データを多く取り扱う現代社会では、日々の業務で多数のファイルを扱う傾向にあります。膨大な量のファイルを適切に扱えれば業務効率やデータ紛失のリスクにつながることから、書類保管 のルールを定める企業も多いです。
しかし増え続けるファイルをどのように管理すればいいのか悩む担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、ファイル管理の基本やポイントを確認します。
ファイル管理とは
ファイル管理とは、使用するフォルダやファイルを管理することです。社内で適切にファイルが管理されていれば、業務で使用したいときにすぐに見つけられます。すぐに見つからないと時間や労力がかかるだけでなく、ストレスに感じることも多いです。社員が働きやすい職場環境を整えるためにも、ファイル管理を実施することが求められます。
ファイル管理のメリット
ここではファイル管理をおこなうメリットを紹介します。
- 業務効率を上げられる
- 紛失リスクを防止できる
- 効率的に情報共有できる
- 保存容量を削減できる
業務効率を上げられる
ファイル管理を適切におこなえれば、業務効率を向上できるというメリットがあります。ファイルは日々の業務で増え続けるため、削除しない限り減りません。ファイルを削除していない場合、次々に新しいファイルが作成されるので膨大な量が溜まります。管理できていないと業務で使いたいファイルにすぐにアクセスできないため、業務効率が下がる要因になります。
紛失リスクを防止できる
ファイル管理を徹底すれば、データの紛失リスクを低減できるというメリットもあります。基本的にファイルは誰かが削除しない限り、保存場所から消えることはありません。ファイルにアクセスできる誰かが誤って削除してしまった可能性があります。ほかにも、間違えて上書き保存してしまい、大事なデータが削除されるといったトラブルも未然に回避できます。
効率的に情報共有できる
徹底したファイル管理をおこなうことにより、効率的に情報共有できるというメリットがあります。特に緊急に対応しなければいけないトラブルが起きたとき、効率的に情報を共有できません。ファイルサーバーやクラウドストレージなど情報を共有できる仕組みを整えておけば、誰でもアクセスできます。
保存容量を削減できる
ストレージ容量の削減につなげられるのもファイルを管理するメリットです。あとでトラブルに発展しないために、とりあえずファイルを保管する方も少なくありません。ただし、不要なファイルを保存し続けると保存容量がいっぱいになり、月々の費用負担や管理の手間が増えてしまいます。不要なファイルを削除すれば、保存容量を削減して有効活用できます。
ファイル管理の基本
ファイル管理の効果を得たいなら、正しい方法で管理することが大切です。押さえるべき基本的なポイントには、次のようなものがあります。
- ファイル保存の用途
- ファイル名の付け方
- 一時保存フォルダの作成
- 不要ファイルは削除
- タグをうまく活用
ファイル保存の用途
ファイルを適切に保管するには、用途を明確にすることが大切です。どのような用途でファイルを使うのか、長期的に保管が必要なのか、使用頻度はどれくらいかなど用途を明確にしましょう。用途が明確になればファイルの保管期限も決まるため、適切に管理できるようになるはずです。
ファイル名の付け方
ファイル管理を適切におこなうには、ファイル名の付け方に関するルールを統一化させましょう。ルールがあればファイル名に一貫性を持たせられるため、それがどのようなファイルなのか一目瞭然です。たとえば、投資番号や顧客名、日付など利用目的に合わせて統一した決まりを定めましょう。
一時保存フォルダの作成
しっかりファイル管理をおこないたいなら、一時保存フォルダを作成しましょう。業務で一度使用したファイルは、今後も必要になるのか判断が付きづらいこともあるはずです。一時保存フォルダがあれば、判断しづらいデータの保管場所になるため、緊急で必要になるなど不測の事態にも備えられます。一定期間使用しなければファイルを削除しましょう。
不要ファイルの削除
適切にファイルを管理したいなら、不要ファイルは定期的に削除しましょう。日々の業務で使用しないファイルが多いと管理が煩雑になるだけでなく、データ容量を圧迫してしまうおそれがあります。これまで保存してきたファイルを削除するかどうかは十分に検討する必要はありますが、不要なものは定期的に確認しましょう。
タグの適切な活用
ファイル管理には、タグを活用するのがおすすめです。取り扱うデータが多い場合、使用したファイルを探すまでに時間がかかることも多いです。日々の業務を進めるなかで、ファイルを探す時間を短縮したい方も少なくありません。ファイルを探しやすくするために、タグを活用して管理しましょう。
ファイル管理のポイント
適切なファイル管理を実施するためには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。主なポイントは、次のとおりです。
- ルールを認知させる
- バックアップをとる
- 最新・最終を使わない
- ファイルを放置しない
ルールを認知させる
使用したいファイルにすぐに辿り着けるように検索性を向上させたら、全社員にファイル管理のルールを周知させることが大切です。社員一人ひとりがルールを把握して実践することが求められます。ルールの周知から実践するまで時間はかかりますが、習慣化できればファイル管理もスムーズです。またルールを周知するだけでなく、社員が適切に実践できているのか把握しておきましょう。
バックアップをとる
適切にファイル管理をおこないたいなら、バックアップ環境を構築することが求められます。バックアップとは、紛失などの不測の事態に備えて別のメディアにコピーして保存することです。どんなに注意してファイル管理していても削除や上書き保存など、人為的なミスが起こる可能性があります。このような不測の事態に備えて、保存したファイルは定期的にバックアップをとることが大切です。
最新・最終は使わない
ファイルを保存するときに必ず必要になるタイトル名の入力ですが、「最新」「最終」を使うのはやめましょう。これらの文言を使用することで、どの段階で保存されたのか一目瞭然です。一見便利に思える「最新」「最終」という文言ですが、複数の人が更新する場合はトラブルのもとになる場合があります。業務に支障が出る可能性もあるため、できる限り使わないのが望ましいです。
保存ファイルを放置しない
指定の場所ではなく、デスクトップに一時的にファイルを保存する人もいます。しかしデスクトップに保存してしまうと、ほかの社員が閲覧できないため情報共有をおこなえません。仕事も進められないため、作業に支障が出ることもあります。デスクトップに保存したファイルは放置せず、必ず指定のフォルダ内で作業してもらうようにしましょう。
まとめ
日々ファイルが増え続けるなか、適切にファイル管理することが求められます。ファイル管理をおこなえば、業務効率を向上できたり、紛失リスクを防止できたりなど多くの効果を得られます。効率的なファイル管理を実現するためには、社内ルールを統一化させるだけでなく、ファイル管理におすすめのデジタルツールもうまく活用するのが効果的です。
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