社内には、企業にとっての知的財産とも呼べる重要な書類が保管されています。そのため保管期間が過ぎ、不要となった機密文書は、社外で漏洩することがないように廃棄しなければなりません。
社外への漏洩防止のために裁断処理を行うケースもありますが、さらに流出のリスクを避けるための選択肢として、「溶解処理」と呼ばれる手法で処分を行うこともあります。
今回は、書類保管をするうえで知っておきたい「溶解処理」の基本知識について詳しく解説しましょう。
溶解処理とは？
溶解処理とは、液体に溶かして処分することをいいます。使用する液体や具体的な手順は企業によって異なるものの、基本は書類をまとめた段ボールごと、書類についたクリップやホッチキスもあわせて処理します。
溶解設備がある企業は限られていることから、多くの企業では溶解処理をおこなう場合、外注サービスを利用する形となるでしょう。
「溶解処理」の利点と特徴
溶解処理を行う利点には、下記3点が挙げられます。
- 時間と労力のカット
- 自然への配慮
- オフィス内環境の向上
処分する資料が大量にある場合には、処分する前段階として、紙とそうでないものに分ける作業が発生します。溶解処理の場合、原則として書類を詰めた段ボールごとおこなうため、この分別にかかる事前準備が不要です。
大量の書類の処分であってもダンボールに詰め込み、専門業者へ送るだけで完了します。送った書類は、ダンボールのまま廃棄され、中身の確認するための開封が基本的にはないため、第三者へ情報が漏れる心配もありません。
さらに、シュレッダーで裁断した書類は、最終的に燃やして処分され、リサイクルされることはないのですが、溶解処理の場合は、再生可能な資源としてリサイクルされる特徴があります。
機密文書の廃棄方法として、シュレッダーの活用も最適ではあるのですが、時間と手間がかかるため、裁断する予定の書類が、気づけば蓄積されていたということもしばしば。溶解処理は、箱に入れて送るだけでいいので、不必要に書類が溜まっていくという事象を防ぐこともできるのです。
「溶解処理」で注意すべき点
安全に手間をかけることなく機密文書を処分できる利点はあるものの、注意すべき点もあります。
- 安全性を担保してくれる業者を選ぶ
安全に処分を行う場合に最も重要なポイントは、情報が漏洩されないかどうかです。また、搬送時は廃棄されるまでの保管に関してのセキュリティも気になるところ。業者を選定する際には、セキュリティについてしっかりと担保してくれるか否かを事前に確認しておくようにしましょう。
- 紙以外のものを入れない
溶解処理の特徴は、廃棄したい書類を入れたダンボールごと処分することです。原則は、箱の中には紙書類以外のものを入れないように注意しましょう。箱詰めする際には、クリアファイルが入っていないか、バインダーのまま入れていないか、DVDなどが同封されていないかなど、事前に確認を行うようにしてください。
- 処理する書類が少ない場合には不向き
溶解処理は、箱単位となります。そのため、毎月数百枚程度の廃棄書類しか発生しないという企業にとっては、メリットを感じにくい場合があります。廃棄する枚数が毎月どの程度発生しているのかを把握しておく必要があるでしょう。
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書類を溶解処理する一般的な手順
溶解処理を利用する場合には、事前準備から証明書が発行されるまでの流れがあります。それぞれの工程について詳しく見ていきましょう。
委託業者の選定・申込
まずは、業者選択から始めます。溶解処理サービスは、いろんな業種の企業が提供しているサービスですので、費用面やサービス内容が自社のものに即しているか比較を行い、最適な委託業者を選定するようにしましょう。業者が決まったら、実際に申込を行い、溶解処理に出す書類の準備に入ります。
廃棄する書類の社内回収と搬送手配
業者が決まったら次に行うことは、社内で廃棄する書類の回収です。一定の期間を設け、溶解処理に搬送するダンボールに不要な書類を社内から回収するようにしましょう。回収し終わったら、紙以外のものが混入されていないかの確認も忘れないように。準備が整ったら、搬送手配をかけます。
回収した箱ごと溶解処分
送り出した書類は、箱ごと溶解処理されます。業者側で箱を開封して中身を確認するようなことは基本的には行いません。そのため、社外秘の重要書類であっても安心して廃棄することが可能になります。ただし例外もあるため、事前確認が必要です。
溶解証明書を受け取る
溶解処理が完了すると、業者から「溶解証明書」が発行されます。この証明書は、書類の溶解が確実に行われえたことを証明するものです。書類を搬送して終わりではなく、溶解証明書を受領してすべての工程が完了します。ただし証明書が発行されない業者もあるため、注意が必要です。
書類溶解処理業者を選定するときのコツ
最後に、溶解処理を委託する業者を選ぶときのコツについて、解説していきます。抑えておきたいポイントは、下記の4点です。
- 溶解証明書を発行するか
- Pマークなどの認証を取得しているか
- 搬送時のセキュリティは万全か
- 未開封の状態で溶解してくれるか
溶解証明書を発行してくれるのか
先述した通り、書類の溶解処理が確実に実施されたかどうかは、最後に受領する証明書での確認となります。そのため、証明書までしっかりと発行してくれる業者であるかの確認は行っておくようにしましょう。
Pマークなどを取得している業者であるか
廃棄物の中には、機密文書や個人情報など情報漏洩に万全の注意を払う必要のある書類も含まれます。その重要書類の廃棄を外部へ委託するため、委託業者側で個人情報の取り扱いや情報セキュリティにおいて、信頼できるかは重要なポイントです。そんな時に、一つの指標となるのが、PマークやISO関連の認証を取得しているかどうかになるでしょう。漏洩リスクを回避して廃棄を行いたい場合には、認証を取得している業者を選ぶように心がける必要があります。
搬送時のセキュリティは万全な状態か
セキュリティの観点で考えた時に、意外と盲点になりやすいのが搬送です。一度社内から外にでてしまった書類の状態を確認することはできません。委託する業者がどのようなセキュリティ体制のもとで運搬しているのかを、事前に確認しておきましょう。
処理は開封・未開封、どちらの状態でおこなうか
溶解の仕方についても事前に把握しておきましょう。業者の中には、異物混入確認のため、箱を開封することがあります。未開封の状態で溶解処理をしてくれるか否かを事前に確認しましょう。
まとめ
今回は、溶解処理について基本知識とメリットを解説してきました。
溶解処理は、書類を大量に処分する際に、安全面を担保しながら廃棄することが可能です。企業側で対応するのは箱に詰めて発送するだけと、手軽に処分することができます。
ただし外部で廃棄することになるため、特に業者選定には十分に慎重に行うようにしましょう。
