Skip to content

主菜单

选择区域和语言
Close

管理过时的数据永远不会太晚

过去十年以来,您曾否打开过文档箱进行检查?

如果您的回答是“否”,这可能有潜在的问题。在业务运营中,文档存储仍然是不可或缺的一部份,尽管信息管理技术和数据保护规范不断演变,这些过时的文档总是要管理的。

 

久未打开、载有个人信息的纸质文档存储箱可能是定时炮弹?

欧盟在2018年出台的通用数据保护条例(GDPR)规定了如何收集、处理和销毁个人数据。非欧盟组织如果向欧盟客户提供商品丶服务或跟踪欧盟公民的行为记录,则可能必须遵守此条例。在GDPR的保护下,欧盟公民和居民相对地享有更大的控制权管理其隐私。如果已经完成企业最初收集或处理信息的目标,那麽信息主体有权要求企业删除其登录的个人信息,然而每一个案例都必须单独评估。企业在存储和处理欧盟公民的数据时需要明示收集丶处理信息的目的丶方式和范围。如果不正确管理或使用个人信息,违反GDPR的罚款将会很高。

这些规定不仅适用于数字数据资料,还适用于纸质文档。保留不必要的纸质文档存储箱,更不用说您可能不了解文档的内容,有机会成为数据炮弹。这不单单让企业花费大量的时间和金钱来处理它们,而最坏的情况可能是赔上商誉和受到惩罚。

如果您的企业受到GDPR所规限,那么清楚知道存储了什么数据丶数据保存在哪里丶如何使用它等等就成为您的首要任务。

那么问题有多大?

出于法律和法规方面的原因,您需要保留纸质文件以及那些在将来有价值的文件。但是如果您保留纸质文件的目的单纯为“可能”有用,或者您没有时间或资金来整理它们,那么这种习惯会带来滚雪球式的问题。多年以来不重要的文档堆积如山,而随着时间的流逝您往往会漏数然後遗忘。

如果您有多个存储位置,则会加重问题。小型公司大多自己管理文件箱或使用第三方公司的文件存储服务。对于大型公司而言,由于混合外包的管理项目和各地设施的内部存储,很难把握在全国范围内文档纸箱的准确数量。

没有统一丶完整的数据存储结构,您将无法在企业内有效地管理文档,从而拖垮了办公效率及信息的交流与利用。

嘉柏如何帮助您?

嘉柏文件管理在信息管理方面拥有30多年的经验,可以改善您的业务绩效。我们根据您的需求制定最佳方案,协助您存储文件丶设定以公司政策建议文件的保留期限为基本的销毁流程,及建立有效检索信息的文件系统。与我们的专业人员联系以获取更多详细信息。

Speech Icon

与我们的一位专家交谈

联系我们

需要了解我们的服务可为您带来什么帮助?还是只想要根据您的特定要求获得报价?请立即联系我们的档案管理专业人员。