企業にとって知的財産となる情報が外部に漏れた場合、企業としての信用を損なったり、損害を受けたりするリスクがあります。
そんなリスクを事前に防止するサポートをおこなうサービスが、情報管理コンサルティングです。
今回は、世界各国に拠点をおき、情報管理の経験とノウハウを持つクラウンレコードマネジメント（Crown Records Management）の情報管理コンサルティングサービスをわかりやすく紹介します。
企業に情報管理対策が必要な理由
近年の企業には、情報資産を外部からの攻撃、内部からの漏洩からどのように守るかが求められます。
企業内で保管している文書や書類は知的財産と呼ばれ、大切な資産となりうるものです。クライアントやユーザーの個人情報を含んでいるケースもあるため、漏洩や第三者による悪意ある抜き取りにより、企業の社会的な信用度を落とした場合、企業存続の致命傷になる可能性があります。
そのため法令準拠の管理を実施し、社会的な信頼性を保持することが求められることから、情報管理の重要性や専門家のニーズも高まってきています。
- 従業員教育（研修）
- 情報の取扱方や管理ルールの策定
- 情報の整理方法やリスト化のサポート
- システム化の支援
情報管理対策の一般的な流れ
情報管理対策では、PDCAサイクルを実施して課題改善に努めていく流れが一般的です。
一般的にPDCAサイクルと言うと、Pの計画（PLAN）から進めていく方法が知られています。情報管理対策では、Cの評価（CHECK）から取り組んでいくほうが効果を期待できるケースもあるでしょう。現状で対策をしている内容をまずは把握・評価を行い、その結果に応じて改善・計画・実行の順番のほうがより効果を生みやすい場合です。
- 評価（CHECK）：現状の問題点を洗い出し、社会情勢や国際標準の観点から評価
- 改善（ACT）：評価をもとに改善点の整理やルール・セキュリティポリシーの改善
- 計画（PLAN）：現状に最適な情報管理のコンサルティングの内容を策定
- 実行（DO）：計画を実施するとともに、社員教育を実施
企業内で、上記のようなPDCAを企画・実行する体制が整っていないうちには、一連の流れで取り組むことは難しいでしょう。
特に評価の部分や改善の部分では、専門的な知識も必要となります。運用面に不安を抱える場合には、情報管理コンサルティングサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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クラウンの情報管理コンサルティングサービスとは
クラウンレコードマネジメント（Crown Records Management）は、1965年に創業し、世界40カ国以上で文書保管・管理に関するサービスを提供し続けてきました。防犯面はもちろん、文書管理の専門家も多数在籍しています。
情報管理対策は、業務や文書の内容、社員の理解度などにあわせて柔軟な対応が必要です。
- 電子化やデータの暗号化などの「技術的」な対策
- 従業員や来客者の入退出管理や、ルール設定などの「物理的」な対策
- 情報管理の社員教育や守秘義務契約の締結などの「人的」な対策
- セキュリティポリシー作成などの「組織的」な対策
クラウンでは、お客様の要望に合わせた情報管理コンサルティングサービスを、クライアントの状況にあわせてカスタマイズすることができます。
加えて、紙媒体・電子媒体のデータを安心安全に保管・管理サービスも提供可能です。取り出しが手軽な管理システム、安全性の高い廃棄処理システムなども完備し、一連の管理をお任せいただけます。
こんな企業におすすめ
情報管理コンサルティングとひとくちに言っても、サービスの内容にはいくつか種類があります。下記のような課題・不安がある企業は、特に情報管理コンサルティングがおすすめです。
- 社員による貸与物（PC・スマホ）の紛失へ対策したい。
- SNSなどでの情報漏洩へ対策したい。
- 法令をはじめとするガイドラインへ対応したい。
- 企業ルールを作り、社員への周知や教育を依頼したい。
- 最新のコンプライアンスにもとづきアドバイスがほしい。
情報管理は、書類整理の方法の適切なシステム化するだけでは不十分です。実際に現場で情報を扱う従業員が、取り扱いや管理に関するルールや認識を徹底しなければ、人的ミスにつながりやすくなります。
しかし、社内でこのような体制を整えるには限界もあるでしょう。そのような課題を抱える企業をサポートするのが、クラウンの情報管理コンサルティングサービスです。
クラウンの情報管理コンサルティングサービスの特徴
クラウンでは、デジタル情報の管理・文書保管や管理・機密文書破棄・情報管理コンサルティングなどの分野において、多くの企業の情報を守るサポートを長年おこなってきました。弊社の情報管理コンサルティングサービスは、多くの企業から選ばれる理由があります。
専門家によるリスク領域の把握とレビューを徹底
情報がどのように作成され、管理されるか、情報漏洩の危険性について、専門家が分析します。情報コンサルタントによる業務工程のレビューも行うので、情報管理に関する企業内の健康状態を総合的な判断が可能です。
外部へ情報が漏洩してしまった場合には、企業としての信用性も損なうため、企業にとっては、大きなリスクとなります。クラウンでは、このような事態から企業を守るため、クライアントが抱える課題を明確にし、適切な対策を提案します。
コンプライアンスを遵守し確実な情報管理を構築
確実で安全な情報管理、効率的な処分、検索のしやすさは、情報管理の主な課題です。
クラウンでは情報管理の構造をより正確に、そして分かりやすく構築することを目指しています。コンプライアンスを遵守しリスクを最小限に抑えるだけでなく、コスト削減も可能です。
コンサルティングサービスでは、最新の法令に対応しつつ、専門家が情報管理の全ての工程をサポートします。不明点があればお気軽にご相談いただくことが可能です。
要望を叶えるオーダーメイド式リスクコンサルティング
クラウンのリスクコンサルティングは、原則としてオーダーメイドとなります。
企業の規模・ニーズ・日常業務においての情報量やバリエーションに応じたサービスを提供。長年の経験とノウハウを活かし、どのような業種、課題を抱えるクライアントであっても最適なサービスを提供することが可能です。
管理する情報を全て把握したのち、企業のシステムへの反映も支援。情報を取り扱うためのルールづくりやその周知もサポートが可能になります。スケジュール設定・監査証跡の作成とあわせて、情報管理の合理化も目指すことができます。
まとめ
今回は、クラウンの情報管理コンサルティングサービスについて紹介しました。
クラウンでは、クライアントのニーズや課題のヒアリングをおこなったうえで、コンプライアンスを遵守した情報管理をサポートします。情報管理に精通した専門家による分析サービス等、安心してお任せいただける体制を整えています。
社内の情報管理への強化を検討している方は、ぜひお気軽にクラウンへご相談ください。
