英国警务部门扫描并数字化其人力资源档案

我们的客户希望在其共享服务和人力资源部门中采用更数字化的方式，以便为其超过15,000名员工提供更高效的沟通和支持。

当前的挑战涵盖多个方面，包括如何快速且安全地获取信息，以及大量的手动处理、电子邮件往来和纸质文档管理。

信息管理

信息和文档分散存储在多个位置，并存在多个版本，这使得及时获取信息成为一项挑战。这导致员工和人力资源团队出现延误和瓶颈。

尽管已有保留策略，但由于信息以实体形式存在，管理这些策略成为一项耗时且繁重的任务。人力资源人员每月需要花费数天时间手动处理这一流程。

所有沟通均通过电子邮件进行，导致版本繁多、邮箱堆积大量邮件，同时在人力资源流程和沟通方面缺乏控制和可视性。这包括绩效评估、政策与流程沟通以及人力资源行政事务。由于涉及多个邮件往来和多方参与，查询回复和跟进往往需要数天甚至数周时间。

整个部门及更广范围内正在推进数字化转型，因此客户的市场策略是寻找一个能够从长期角度支持其数字化需求的合作伙伴。

Crown 提供了多项服务，包括按需扫描、内容服务、业务流程评估以及工作流自动化。我们首先与团队密切合作，明确其需求并制定详细规范，以清晰界定项目范围并满足其要求。由于客户需要分阶段实施，我们在深入评估其现有流程和挑战后，制定了明确的项目计划并确定优先事项。

我们还能够清晰展示该方法的优势以及具体改进点。

实施ECM和业务流程评估服务

随后，我们开始实施 ECM 解决方案。

通过内置的 OCR 功能，在扫描中心的支持下，客户能够快速实现文档数字化。这一过程对于训练 OCR 工具至关重要，使客户不仅能够处理历史积压文档，还可以持续进行日常扫描工作。目前这些工作已由客户自行管理。

第一阶段重点是让历史和当前信息实现可访问性。通过建立归档结构和搜索功能，确保信息可以快速且通过多个平台获取。

我们还应用了自动化的保留策略，并通过与 O365 的集成，使 ECM 功能可以通过用户日常使用的界面和系统访问，而无需强制使用全新的界面。

提供工作流自动化服务

我们构建了高层级工作流，实现政策和流程的自动分发，并设置了安全权限结构，确保只有合适的人员可以访问相应的信息。

按需扫描的挑战

Crown 的咨询式方法确保从项目一开始就建立协作性的项目计划，过程透明且具备灵活性。这使得从文档扫描到工作流任务完成的整个过程都能被主动管理并保持透明。我们定期召开项目会议，确保项目按照初始计划推进。大部分配置在异地完成，但所有用户验收测试（UAT）和培训均在现场进行，并配有结构化议程。

由于配置问题以及项目更新会议后的变更请求，项目最终延期了3个月。对此未收取额外费用，因为项目过程中出现范围扩展是常见情况。

得益于我们结构化的变更请求流程，客户充分了解延期原因，并对这些延迟表示理解和接受。

支持内容服务并减少邮箱负载

随着所有记录实现数字化存储，客户已实现快速、便捷的信息访问与控制，这也是其主要目标。由于电子邮件被存储在 ECM 系统中，邮箱负载得到了有效控制，人力资源人员也不再需要花费数小时管理和设置保留策略，因为这些已实现自动化。员工现在可以通过电子表单和工作流向人力资源部门提交请求，并在明确的服务级别协议（SLA）下获得快速响应。这使电话咨询量减少了90%，从而让人力资源团队能够专注于更核心的工作。

一个关键需求是采购一个能够在人力资源部门以及整个企业范围内扩展的解决方案。通过我们的实施方法和技术组合，我们已开始进一步参与优化人力资源流程，并拓展至法务和财务领域。目前还在规划包括数据仪表板报告和心理健康应用等附加功能。

项目在预算内完成。

由于客户业务性质及其整体策略，我们无法分享具体细节或引用客户评价，但客户已承诺在适当阶段为未来客户提供参考。