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法律事务所及法务团队信息安全治理

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实现对法律档案和信息资产的更高效管理

随着法律团队的工作模式日益分散，信息管理变得更加复杂。 文件可能分布于不同办公室、档案室、共享驱动器、第三方系统以及历史档案库中，从而导致信息获取延迟、重复存储以及档案保留决策不一致等问题。

Crown嘉柏文档及数字信息管理帮助律师事务所和法务团队更有效地掌控这些信息资产。 通过将安全的档案管理、数字化解决方案和清晰的信息治理流程相结合，我们帮助客户提升信息可视性，减少运营障碍，并支持跨司法辖区的合规管理。

法律信息治理的务实管理之道

法律团队正面临越来越大的压力，需要保护机密档案、快速响应业务需求，并在不同司法辖区内有效管理档案保留要求。

信息资产分散

法律文件通常分散存放于办公室、档案库以及各类数字化存储平台之中，使信息的统一管理和可视化管控变得更加困难。

档案保留管理复杂性

不同类型的案件以及不同司法辖区的监管要求，使法律团队在法定保留期限管理和合规销毁（Defensible Disposal）方面面临较大的不确定性。

数据隐私义务

法律团队必须按照内部管理制度以及 GDPR（《通用数据保护条例》）、PDPA（《个人数据保护法》）等隐私保护框架的要求，对机密信息进行管理和保护。

纸质档案依赖度高

纸质文件不仅占用了宝贵的办公空间，而且在急需获取信息时，会降低检索效率并延长响应时间。

数字化转型挑战

从纸质档案管理过渡到可检索的数字化信息访问模式，需要完善的管理架构、清晰的信息治理机制以及适当的运营支持。

如果缺乏清晰的信息治理框架，法律信息将变得更难检索、更难管理，也更难以确保其处置过程符合规定并具备充分依据。

全面的法律信息管理解决方案

我们帮助法律机构加强对实体档案、电子记录、档案保留治理以及安全销毁流程的管理和控制。

安全案件档案存储 将正在经办和已归档的法律文件存放在安全且受访问控制的设施中，以保护机密性的同时减轻办公室存储压力。
数字化与可检索访问 通过扫描、OCR（光学字符识别）、元数据管理及结构化索引，将纸质文件转换为可检索的数字化档案，从而实现更快速的信息访问。
档案保留与信息治理支持 通过加强对法律数据保留、档案归档决策以及合规销毁（Defensible Disposal）流程的管理和控制，帮助法律机构在信息全生命周期内实现更完善的信息治理。
认证销毁 按照规范流程对已到保留期限的档案进行安全销毁，并提供销毁证明及完整的过程记录，以支持合规管理和审计要求。

Crown 嘉柏如何加强法律团队的合规管理与信息管控

法律信息管理的价值不仅在于释放存储空间，更在于维护信息机密性、支持可审计的全程追溯，并降低运营风险。Crown嘉柏针对法律行业提供的解决方案涵盖安全存储、监管链管理、档案保留支持、认证销毁以及通过 EffiDocX 实现的数字化管理，帮助构建更加互联、高效且受控的信息管理环境。

法律信息的保护需要在每一个环节都具备严格的安全保障、清晰的可视性以及规范化的管理流程.

全球标准，实用的法律支持

法律信息往往分散于不同办公室、团队和系统之中。Crown嘉柏文档及数字信息管理可以帮助律师事务所和法务团队以更统一、更高效的方式管理档案存储、调阅、保留及处置工作，同时加强对实体档案和电子档案的整体管控。

这有助于法律团队：

  • 提升跨地点的信息治理水平
  • 增强对归档法律文件的可视性和管理能力
  • 支持机密信息保护及隐私合规要求
  • 将档案管理与日常法律业务运营更紧密地结合起来

使合规管理更加简单高效

即刻联系 Crown 嘉柏专家团队。

打通实体档案与数字化信息之间的鸿沟

大多数法律机构目前仍同时管理纸质档案和数字化系统。目标不仅仅是将文件扫描成电子版本，更重要的是在确保访问控制和信息安全的前提下，使信息更易于查找、管理和使用。

Crown嘉柏文档及数字信息管理帮助法律团队连接实体档案与数字化访问体系。通过安全数字化转换、OCR 全文检索、受控调阅以及结构化工作流程，我们帮助客户让归档文件更高效地支持日常法律业务工作。

Crown嘉柏 的 EffiDocX 进一步支持这一管理模式，将数字化档案、访问权限控制、全文检索以及工作流自动化整合到统一的企业内容管理平台中。这为法律团队在档案管理与高效数字化访问之间建立了一条切实可行的连接路径。

更好的治理，更高效的法律运营

采用更加规范的信息治理方法，其价值远不止于档案存储本身。

  • 通过更完善的档案调阅和按需扫描流程，更高效地响应紧急法律事务、监管要求及运营需求。
  • 更清晰地了解所持有的信息资产、信息存储位置，以及在整个生命周期内应如何进行管理和处置。
  • 将非活跃档案从高价值办公空间中迁出，并以更高效的方式进行长期保留和管理。

查看客户案例

01 英国费尔德费希尔律师事务所Fieldfisher

英国费尔德费希尔律师事务所 Fieldfisher LLP 将 65 万份档案迁移至 Crown 嘉柏，涵盖四地办公室。Crown 嘉柏以三个月完成迁移，实现零档案遗失，并确保业务不中断。

 了解更多
02 英国律师事务所

客户需要一种安全的方式，让员工能够以数字形式访问归档文件，而无需移动敏感的纸质档案。

Crown 提供的“按需扫描”服务构建了一个虚拟环境，支持按需申请、扫描并安全交付文件，从而缩短了调取文件的耗时，并增强了管控能力。

 了解更多
03 英国警方

作为更广泛数字化转型计划的一部分，英国某警务机构寻求对其超过 15,000 名员工的人力资源（HR）流程进行数字化改造，旨在改善沟通、管控邮箱并实现数据留存自动化。

Crown 提供了分阶段实施的企业内容管理（ECM）解决方案，涵盖 OCR 扫描、O365 集成、电子表单及工作流功能，不仅将电话咨询量降低了 90%，还确保了项目在预算范围内按时交付。

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Crown 提供了分阶段实施的企业内容管理（ECM）解决方案，涵盖 OCR 扫描、O365 集成、电子表单及工作流功能，不仅将电话咨询量降低了 90%，还确保了项目在预算范围内按时交付。

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