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为什么您不应该依靠办公室碎纸机?

在很多情况下,如果文件数量很少,人们一般认为可以使用小型办公室碎纸机在内部销毁这些记录。但这样做会使您面临风险,为什么?

如果有一台简易办公室碎纸机,且一次只能粉碎少量文件,那么重新恢复这些文件相对容易,因为被粉碎的文件数量很少。如果文件数量多,则建议采用一家信誉高的专业粉碎和销毁公司。它们将确保纸张碎片足够小,并且数量足够多,以至于几乎不可能将这些信息重新拼凑起来而使您的公司面临风险。

粉碎服务要求

考虑到与保留拟销毁文件相关的风险,以下标准应该成为专业的文档管理人员粉碎文件或服务要求的基本标准:

  1. 、从收集到运输、储存和维护以至最后销毁,每一个指挥阶段都有安全完整的保密性。确认整个过程始终保持安全,并确保没有潜在的违规行为。我们已经知道一些专业的文档管理人员把纸张收集在安全设备中,结果却会让所有文档在未上锁且容易进入的建筑物中遭到泄露。
  2. 一份《销毁证明》,清楚地表明责任并确认需要粉碎的文件实际上已被粉碎。合法的销毁证明须保留完整的审计记录。
  3. 碎纸的输出应符合信息破坏行业协会“国家信息销毁协会”(NAID)定义的国际碎纸基线标准。在横切输出中,碎纸应不大于 6.3 x 1.91 厘米,或在条状输出中不得宽于 1.6 厘米。

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