舊 IT 資產帶來的資料風險遠超許多企業的想像

舊 IT 資產很少會在停止使用後立即從工作環境中消失。

員工離職後留下的部分手提電腦、仍放置於辦公桌下的舊桌面電腦、被拆卸後存放在抽屜內的硬碟，以及收納於儲物箱中的手機、顯示器、網絡設備和伺服器，往往因為缺乏明確的處理安排而被長時間保留下來。

表面上，這些設備看似只是已停用的辦公器材，但實際上，其中不少仍可能儲存著敏感的業務資訊。

對香港企業而言，IT 資產處置不僅是一項行政工作，更與資料保護、資訊安全、合規管理、審計準備及環境責任息息相關。隨著企業持續管理愈來愈龐大的數碼資訊，確保已達使用壽命終點的 IT 設備獲得安全及妥善處理，已成為資訊管治不可忽視的一環。

因此，完善的 IT 資產處置（IT Asset Disposition，簡稱 ITAD）應納入企業的 IT 資產生命週期管理流程之中。當設備完成其使用使命後，透過有系統的 ITAD 計劃，企業不僅能保護敏感資訊、支援合規要求，更能有效降低不必要的營運及資料安全風險。

舊 IT 資產仍然構成業務風險

大多數工作場所使用的設備，在其生命週期內都曾經處理或儲存敏感資訊。一部手提電腦可能存有客戶紀錄、合約、電子郵件、財務文件、員工資料或登入憑證；一部手機可能儲存商業訊息、聯絡人名單、檔案、照片及企業應用程式的存取權限；而伺服器及硬碟更可能保存多年累積的營運數據及關鍵業務資訊。

即使設備已停止使用，若未經妥善管理、資料清除或銷毀，其中儲存的資訊仍有可能被存取或復原。

這為企業帶來一種容易被忽視的潛在風險。設備本身或許已失去業務價值，但當中的資料對網絡犯罪分子、未經授權人士，或任何試圖獲取敏感資訊的人而言，仍然具有價值。

對香港企業來說，保護個人資料、商業機密及客戶紀錄已成為基本責任。因此，對於已達使用壽命終點的 IT 資產，企業不應只視其為需要棄置的設備，而應將其視為資訊安全及資訊管治的重要議題，並透過適當的管理措施降低相關風險。

刪除檔案並不一定足夠

許多企業認為，在處置舊 IT 設備之前，只需刪除檔案、格式化硬碟或將設備恢復原廠設定，便已足夠。然而，這些做法雖然能移除表面可見的資料，卻未必能提供企業在安全處置設備時所需的保護水平。

這一點對於需要處理客戶紀錄、員工資料、財務數據、醫療紀錄、法律文件或其他敏感商業資訊的機構尤其重要。

如果設備在未經適當資料清除或安全銷毀的情況下離開企業，企業便可能失去對當中資訊的控制權。即使設備已停止使用，其中儲存的資料仍有機會被復原或存取。

對香港企業而言，保護個人資料及機密商業資訊不僅是資訊管治的重要組成部分，更是企業合規管理的一項關鍵責任。因此，妥善的資料清除程序應成為 IT 資產處置流程中不可或缺的一環。

而風險，往往就是從這裡開始。

仍可能儲存資料的常見設備

資料安全風險並不僅限於電腦。許多工作場所常見的設備同樣具備儲存敏感資訊的能力，包括：

• 手提電腦及筆記型電腦
• 桌面電腦及工作站
• 硬碟及固態硬碟
• 伺服器及儲存設備
• 手機及平板電腦
• 網絡設備、路由器及防火牆
• 打印機、掃描器及多功能事務機
• 閉路電視及視像監控設備
• 擴充底座及可移除式儲存媒體

部分設備可能因為已經老化、損壞或停止使用，而看似不再具有風險。然而，這並不代表其中儲存的資料已被移除。

如果未經適當的資料清除或安全銷毀程序處理，即使設備已經達到使用壽命終點，當中儲存的敏感業務資訊仍有可能被存取或復原。

因此，企業在管理及處置舊 IT 資產時，不應只關注設備本身，而應同時考慮其中所承載的資料風險，確保所有儲存資訊的設備都能透過受控及安全的方式完成處置。

為何 IT 資產處置ITAD如此重要

IT 資產處置（IT Asset Disposition，簡稱 ITAD）為企業提供一套具結構性且安全的方式，以管理已達使用壽命終點的科技設備。完善的 ITAD 流程有助企業清楚識別需要處置的資產、區分儲存資料的設備與一般電子廢物、選擇合適的資料清除或銷毀方式，並保留完整的處置紀錄。

這對企業內不同職能部門都具有重要價值：

• 對 IT 團隊而言，有助降低資料外洩及敏感資訊遭未經授權存取的風險。
• 對合規及風險管理團隊而言，有助支援企業管治、審計準備及法規遵循要求。
• 對財務團隊而言，有助維持準確及最新的資產登記紀錄。
• 對行政及設施管理團隊而言，能夠在騰出寶貴辦公及儲存空間的同時，安全地移除已淘汰的設備。
• 對管理層而言，有助落實更完善的資訊安全、企業管治及環境可持續發展策略。

對香港企業而言，隨著資料保護、資訊管治及企業問責要求日益受到重視，ITAD 不應被視為單純的設備棄置程序，而應納入整體風險管理及 IT 資產生命週期策略之中。

簡而言之，ITAD 能夠確保已淘汰的 IT 設備以安全、受控及可追溯的方式進行管理，而非被當作一般辦公廢棄物隨意處理。

IT 資產處置對環境的影響

不當處理電子廢物同樣會對環境帶來挑戰。許多電子設備含有不適宜與一般垃圾一同棄置的物料。透過負責任的 IT 資產處置方式，企業不僅能減少有害物質進入堆填區的風險，亦有助於可再利用零件的回收、翻新或循環再用。

對企業而言，這是履行企業責任的重要一環，同時反映企業對資訊安全及環境可持續發展的重視，確保已達使用壽命終點的 IT 資產能夠以安全及環保的方式妥善管理。

完善的 ITAD 流程應包括哪些要素？

安全的 IT 資產處置（ITAD）流程應具備清晰的管理架構、完善的控制措施，以及完整的文件紀錄。最基本應包括以下內容：

• 安全地收集、運送及處理 IT 資產
• 識別所有儲存資料的設備
• 根據設備類型採用經認證的資料抹除、消磁或實體銷毀方式
• 以負責任的方式回收或處置電子廢物
• 保留完整的文件紀錄及審計追蹤資料
• 由具備安全銷毀、資訊管理及 IT 資產處置經驗的專業服務供應商提供支援

其中最重要的原則，是避免採用非正式或缺乏監管的處置方式。將淘汰設備交予來歷不明的第三方、一般廢料回收商，或未經驗證的處理渠道，看似方便快捷，但往往會為企業帶來不必要的資料安全、合規及聲譽風險。

對香港企業而言，安全且受控的 ITAD 流程有助確保已淘汰的科技設備能夠按照資訊管治、資料保護及負責任環境管理的要求進行處置，從而降低風險並提升企業整體管治水平。

香港嘉栢資訊管理如何提供協助

香港嘉栢資訊管理提供安全的 IT 資產處置（ITAD）及電子廢物處理方案，協助企業以安全、合規及負責任的方式管理已淘汰或達使用年限的 IT 設備，同時符合企業的資訊管治要求。

我們的服務涵蓋資料清除、消磁及實體銷毀，並會根據設備類型、資產狀況及企業的資訊安全和合規要求，提供最合適的處理方案。

無論企業需要處置舊有手提電腦、桌上電腦、流動裝置、硬碟、顯示器、伺服器或其他 IT 設備，嘉栢資訊管理香港都能確保相關資產透過安全、受控及具備完整紀錄的處理流程妥善管理，而非長期閒置於儲存空間內，或經由未經驗證的渠道處置，從而降低資料外洩、合規及資訊安全風險。