仮説例：従業員1,000名の中規模組織

従業員1,000名の中規模プロフェッショナルサービス企業を想定します。

• 同社はファイルサーバー、メール、コラボレーションツール、アーカイブに約500テラバイトの非構造化データを保存している。
• Veritas Databergの比率に基づくと、このうち約29%（145TB）がROT（不要・無価値・無用データ）である。
• 残りのデータには、価値が不明確な「ダーク」コンテンツが大量に含まれている。

1. 直接的なストレージコスト削減

データ保存・電力供給・管理の総コストを控えめに見積もり、1TBあたり年間2,000米ドル（ガートナーの上限推定値を大幅に下回る）と仮定すると、145TBのROTデータは単なるホスティング費用だけで年間約29万米ドルのコストが発生している。

対象を絞ったデータクリーンアッププログラムでは全てを削除できない。法的または業務上の理由で保持が必要なコンテンツも存在する。しかしROTの半分を安全に削除できる場合、72TBが削減され、年間約14万5千ドルの継続的節約効果が見込める。

この試算はVeritasのDataberg予測（前述）と一致しており、同規模の企業が放置した場合、不要な情報保存に年間100万ドル近くを浪費する可能性があることを示唆している。

2. 生産性価値

1,000人の従業員のうち600人が知識労働者であり、平均年間総人件費が60,000米ドルと仮定する。非効率でROT（非生産的活動）の多いシステムが彼らの時間のわずか5%を浪費する場合、1人あたり年間3,000米ドル、つまり600人のスタッフ全体で180万米ドルの損失となる。

データの整理と分類の改善で全額を回収できるわけではないが、仮にその時間の25%を取り戻すだけでも、年間約45万ドルの生産性価値に相当する。

これにストレージコスト削減分14万5千ドルを加えると、年間総利益は約60万ドルとなる。3年間で計算すると、この仮想企業における節約額と効率化による利益は180万ドルに達する。

なぜ重要なのか

以前にも述べたように、ROTの削減はリスクへの曝露も低減します。古い未管理ファイルには、もはや存在すべきでない古い個人データや機密情報が含まれていることがよくあります。これらを正当な根拠に基づいて削除またはアーカイブすることで、コンプライアンスコストが削減され、GDPRやISO 27001などの規制下でのデータ保護が強化されます。こうした厳格な規則に違反する企業に対するコンプライアンス環境は、ますます容赦のないものとなっています。

また、環境パフォーマンスも向上します。クラウドデータ1テラバイトごとにエネルギーが消費され、炭素排出量が増加します。国際エネルギー機関のデータによれば、世界のデータセンターは既に世界の電力需要の約1％を消費しています。冗長ファイルの削減は、デジタルカーボンフットプリントの縮小につながります。

最後に、適切なデータ管理は意思決定を改善します。システムが関連性のある最新情報のみを保持する場合、分析と意思決定の根本的な正確性が向上するのは当然です。

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