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扫描纸质文件的十大理由

扫描纸质文件的十大理由

企业比以往更需要把信息数字化

 

在《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)生效的一年间,欧洲公民对其个人数据拥有了新的权利,焦点集中在信息管理上。但是经常被忘记的是,并非所有信息都是数字数据。我们估计仅在英国就可以存储多达2亿箱实物记录—如何处理它们应该成为企业议程的首要任务。许多企业没有意识到,GDPR不仅适用于数字数据,还适用于纸上存储的任何个人数据。这可能是对某些人的警钟 — 因为这意味着企业现在需要知道他们收藏在仓库中包含哪些个人信息,并思考如何按需查找、维护或删除这些个人信息。对于许多企业而言,显而易见的答案是扫描纸本记录以生成数字版本。

 

现代扫描是一项非常先进的技术,它不仅提供对物理数据的扫描。实际上,像OCR这样的智能软件可以复制文本或手写数据,并使其可搜索和可编辑。此外,扫描可用于开发票、图像处理、协作和标记,都是非常可靠的。例如在嘉柏文件管理,我们处理以上事务的成功率为99.8%

 

1.扫描可以更快地查找文件和管理数据 — 同时合规

《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)和《加州消费者隐私法案》(CCPA)分别赋予欧盟和美国公民要求维护、删除和复制其个人信息的权利。如果信息是装在文件箱里且无法搜索,您将如何实现?通过扫描,可以更快地查找文件并更轻松地管理数据。

 

2.扫描节省物理存储上的费用

储存物理数据,特别是异地仓库存储,可能是不必要的支出。尤其是如果将来没人知道文件箱里存了什么,或要如何找到它们的时候。

 

3.扫描节省空间

使用优质的办公室来存储业务记录的成本很高。扫描文档能释放办公空间,可以为公司创造更多收入。单个服务器已经可以存储数千个文件,不再需要笨重的文件柜来存放。

 

4.扫描提高了数据安全性

保护硬拷贝信息是困难的。扫描的文档可以被加密丶受密码保护并安全地存储在云中。您可以将访问级别分配给特定用户,并跟踪所有相关的文件活动。

 

5.扫描改善了员工合作

文档扫描无需在纸上复制及分享信息,使文档共享和项目协作的进行变得容易。多个不同地点的员工可以同时访问和查看电子文档。

 

6.扫描促进审计合规

对于大多数企业而言,合规性是必须面对的。文档扫描使您的公司更容易履行其法律和法规义务。数字文件可以快速整理、索引和生产,甚至可以满足最严格的审核员的需求。

 

7.扫描能够为客户提供更好的服务

如果您在多个地区拥有客户,则很难提供一致的客户服务。文档扫描无需打印和邮寄账单、发票对帐单和其他文件,使您能够更快地将重要信息提供给客户。

 

8.扫描减少纸张杂物

堆积的纸质文件会降低生产力。当您以扫描处理物理数据时,杂乱的纸不再成为办公室的常态。扫描也可以使环境受益。根据美国无纸化项目,平均每个上班族每年使用10,000张纸。那是多大量的树木!

 

9.扫描协助数据灾难恢复

纸质文件特别容易遭受火灾丶洪水和自然灾害的破坏。可幸的是,文档扫描为您的企业提供了加强数据灾难恢复方案。您可以将数字图像备份到磁带或硬盘驱动器上,也可以使用电子保管库存储保管。

 

10.扫描节省时间

AIIM(信息与图像管理协会)调查发现,每个人平均需要37分钟才能找到一份纸质文件。相比之下,您无需离开办公桌就可以快速、轻松地以电脑检索已进行扫描的文档。

 

如果想了解多一点有关数字扫描和成像的服务,欢迎跟我们的专业团队联系。

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