デジタル化のメリットは？情報管理のポイントを解説

4月 20, 2023

企業ではデジタル化が進みつつあります。例えば書類保管は、もともと紙の書類が主流でしたが、近年は電子文書での保管も珍しくありません。情報管理を適切におこなうことで、企業の機密情報の保守や業務の効率化につながります。

この記事では、デジタルとアナログの違い、情報をデジタル化するメリットやデメリット、デジタル情報を適切に管理するための対策法について解説します。

デジタルとアナログ

テレワークの推進などにより、最近では情報管理の「デジタル化」が進んでいます。しかしそもそもデジタル化とはどのようなことを指すのでしょうか。ここでは、デジタルと対義語である「アナログ」との違いをそれぞれのメリット・デメリットなどを踏まえ解説していきます。

デジタルとアナログの違い

デジタルとアナログの大きな違いは、情報の扱われ方です。おおまかに説明すると、「デジタルは、連続したデータを段階的に切り取って扱う方法」、「アナログは、連続したデータを目に見える形で扱う方法」であるといえます。

一般的にはデジタルというとコンピュータを使ったものというイメージを持たれやすいですが、厳密な区切りはそうではありません。本来のデジタルとアナログは、どちらも情報を扱う際の方法を指す言葉となります。

デジタルの特徴

デジタルのメリットは、情報をはっきりとした数値で表すことから正確性と再現性が高いことです。またデジタルの場合、断片化したデータを扱うため複製・復元しやすいです。デジタルのデメリットは、一定の数値で表現されるためデジタルは感覚としては捉えづらい点が挙げられます。

アナログの特徴

アナログのメリットは、情報に連続性を残しているため微妙な違いを伝えられる点です。感覚的に得たものをそのまま伝えるため、デジタルに比べ曖昧さもあるぶん、表現の幅が異なります。アナログのデメリットは安全性や正確さにかけること、復元がしづらいことがあります。保存の面では、情報量が多く、劣化しやすいということも挙げられます。

情報をデジタル化するメリット

情報をデジタル化するメリットをご紹介します。

多様な働き方につながりやすい

情報のデジタル化が進むと、情報共有が容易になることから、テレワークや遠隔地での勤務のハードルが下がり、多様な働き方につながりやすくなります。例えばテレワークが可能になればライフワークバランスの確保につながり、介護や育児などやむを得ない離職を減らすこともできるでしょう。ネットを通じて情報が共有できれば、アナログ状態では社外に持ち出しにくい機密情報の閲覧や決裁業務などもテレワークで対応可能です。ただしセキュリティの強化などの課題も伴うため注意が必要です。

コスト削減につながりやすい

情報のデジタル化を進めることにより、コスト削減につながりやすくなります。企業の大きな課題の1つがコスト削減です。ペーパーレス化によって削減できるコストとしては紙やインク、書類の郵送代などがあります。またテレワークの割合を増やせば、常勤の従業員が減り、オフィスを縮小できる場合があります。さらにデジタル化が業務の効率化につながり、人件費を削減できた例もあります。情報をデジタルで管理することによって、企業の永遠の課題でもあるコスト削減が実現できる可能性が高まるのです。ただしデジタル化を適切におこなえない場合、余計なコストが発生する可能性も考えられる点には注意しましょう。

情報をデジタル化するデメリット

デジタル化には、以下のようなデメリットもあります。後々のトラブルを回避するためにも、適切な手順や範囲を提案できる専門家に依頼するなどの対策を検討したほうが良いケースもあります。

導入プロセスが複雑である

情報のデジタル化の導入プロセスは、複雑になることがあります。デジタル化が実現するまでは多くの検討事項があります。企業内の組織整備をはじめ、システムの構築やツール選定、社員教育などそのプロセスは多岐に渡ります。自社の状況を分析し、適切な方法を見つけなければなりません。

費用がかかる

情報のデジタル化には、当然ながら費用がかかります。例えばシステムの構築、運用などにかかる初期費用とランニングコストも必要となります。導入するツールやサービスによっては別途費用が発生します。ただし長い目で見れば、デジタル化することで、かえってランニングコストが安くなる可能性もあります。

情報管理の重要性

デジタル・アナログを問わず、企業にとって情報管理を適切に行うことは、機密情報の漏洩防止につながります。個人情報などの適切な管理を怠り流出させるなどの事故があった場合、企業の社会的信頼は地に落ち、顧客離れなど今後のビジネスに甚大な損害をおよぼすでしょう。

このような事態を防ぐためには情報セキュリティに対する社員教育を徹底するほか、社内外からの流出防止対策を強化する必要があります。また適切な情報管理を行うことで業務の効率化にもつながります。情報の所在が明確にされていれば、どこにあるのか探す手間を省けるでしょう。「探し物」の手間が省けることで新たな業務を進められたり、ワークライフバランスを保ったりすることも可能です。

デジタル情報を管理するポイント

デジタル化された情報は適切に管理し、漏洩させないことが重要です。仮に管理が不十分で情報漏洩が起こった場合、企業は甚大な被害を受けてしまうでしょう。ここでは、情報漏洩させないためのポイントについて解説します。

外部からの攻撃への対策

デジタル情報を管理するためには外部からの攻撃、つまりサイバー攻撃への対策が重要です。サイバー攻撃は日々進化し、巧妙さも増していきます。そのため、絶えず新たな脅威に備えておかなければいけません。

外部からの攻撃対策としてセキュリティシステムを強化することはもちろん、社内ルールの構築も重要です。例えば社内でのWebサイトの閲覧、スマートフォンなどデジタル機器の持ち込み、メールの添付ファイルの取り扱い、機密情報など特定の情報へのアクセスなどに関するルールを取り決めておきましょう。このような「漏洩させない対策」のほか、万が一漏洩した場合の対策を講じておくことも重要です。

社内漏洩への対策

企業内の問題による漏洩は、主に「管理ミス」や「操作ミス」など、悪意のない人的ミスです。このような単純なミスを防ぐには「ヒヤリ（ヒヤッとしたこと）ハット（ハッとしたこと）」の事例を共有し、対策を講じることが大切です。重大なミスにつながらなかったとしても「ヒヤッとした」「ハッとした」ことがどのようなシチュエーションで起きたかを知ることで、ミスの防止につながります。

また比較的多いのが元社員からの漏洩です。これは退職時に顧客リストなどを持ち出し、その情報を売却して報酬を得るのが目的です。このような事態を防止するためには「退職時の機密情報の取り扱いに関する義務」に言及した契約書を作成し、退職後の秘密保持を義務付けましょう。