实施安全文档与记录管理解决方案

挑战

将中央人力资源部门迁至牛津考利（Cowley）新办公地点的决定，使所有纸质档案的数字化成为一项迫切需求。

牛津大学医院（OUH）拥有约 13,000 名全职和兼职员工。在任何一个时间点，还约有 2,000 名临时人员、名誉人员、合作人员及观察人员参与医院工作。这些人员有的属于医院薪酬体系管理范围，有的则不属于，但每位员工的信息都保存在人力资源档案系统中。如何在确保档案易于访问的同时满足合规要求，成为一项巨大的挑战。

UH 招聘与人才保留代理负责人 Caroline Davies 表示: “办公室搬迁是推动所有人力资源档案数字化的关键因素。” O

Caroline 补充道：
“我们拥有 130 个五层和六层文件柜，此外停车场内还有一个大型存储区，用于存放需要归档或安全销毁的文件。无论是实际搬迁这些档案所需的时间和工作量，还是后续存储空间需求，都不切实际。因此，我们获得批准启动招标程序，并开始推进数字化项目。”

解决方案

项目涉及约 13,000 份档案，每份档案均包含多页文件，需要完成数字化处理。

完成采集后，所有电子文档均被导入 Folding Space 的 电子档案与文档管理系统（ERDMS）。这一安全的文档与档案管理解决方案可在统一界面中查看和展示所有文档，为用户提供单一界面的使用体验。

在初始数字化项目完成后，我们进一步实施了“增量扫描”流程，即将自该时点起产生的所有文件通过高性能扫描设备进行扫描，并转换为电子格式。

这一流程使人力资源团队能够无缝采集新进入的文件，并直接上传至 ERDMS 系统进行管理。

成果

• 人力资源部门已接近实现无纸化办公环境。
• 综合招聘团队和医疗人力资源团队均接受了功能强大的柯达乐芮( Kodak Alaris )无线扫描仪使用培训，从而为业务提供额外支持。
• 招聘流程已实现电子化，对于新入职员工，仅需创建两份纸质表格。
• 时间和成本节约成效显著。过去，如需调阅档案，文件必须通过安全快递运送，或由工作人员亲自取送。
• 通过减少打印成本和大量纸张消耗，医院实现了可观的财务节省。
• 医院目前正计划将这一项目推广至另外九个部门。

“如今，整个团队只需登录系统，便可随时获取所需的信息。移动扫描设备操作简单，而且每个人都非常喜欢这套系统。”

“我们相信，这项举措将带来非常可观的投资回报。” Caroline Davies, 牛津大学医院招聘与人才保留代理负责人