英国律师事务所构建安全的虚拟环境

我们的客户是英国最大的消费类法律事务所之一，在英格兰、威尔士和苏格兰设有多个办公室，我们通过实体与数字化方式在各地区为其提供服务。

挑战

新冠疫情的突发影响使客户不得不关闭办公室，员工和收费律师在家办公，无法获取位于伦敦市中心办公室内的关键纸质业务信息。这带来了重大挑战：如何在物流上将文件交付给数百名在家办公的收费人员，以及在传输敏感信息过程中所涉及的数据风险。

解决方案

在封锁措施实施后不久，Crown 迅速扩大了现有的按需扫描能力，在英国和爱尔兰各地部署了专业设备，并主动联系客户，确保他们了解按需扫描服务可以为其提供支持。

在封锁前，Crown 的 Workspace 团队已在客户现场提供办公室装修服务。周五上午，客户就潜在封锁问题与 Crown 进行了沟通并寻求支持。当天下午，我们的档案管理专家团队便进驻现场，将5,000份法律文件整理并装入带条形码的箱子中，并转运至位于彼得伯勒的安全存储设施。

与此同时，我们的项目管理团队着手搭建定制化的数字解决方案，以确保这些文件一旦到达彼得伯勒的安全设施（同时也是英国及爱尔兰数字卓越中心所在地），即可立即实现数字化访问。

运输车辆在文件转移当天即抵达彼得伯勒，并在随后周一完成第二次审计检查，使得收费人员可以从一开始就根据需要请求文件扫描服务。这些请求既可以通过 Crown 的在线订购平台提交，也可以通过专属客户支持团队处理。

文件完成扫描后，会通过安全文件传输协议（SFTP）进行安全传输，并直接导入客户的 SharePoint 系统。

该卓越中心目前负责协调英国和爱尔兰范围内的服务，同时对扫描文件进行额外的质量控制检查并监督整个流程。

成果

• 降低了纸质文件交付过程中带来的数据风险。
• 提升了工作效率：文件几乎可以即时访问，使收费人员能够持续处理案件。OCR 技术增加了搜索功能，现在可以在数秒内找到单个文件中的内容，而此前平均需要37分钟。
• 推动数字化转型：帮助实现可持续的档案管理模式。