雲端並非零排放：ROT 資料如何推高企業碳足跡？

冗餘、過時與無用資訊（ROT）始終是個棘手問題，媒體對此多聚焦於其合規風險，卻鮮少探討其環境代價。

低成本和容易使用的雲端儲存空間雖為企業帶來極大便利，卻也加劇了對環境的衝擊。簡單來說，雲端廉價且唾手可得的數據容量，削弱了我們過去對及時管理資訊的迫切感（還記得當年必須刪除本地磁碟檔案才能為新檔案騰出空間的日子嗎？）。結果是許多組織如今保留的資料遠超所需，保存時間也遠超必要。

對可持續發展的影響

實際的影響如何？毫不意外地，數碼ROT在資料中心消耗了大量能源、冷卻系統與維護資源。這些設施估計佔全球電力消耗的1%至1.5%（且正快速增長）。每份冗餘保留的檔案都會加劇這份全球負擔 — 無論儲存於本地或雲端（終究是某處的磁碟！）。

然而耗電僅是冰山一角；若處理不當，儲存媒介的製造、維護與廢棄流程將產生巨額成本。因此IT廢棄物處理成為另一項需納入考量的環境衝擊環節，我們先前亦探討過影子IT擴散的影響。總而言之，擁有龐大儲存空間卻僅佔用其中一半容量，絕非可持續發展之道。

實體ROT（即紙本檔案、已退役的儲存設備與舊式媒體）不僅佔用實體儲存空間與受控環境，最終還須處理。若未妥善管理，往往成為垃圾堆填區的主要廢棄物。存放於外判倉庫的紙本檔案更會產生間接的碳足跡，此影響常被忽略。

最後，財務影響同樣顯而易見。雲端儲存費用隨時間累積，實體儲存合約往往長達數年。當員工必須從大量無關或過時資料中搜尋所需內容時，工作效率便會降低。如開篇所述，ROT（冗餘、過時與無用資料）大幅增加了合規風險；超出法定保留期限的個人資料保留行為，可能違反《通用資料保護條例》等法規 — 該條例要求資料僅能保留至必要期限。

那麼，是否有可行的方法有效地減少ROT？

以下是我們在嘉栢資訊管理內部制定的六步方案，任何企業在實行正式的ROT整頓前，至少應參考此清單。

1. 計算存量與建立基準：識別所有數碼及實體資訊資產。量化儲存容量、相關成本及估算能源消耗。
2. 統一保留政策：確保保留程序表符合法律規範（此舉實質上是為維護自身聲譽），並盡可能透過自動化規則執行，因人為疏失是導致非法保留資料的常見問題。此步驟可能需要遵從內部法律顧問或合作律師行的嚴謹法律建議。
3. 安全銷毀：採用或至少熟悉公認標準，例如紙本銷毀的ISO/IEC 21964規範，儲存媒體亦有同等嚴謹的ISO標準。顯而易見，應盡可能採取循環處理方式。任何信譽良好的公司，皆會針對經其處理的所有資料提供銷毀證明書。
4. 目標化數碼轉型：僅將必要的資料數碼化。這是我們接觸企業時最常忽略的重要事項之一。您無需將檔案庫中的所有資料都數碼化。
5. 生命週期管理：運用自動化政策將資料移轉至成本更低、能源消耗更少的儲存級別，或更理想的做法是在資料不再需要時直接刪除。
6. 持續監控：依據基準指標追蹤進度（我們可提供協助），並在可行情況下應用環境指標。

實際運作究竟如何？

需要想像最終成果的全貌嗎？以下是根據我們自身經驗所設計的假設藍圖。

假設某家律師行實施了ROT文件削減計畫，歷經六個步驟後移除了6,700箱紙本檔案、淘汰了舊式儲存系統，並刪除了110 TB的雲端資料。此舉不僅降低儲存成本、提升資訊檢索效率，更使機構的碳足跡減少十分之一。該專案同時強化合規性，確保僅保留當前相關且合法許可使用的資訊。他們更培訓員工主動定期刪除ROT資料，避免因未持續執行嚴格標準而累積過量TB的數據。

ROT已成為迫切的環境議題，對淨零目標產生可量化的影響。下期專文將聚焦ROT引發的合規風險 — 這些風險往往更具新聞性，包含數家企業因未能及時處理ROT而面臨巨額罰款的實例。

指南《從ROT到ROI：資訊管理如何創造成本效益》即將發布，敬請期待。