數位郵件收發室解決方案：自動化和加速郵件處理

數位收發室有什麼好處？

在台灣，不少企業仍透過傳統方式處理日常郵件與文件，包括紙本信件、帳單、發票、申請書、客戶來函等。不僅處理流程繁瑣，還常面臨資訊流通緩慢、文件遺失或誤分類的問題，進一步影響營運效率與客戶回應速度。

嘉栢的數碼郵件室解決方案正是為了解決這些痛點而設，透過自動化、AI 分類及元數據擷取技術，幫助企業有系統地接收、分類、提取與分發外來郵件資料，不論是實體或數碼形式，皆可統一處理並即時應用至業務流程。

將實體與電子郵件自動轉換為可供即時分析與處理的結構化數據，快速應用於 ERP、CRM 等系統，大幅減少人手登錄與處理時間。

透過 AI 與機器學習技術，自動分類並標記郵件內容，並生成分析報表以支援決策流程。

不論您是在單一辦公室實施、分區分部門推行，或採用全外包模式，我們都能依企業需求彈性配置，並支援未來擴展。

有效追蹤與稽核郵件處理歷程，降低文件遺漏或延誤的風險，確保合乎內部政策與法規要求。

經授權的多位使用者可透過雲端平台或內部系統隨時存取郵件紀錄與附件，支援遠距與混合辦公模式。

“資訊的組織實際上創造了新的資訊。”
- 理查·索爾·伍爾曼

數位郵件室解決方案（Digital Mailroom Solution，簡稱 DMR）是一套用於自動化處理收件流程的系統。它能將實體郵件數位化，並簡化整體作業流程，協助企業更有效率地管理日常郵件往來。

數位郵件室可帶來多項效益，包括提升作業效率、強化法規遵循、降低營運成本，以及優化文件管理。透過郵件處理自動化，企業能簡化內部流程，同時確保重要文件的安全處理與追蹤。

郵件室自動化可將收到的發票數位化，並透過進階 OCR 技術擷取關鍵資訊，加速應付帳款流程、提升流轉效率，並有效降低人工錯誤風險。

可以。數位郵件室透過安全的數位化與集中儲存機制，協助企業更輕鬆地進行稽核與文件調閱，並確保整體流程符合法規要求。

數位郵件室可處理各類商業文件，包括發票、合約、申請表等。系統運用智慧文件處理技術，能自動分類、標記並有效管理各類文件。

系統會將已數位化的文件依據預設規則，自動分派至相關部門或負責人，確保郵件即時處理與回應，大幅提升整體營運效率與協作速度。

企業可先評估現行郵件處理流程，導入具備掃描與數位化功能的郵件室系統，並搭配員工培訓與流程優化，即可順利實現數位轉型。

文件掃描是數位郵件室的核心技術之一，能將實體郵件轉為電子檔案，加速文件存取、查詢與歸檔，同時促進流程自動化與法規遵循。