電子簽名怎麼選？工作流程數位化的第一步就從這裡開始！

在這個什麼都講求「快又準」的時代，還在傳真合約、寄紙本文件、等對方回簽？老實說，這樣的流程不但慢，還很容易出錯。現在越來越多企業選擇導入電子簽署與合約管理系統，把過去那些繁瑣的紙本程序變得既簡單又有效率。

那麼，電子簽名到底是什麼？又該怎麼選擇適合自己公司的工具？這篇文章我們就來聊聊：

電子簽名是什麼？為什麼大家都在用？

電子簽名，其實就是讓你能在電腦或手機上「簽文件」的一種數位方式。它不像你手寫那樣要用筆，也不用列印出來再掃描，而是透過一套工具讓你直接在電子檔（像是 PDF 或 Word）上完成簽署，而且每一筆簽名都能被追蹤、驗證，有紀錄可查。

這不只是「方便」而已，更重要的是它的法律效力 — 在多數國家，符合條件的電子簽名，其實跟你親筆簽名具有一樣的法律地位！

線上電子簽名和傳統手寫簽名差在哪裡？

傳統簽名你需要列印、簽名、掃描、寄回，光是來來回回就可能花好幾天。

電子簽名則讓這一切變得「一鍵搞定」，大幅簡化流程。不但省時，還能大幅減少錯漏（例如忘了簽哪一頁、簽錯地方）。像我們提供的數字簽名工具，不僅可以追蹤每一份合約的簽署進度，還支援身份驗證與完整的簽署紀錄，有效防止偽造與資料外洩的風險。

電子簽名該怎麼選？3 個重點幫你搞懂

如果你正考慮導入電子簽署或升級現在的系統，這三個選擇工具時的關鍵要素不能錯過：

1. 安全性：加密技術 & 身份驗證
選擇具備國際標準加密、數位憑證機制的工具，才能確保簽署過程不被竄改。我們的數字簽名就採用符合全球規範的數位簽章技術，資料安全有保障。

2. 使用便利：支援多格式、流程設計人性化
PDF、Word、Excel…無論什麼格式的文件都能輕鬆簽，甚至還可以設定簽署流程（例如先主管簽、再法務簽），一目了然。

3. 整合能力：和現有的合約管理系統無縫搭配
你不只是要「簽」，更重要的是「管」，像我們的合約管理解決方案就能自動化歸檔、提醒合約到期、快速搜尋歷史紀錄，讓整個工作流程串連起來。

電子簽名是否合法？這一點最關鍵！

根據各國的電子簽章法，只要你的電子簽名工具符合身分驗證與完整紀錄等基本要求，就能被法律認可。也就是說，簽下去就具有法律效力，就算日後真的有爭議，也能拿出完整的簽署歷程做為證據。在台灣，電子簽名具備法律效力，已獲《電子簽章法》明文規定。只要電子簽名能夠有效識別簽署人，並確保資料在簽署後未被篡改，即可視為與手寫簽名或蓋章具有同等法律效力。企業與個人在進行合約簽署、商務往來或政府申辦事項時，越來越多採用電子簽名，不僅提升效率，也符合法規要求。

這就是為什麼，選對平台真的很重要！

數位合約管理，讓你工作事半功倍

電子簽名早已不是未來式，而是現代企業「提升效率」和「強化資訊安全」的必備工具。搭配合約管理系統，不但幫你快速簽文件，更能建立整體文件管理流程，從合約起草、審批到歸檔一條龍搞定。

如果你正在思考怎麼為企業導入數位簽署與合約管理工具，歡迎了解我們的解決方案 — 嘉柏資訊管理的電子簽署平台與智慧合約管理系統，讓工作流程更順、更快、更安全！