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安全文件存放解決方案

更簡單
符合安全與法規遵循的
文件存放

預約文件存放諮詢

了解更多安全文件存放服務

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Finally, how can we get in touch?


全球領先的異地文件存放與管理服務

放心把文件交由我們異地存放。全資自有的安全設施妥善保管紙本文件，釋放辦公空間，並於需要時快速、可靠地提供調閱或配送。

超越純粹的文件箱/紙箱存儲

從智慧財產到客戶資料，皆存放於耐風險、阻絕未授權存取的專業設施中，完整守護企業關鍵資訊。

企業等級安全防護

採用 VESDA 早期煙霧偵測、入侵偵測與嚴格進出管制，多層防護讓文件安全性高於一般自建空間。

即時取用

急需文件？透過 Scan‑on‑Demand，數小時內完成定位與掃描，安全傳送數位副本。

完整法遵稽核

所有運送過程以條碼全程追蹤，並透過 Astra 線上平台提供完整的稽核足跡，符合 GDPR、HIPAA 與各項法遵需求。

服務涵蓋各大產業

法律服務 以專業級、安全法規遵循的存取方案，全面保護律師樓及企業的重要法律紀錄。我們為個案檔案、地契及遺囑提供嚴格、可稽核/審查的保管鏈，確保所有資料在整個存放流程中保持機密、安全，並能在您需要時迅速交回給您。
醫療與照護 在守護病患隱私的同時釋放臨床空間。設施符合 HIPAA、GDPR 與醫療紀錄標準，從啟用中的檔案、長期保存到認證安全銷毀，全面降低隱私風險。
金融服務 以高度精準的索引系統，助金融機構隨時做好稽核/審查準備。我們為銀行、保險公司及會計事務所提供法規遵循且安全的記錄保存服務，涵蓋稅務文件、貸款檔案及交易紀錄等。所有資料均可即時調閱，以便應對監管審查，讓您的企業在法規遵循管理上更快速、更從容。
政府與公共部門 提供中央與地方機關安全、符合法規的文件管理。由專訓且已通過背景查核的人員處理敏感公文，確保各環節妥善受控；並以具成本效益、可擴充的異地存放方案，降低規劃文件、人事資料等的現場存檔負擔。

企業等級文件存放，守護關鍵紀錄並確保法規遵循。

紙本文件快速累積，法規遵循更具挑戰。我們以可靠、安全的存放服務，降低成本與空間占用，並支援隨選調閱。

立即洽詢

我們的文件存放服務如何運作

以「文件生命週期」為核心進行管理

1. 收件與條碼化 收件後以專屬條碼建檔並導入系統索引，實現全程追蹤。
2. 安全存放 文件存放於具備溫濕度監控與安控機制的專用文件中心。
3. 便捷檢索 透過具智慧搜尋功能的 Astra 平台申請調閱，可選擇實體配送或 Scan‑on‑Demand 數位掃描。
4. 認證銷毀 保存年限屆滿後進行安全銷毀，並出具具法律效力的銷毀證明。

嘉柏資訊管理累積超過50年經驗，於全球管理超過 4,500 萬箱商業文件。

 

將辦公室空間、行政工時與安全風險納入計算後，內部自管文件往往成本超出預期。

委外可同時達成成本優化與降低法遵管理負擔。

採用異地文件存放的好處

  • 節省寶貴的辦公空間
  • 防止文件損毀遺失
  • 提升文件管理與檢索效率
  • 設立留存制度，確保已過期的文件被安全銷毀
  • 降低存放及營運成本
  • 強化文件保管的安全性與法規遵循性
  • 減少員工處理存放事務的時間

紙本文件不可或缺，但數位化能大幅節省時間與成本

紙本文件將繼續存在。我們在文件存放與檢索領域的專業經驗，協助企業在存取便利性與安全防護間取得最佳平衡。

理解在法令與法遵需求下，實體原件仍須保存；同時日常營運需要快速的數位存取。

解決方案：實體檔案於安全設施存放，並透過高速掃描服務，依步調導入數位化工作流程。

歷史檔案批量轉換
將整體檔案庫數位化，釋放空間並支援遠距與混合辦公。

OCR與智能檢索
讓掃描檔具備全文檢索功能，避免遺漏並縮短搜尋時間。

了解更多掃描服務

常見問題 Q&A

是的。我們採用自有車隊與通過背景審查的司機。自收件起至安全入庫，全程維持嚴格的保管鏈。
我們採用清晰的條碼系統。您可透過Astra網站網站入口全天候查看庫存清單、箱內物品描述及保存期限。
可以。我們於入庫時設定保存年限；到期將通知您授權後執行認證安全銷毀，避免為過期檔案持續付費。
僅授權人員可接觸存放於本公司的文件。我們的文件存放方案實施嚴格權限管控、CCTV 監控與操作/進出紀錄，確保資訊安全。