Crown嘉柏文档及数字信息管理英国公司以具有竞争力的价格提供定制化解决方案

挑战

法国巴黎银行房地产公司以电子方式存储档案，而 Strutt & Parker 人力资源团队则将档案保存在实体文件柜中。

这种档案管理模式使团队在收到信息查询请求时难以及时获取所需资料，同时也增加了通用数据保护条例合规管理方面的挑战。

企业急需一个解决方案，而且实施时间十分紧迫。

法国巴黎银行房地产公司人力资源副主管 Vicky Ryan 表示：

“当时我们正处于过渡阶段，需要将两个人力资源团队整合至伦敦总部，而圣诞节临近，因此必须迅速完成这项工作。

其中一个团队完全采用纸质档案管理，大型文件柜中存放着大量员工档案。我们需要尽快将这些档案转换为电子格式，同时腾出被文件柜占用的办公空间。”

Crown嘉柏文档及数字信息管理英国公司致力于以具有竞争力的价格提供量身定制的解决方案。

其专业团队迅速收集了 37 箱档案，共计 937 份人力资源记录，并安全运送至位于彼得伯勒的扫描中心。在那里，所有档案均经过专业整理并扫描成可搜索的 PDF 文件。

所有文件均采用光学字符识别技术进行处理，使文档内容实现全文检索。

借助这一技术，法国巴黎银行房地产公司人力资源团队能够通过关键词快速搜索每份文件中的相关内容，大大提高档案和信息查询效率。

此外，每份档案均建立了关键索引和唯一标识符，确保能够快速、准确地定位所需资料。

完成数字化后，所有档案被导入加密移动存储设备，并通过 Crown 嘉柏全程追踪管理的运输车辆安全交付给法国巴黎银行房地产公司。

仅用两周时间，法国巴黎银行房地产公司就成功将全部档案导入其内部人力资源管理系统，实现统一数字化管理。

法国巴黎银行房地产公司现已通过统一的数字化平台访问所有员工档案和人力资源记录，所有文件均可快速检索和查询。
所有人力资源档案均可便捷访问，有助于企业在处理数据主体访问请求时满足通用数据保护条例合规要求。
该项目在企业全面推行新劳动合同之前顺利完成。在过去两个月内，由于新合同实施，公司产生了超过 300 次档案查询需求，而数字化系统为高效响应这些需求提供了有力支持。
该解决方案为企业节省了大量时间。根据国际信息管理协会（AIIM）的数据，查找一份纸质档案平均需要 37 分钟，而数字档案仅需数秒即可完成访问。
原先被文件柜占用的办公区域现已腾出，并用于新的团队办公。

“Crown 嘉柏所展现出的服务速度、执行效率、沟通质量以及专业水平都给我们留下了深刻印象，我们对最终提供的解决方案非常满意。对我们而言，最重要的是确保这些档案在处理过程中得到妥善管理，并且不会出现任何遗失情况，因为其中包含大量机密信息。

如今，我们能够在整个企业范围内快速访问人力资源档案。同时，移除文件柜后释放出的额外办公空间也带来了显著价值——尤其是在伦敦，办公空间本身就是一种十分宝贵的资源。” Vicky Ryan, 法国巴黎银行房地产公司人力资源副主管