英国国家医疗服务体系信托机构（NHS Trust）病历档案存储与管理

该机构在实体病历档案的存储和管理方面面临挑战。长期以来，各类档案被存放在任何可用空间中，因此档案分散存放于三个不同地点，而这些地点又位于不同院区。这给档案管理、物流安排以及信息获取带来了诸多困难。

最终，该机构成功获得资金支持，建设了一座集中式档案库，并新建了一处专门用于病历档案存储的档案中心。

随后，我们需要解决如何将分布于三个地点的 22,000 延米档案（约相当于 66,000 个档案箱） 转移至新的中央档案库的问题。同时，在整个搬迁过程中，还必须持续为 NHS Trust 提供档案调阅服务，并确保未来能够更加便捷地访问相关档案。

这是一个规模庞大的物流项目，并且必须在四个月内完成。

我们如何提供帮助

Crown 嘉柏为 NHS Trust 提供了三种不同方案供其选择，最终客户选择由 Crown嘉柏提供项目所需的全部材料、运输物流、劳动力以及专业支持服务，以完成新档案中心内档案重新上架和整理工作。

Crown 嘉柏开展了一系列现场勘查，以评估场地可达性、物流安排、服务水平、项目时间表、适当的人力资源配置以及相关流程规范。我们的项目管理团队与 NHS Trust 的关键利益相关方进行了多次沟通，对上述各项内容以及其他相关事项进行了充分讨论。

在任何档案开始搬迁之前，双方就完整的项目实施计划、报告需求以及关键里程碑达成一致，以便与客户共同对项目进度进行衡量和监控。

Crown 嘉柏组建了一支经过严格背景审查的专业团队，负责从现有货架上取下档案，并按照终端数字编码顺序装入周转箱。随后，这些档案被运送至新的档案中心，再由另一支团队完成上架工作。

与此同时，我们还与医院工作人员合作，对新设施中的档案架布局进行规划和配置，以确保所有转移档案从投入使用第一天起就能够被准确存放，并实现快速访问和调阅。

每天，项目团队都会生成并共享一份完整的档案转移清单。这样一来，即使某份档案正在不同地点之间运输过程中，一旦客户提出调阅需求，我们也能够迅速定位相应周转箱，并配合客户团队完成档案提取和送达医院的工作。

最终，所有档案均从原先三个地点转移至新的集中式档案中心，并继续沿用原有的终端数字编码体系。这样，档案管理人员无需改变既有工作习惯，仍然能够按照熟悉的编号规则准确定位档案，从而持续为医院各科室和门诊部门提供档案服务。

项目初期，双方约定每日召开项目会议，以确保各项工作按计划推进。随着项目顺利开展，会议频率逐渐降低为每周一次。

最终，我们与 NHS Trust 共同确认所有原存储地点均已完全清空，所有档案均已准确存放至新的档案库中。项目结束后，我们对整个项目进行了全面复盘，并最终与客户共同确认项目所有内容均按照既定计划圆满完成。

灵活性是该项目成功的关键因素。NHS Trust 需要一个能够理解并协助其应对内部挑战的合作伙伴，以提供完整的一站式解决方案。

Crown 嘉柏不仅在规定时间内完成了全部项目工作，同时也严格控制在既定预算范围内，成功实现了项目目标。