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您的企业需要安全銷毀服务的六大因素是什么

一个人的废弃物就是另一个人的财富?当您没有正确处理包含机密数据或个人信息的文件时,这句话说的确实没错。数据泄露不仅在网上出现,还会在您管理日常机密文件时发生。这表明必须极其谨慎地处理包含敏感信息的纸质文件。

处理过了存档期限的纸质文件最常用的方法之一是碎纸,因为它快速、安全且具有成本效益。毁掉机密文件和敏感的企业信息,与拥有互联网防火墙以确保安全一样重要。

虽然企业可以由内部单位负责销毁文件,但越来越多的企业联系认证的销毁中心来为他们完成任务。销毁中心以专业的保密程序进行集中碎纸服务,可以节省时间、金钱并确保合规。这就是您的企业需要销毁服务的原因。

 

1. 保护企业知识产权

对于任何企业而言,知识产权是无形资产。如果管理和处置不当,它可能会成为一种责任,从而导致法律法规的影响和刑事违法行为。

最常见的侵犯知识产权的行为是伪造版权或商标。据估计,造假造成的企业收入损失可达数千亿。这代表知识产权在我们的全球经济中发挥着关键作用,它能够巩固企业的市场地位。假冒产品不仅会折损企业的价值和声誉,还会把不符合标准、不安全的产品流出市场使消费者蒙受风险和损失。

您的企业拥有重要的产品或行业资料,一旦落入您的竞争对手或公众手中很可能构成伪造的风险。实践正确销毁文件或其他媒体上的企业资料,能够有效推动保护企业知识产权。

 

2. 节省成本和存储空间

聘用专业的销毁中心将为您节省采购、维护和修理自己的碎纸机的费用。碎纸设备需要拆卸和清洁作日常保养,以稳定性能延长碎使用寿命。

此外,需要销毁的文件的存储费可能是您每月的固定支出。通过碎纸毁掉过时和不需要的文档,您不仅可以降低运营成本,而且还可以释放您原本分配用于文档存储的仓库空间。

 

3. 提高保密性

认证的销毁中心可以毁掉您不希望竞争对手或员工看到的敏感信息,例如同事的工资、员工个人隐私信息和财务文件、健康保险记录、业务和营销计划等。

这些文件将用集装箱或卡车运输,并在配备安全系统的设施中销毁。您还将获得一份销毁证书,让您确信您的数据已被安全销毁。

 

4. 提高生产力

让员工不用再处理内部销毁文件这种重复的常规工作,以免降低他们的工作效率,也可以腾出时间用于增值项目。专业的销毁中心拥有工业碎纸机,可以更快、更高效地在保密现场完成工作。选择专业的销毁服务将帮助您的企业以最高效率运营,同时保护您企业的信息和文档免受恶意攻击。

 

5. 确保合规并承担社会责任

信息泄漏现象日趋严重,现在这时期企业更要留意存储大量纸质文件的危机。数据泄露可能造成的主要损害之一是身份盗用,即不法分子盗用个人敏感信息从事各种欺诈犯罪行为。

根据《中华人民共和国个人信息保护法》的规定,企业有义务履行保护他们拥有或控制的客户和员工的个人信息的职责。如果不遵守这些规则,企业可能会面临严重的后果,例如媒体的负面报道、品牌损害、收入损失、监管罚款和不可预见的内部运营成本。

通过选择熟悉并完全遵守政府指引的文件销毁服务提供商,确保最终结果满足客户的需求和达到行业标准,让您不用挂心处理流程是否符合规定。

 

6. 减少碳足迹

纸张处理不当是造成环境污染的主要原因之一。如果您习惯以纸质文件存储资料,您应确保以对环境影响最小的方式处理不再需要的纸质文件。

碎纸是实践这一点的一种方法。然而,仅仅毁掉纸质文件并将它们丢弃在垃圾箱中是不够的。外包给环保、保密废物处理的销毁中心可以回收纸碎循环利用,支持和促进您企业的可持续发展议程。

 

纸质文档只会有增无减,因此建立安全销毁的最佳管理流程非常重要。嘉柏文件管理提供合规且安全的销毁和处置解决方案,可为您的企业节省时间、金钱和风险。今天就联系我们,帮忙清理您堆积的过期文档。

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