Fieldfisher LLP 将 65 万份文件移交

Fieldfisher LLP 是一家提供全方位服务的欧洲律师事务所，在科技、金融服务、能源与自然资源以及生命科学领域拥有领先的市场地位。其网络覆盖11个国家的25个国际办公室，员工人数超过1,700人。

该事务所将一份为期13年的档案管理合同授予 Crown Information Management。由于其位于伦敦、伯明翰、曼彻斯特和都柏林的办公室有大量且频繁的文件调阅需求，Fieldfisher 需要一个能够支持日常甚至紧急需求的“OpenFile”运营系统，并具备良好的沟通与灵活性作为支撑。

约65万份文件的转移任务规模庞大，因此建立一个顺畅的归档与调阅系统至关重要。在为期3个月的项目过程中，最大的挑战是确保在从原供应商过渡到 Crown Information Management 的期间，始终能够随时访问任何文件，即在整个转移过程中保持“业务照常运作”。

为确保项目顺利执行，Crown 指派了一名项目经理、一名接收仓库协调员，以及分别负责文件收集和接收归档的团队。同时，在伦敦办公室还安排了一名常驻人员，负责协调文件调阅、归档以及新增文件的处理，并与负责监督项目的 Fieldfisher 设施团队保持沟通。

在转移的每一个阶段，系统都会记录每份文件的条形码，从而提供实时更新的库存数据，以支持文件调阅和每日转移的对账工作。所有异常情况都会被及时核对，确保数据库的真实与准确。

最终，没有任何文件遗失，项目也按计划顺利完成。

在谈及该项目时，Fieldfisher 的运营总监表示：

“Crown 的客户服务非常出色。自我们合作以来，我不记得有任何问题或困难。关键在于他们能够将所有文件顺利转移到其存储设施，并建立相应流程以批量接收和精准归档，从而确保我们在需要时可以随时调阅文件。”
Fieldfisher 运营总监