ป้องกันก่อนสาย เก็บเอกสารถูกวิธี ลดความเสี่ยงเอกสารหายได้

การทำงานกับเอกสารกองใหญ่ถือเป็นของคู่กัน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในหน่วยงานภาครัฐ อยู่ในบริษัทเอกชน หรืออยู่ในองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่แค่ไหน ก็มีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดการเป็นประจำ และหากจัดการไม่ดี อาจก่อให้เกิดปัญหา ‘เอกสารหาย’ ซึ่งสร้างความเสียหายให้แก่องค์กร ตลอดจนส่งผลถึงภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้าและพาร์ตเนอร์ได้

เอกสารประเภทใดที่ควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ ?

หากคุณเป็นผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ ฝ่ายบัญชี หรือรับหน้าที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลอยู่เป็นประจำ สิ่งแรกที่ควรทำ หากอยากให้การบริหารจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด คือการเรียงลำดับความสำคัญของเอกสาร ซึ่งท่ามกลางเอกสารกองโต เอกสารที่คุณควรใส่ใจและให้ความสำคัญมากเป็นพิเศษ มีดังต่อไปนี้

1. เอกสารทางบัญชี

การเก็บเอกสารทางบัญชี ถือเป็นสิ่งแรกที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากเอกสารทางบัญชีคือหลักฐานสำคัญในการจ่ายเงินและรับเงินขององค์กร เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และงบการเงิน จึงควรเก็บไว้ให้ครบถ้วน เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาตามมาในภายหลัง

2. เอกสารทางภาษี

การทำธุรกิจนั้น มีเอกสารทางภาษีที่เกี่ยวข้องมากมาย ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องให้ความสำคัญ เพราะหากเอกสารสูญหายหรือมีความผิดพลาด อาจก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายและต้องเสียค่าปรับได้ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล หนังสือรับรองการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หลักฐานการชำระภาษี

3. ข้อมูลสำคัญของบริษัท ลูกค้า พนักงาน และพาร์ตเนอร์

เอกสารสำคัญรายการสุดท้าย ได้แก่ ข้อมูลบริษัท ลูกค้า พนักงาน และพาร์ตเนอร์ ซึ่งควรเก็บอย่างเป็นความลับที่สุด เพราะนอกจากจะเป็นความลับทางธุรกิจแล้ว ยังเป็นการปฏิบัติตามแนวทางของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ด้วย

วิธีป้องกันเอกสารหาย ทำไม่ยาก แต่ประสิทธิภาพสูง

มีเอกสารต้องจัดการจำนวนมาก ไม่อยากเสี่ยงกับปัญหาเอกสารหาย ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ในการดำเนินธุรกิจ เรามี 4 วิธีป้องกันเอกสารสูญหายที่ทำง่ายและมีประสิทธิภาพมาแนะนำ ได้แก่

1. เก็บเอกสารไว้ในพื้นที่ที่เหมาะสมและปลอดภัย

จัดสรรพื้นที่หรือห้องเก็บเอกสารโดยเฉพาะ โดยต้องห่างไกลจากความชื้น น้ำ และแมลง รวมทั้งมีการล็อกตู้เก็บเอกสารหรือประตูห้องอย่างแน่นหนา เพื่อป้องกันข้อมูลถูกโจรกรรมจากผู้ไม่หวังดี

2. จัดเรียงเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา

อยากหาเอกสารให้เจออย่างง่ายดาย เริ่มต้นได้ที่การจัดเรียงเอกสาร ซึ่งคุณอาจเริ่มต้นจากการแบ่งเป็นหมวดใหญ่ ๆ เช่น เอกสารบัญชี เอกสารภาษี เอกสารลูกค้า แล้วจึงแบ่งหมวดย่อยตามวันเดือนปีที่ออกเอกสารและตามตัวอักษร ทำให้เป็นระบบ หากมีเอกสารฉบับใดหายไป จะได้แจ้งเอกสารหายแก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทันท่วงที

3. ตรวจเช็กเอกสารเป็นประจำเพื่อดูว่าเอกสารยังครบหรือไม่

ถ้าเป็นเอกสารสำคัญ อย่าลืมหมั่นตรวจทานอยู่เสมอว่าเอกสารยังอยู่ครบถ้วน รวมถึงจัดการทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็นอย่างถูกวิธี เพื่อประหยัดพื้นที่จัดเก็บและลดความเสี่ยงข้อมูลสำคัญของบริษัทรั่วไหล

4. ใช้ระบบจัดการเอกสารจากผู้ให้บริการที่ได้มาตรฐาน

สุดท้าย สำหรับผู้ที่อยากลดภาระในการจัดการเอกสาร แนะนำให้เลือกใช้ระบบจัดการเอกสารที่ให้บริการโดยผู้เชี่ยวชาญ ช่วยเก็บรวบรวมเอกสารทั้งแบบกระดาษและแบบดิจิทัลเอาไว้ในที่ปลอดภัย เข้าถึงได้สะดวกทุกเวลาที่ต้องการ ตอบโจทย์วิถีการทำงานขององค์กรยุคใหม่อย่างแท้จริง

เจาะลึกระบบจัดการเอกสาร มีข้อดีมากกว่าการป้องกันเอกสารหาย

ระบบจัดการเอกสาร คือบริการที่จะช่วยคุณจัดเก็บ ค้นหา และเข้าถึงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บอย่างเป็นความลับ รองรับทั้งเอกสารแบบกระดาษและข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง หรือในกรณีที่ต้องการทำลายเอกสารและข้อมูล บริการนี้ก็จะช่วยให้คุณทำลายเอกสารอย่างถูกวิธี ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล เหมาะกับการเก็บเอกสารทางบัญชีหรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ สำหรับองค์กรที่อยากบริหารจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ควบคู่ไปกับการเก็บเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยและสะดวกต่อการเข้าถึง จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของบริษัทจะได้รับการจัดเก็บรักษาอย่างเป็นความลับ หมดห่วงเรื่องเอกสารสูญหายอย่างแน่นอน

ข้อดีของการใช้ระบบจัดการเอกสาร

• เก็บได้ทั้งเอกสารดิจิทัลและเอกสารกระดาษ รองรับรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบันได้เป็นอย่างดี
• ค้นหาและหยิบใช้เอกสารที่ต้องการได้โดยง่ายทุกที่ ทุกเวลา ด้วยระบบการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถลงนามผ่านระบบ E-Document และ E-Signature ได้ด้วย
• ปลอดภัย เป็นส่วนตัว รวมทั้งจัดเก็บในห้องที่ควบคุมอุณหภูมิและความชื้น มั่นใจได้ว่าเอกสารจะไม่ได้รับความเสียหาย
• มีบันทึกการจัดเก็บย้อนหลังชัดเจน รวมถึงบันทึกการเข้าถึงเอกสารทุกครั้ง เพิ่มความโปร่งใสให้กระบวนการทำงาน และง่ายต่อการตรวจสอบ

หากไม่อยากเผชิญกับสารพัดปัญหาจากเอกสารสูญหาย อย่าลืมให้ความสำคัญกับการเลือกบริการจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐานโดยทีมงานมืออาชีพ เลือกใช้บริการ Crown Information Management ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการเอกสาร ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรชั้นนำในกว่า 40 ประเทศทั่วโลก ออกแบบและวางแผนการจัดการเอกสารให้เหมาะกับองค์กรแต่ละแห่งได้อย่างสมบูรณ์แบบ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่อีเมล [email protected] หรือลงทะเบียนทางหน้าเว็บไซต์ แล้วเจ้าหน้าที่ของเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด