I tuoi dipendenti trascorrono ore a cercare documenti. Perché?

Le aziende moderne si basano sull’accesso rapido alle informazioni. Che si tratti di una presentazione da condividere con il management, di un report di mercato per supportare una decisione strategica o semplicemente di una fattura da recuperare, trovare il documento giusto al momento giusto è fondamentale.

Eppure, nonostante i continui progressi tecnologici, molte organizzazioni si trovano ad affrontare una realtà diversa: le informazioni sono sparse tra cartelle condivise, email, archivi fisici, dispositivi locali, piattaforme cloud e applicazioni aziendali.

La tecnologia avrebbe dovuto semplificare il lavoro. In molti casi lo ha fatto. Tuttavia, quando si parla di gestione delle informazioni, la situazione è spesso diventata più complessa anziché più semplice.

Un quarto della giornata lavorativa viene speso alla ricerca di informazioni

Molte persone sottovalutano l’impatto che la ricerca di documenti ha sulla produttività quotidiana.

Secondo una ricerca di McKinsey, i dipendenti trascorrono in media circa 1,8 ore al giorno alla ricerca di informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. In pratica, quasi il 25% della giornata lavorativa viene dedicato a cercare file, dati o documenti invece che ad attività a valore aggiunto.

Più aumentano i sistemi utilizzati dall’organizzazione, più il problema tende ad aggravarsi. È facile ritrovarsi a dover consultare archivi cloud, intranet aziendali, caselle email, cartelle condivise e applicazioni specializzate semplicemente per recuperare un singolo documento.

Anche altre ricerche confermano questa tendenza. Uno studio di Adobe ha rilevato che quasi la metà dei dipendenti fatica regolarmente a trovare i documenti di cui ha bisogno, descrivendo spesso i sistemi di archiviazione aziendali come complessi, frammentati o inefficaci.

Qual è l’impatto economico?

La perdita di produttività si traduce inevitabilmente in un costo per l’organizzazione.

Secondo IDC, le aziende possono perdere oltre il 20% della produttività a causa di problematiche legate alla gestione documentale. Non si tratta soltanto del tempo impiegato nella ricerca di informazioni, ma anche di ritardi nei processi, duplicazioni di attività e difficoltà nella collaborazione tra team.

Anche piccoli errori possono avere conseguenze significative. Documenti archiviati in modo errato, versioni duplicate o informazioni non aggiornate possono generare inefficienze operative che si accumulano nel tempo.

E i costi indiretti sono spesso ancora più rilevanti.

Decisioni rallentate, risposte tardive ai clienti, processi amministrativi inefficienti e difficoltà nel rispettare obblighi normativi possono avere un impatto concreto sulla competitività e sulla reputazione aziendale.

L’impatto sul benessere dei dipendenti

La difficoltà nel reperire informazioni non influisce solo sui risultati aziendali.

Influisce anche sulle persone.

Quando un dipendente non riesce a trovare rapidamente ciò di cui ha bisogno, la frustrazione aumenta. Molti lavoratori percepiscono queste difficoltà come un ostacolo alla propria produttività, anche quando il problema deriva da sistemi e processi inefficaci.

Secondo APQC, alcuni dipendenti dedicano solo 30 delle 40 ore lavorative settimanali ad attività realmente produttive, mentre il resto del tempo viene assorbito da inefficienze operative, tra cui la ricerca di documenti e informazioni.

Nel lungo periodo, questa situazione può influire negativamente sul coinvolgimento dei dipendenti, sulla soddisfazione lavorativa e persino sulla retention del personale.

Perché accade?

Nella maggior parte dei casi, il problema non è la quantità di informazioni disponibili.

È il modo in cui vengono gestite.

Molte organizzazioni accumulano nel tempo sistemi diversi, processi differenti tra reparti e archivi separati che finiscono per creare silos informativi.

Quando le informazioni non sono centralizzate e governate correttamente, trovare ciò che serve diventa sempre più difficile.

A questo si aggiungono spesso:

Sistemi legacy non integrati
Archivi fisici difficili da consultare
Processi manuali
Duplicazione di documenti
Mancanza di regole condivise per l’archiviazione

Il risultato è una crescente complessità che rallenta l’intera organizzazione.

Come migliorare la gestione delle informazioni?

La soluzione non consiste semplicemente nell’acquistare un nuovo software.

Una gestione efficace delle informazioni richiede un approccio più ampio, che parta dall’analisi dei processi e delle modalità con cui i documenti vengono creati, archiviati, condivisi e utilizzati all’interno dell’organizzazione.

Un buon punto di partenza consiste nel mappare i flussi informativi esistenti e individuare dove vengono generate le principali inefficienze.

Tra le azioni più efficaci troviamo:

Digitalizzazione dei documenti cartacei
Centralizzazione delle informazioni
Implementazione di sistemi documentali strutturati
Automazione dei processi ripetitivi
Eliminazione di strumenti e archivi non più necessari
Formazione del personale sulle corrette modalità di gestione delle informazioni

Anche l’inserimento di queste pratiche nei programmi di onboarding può contribuire a garantire una maggiore coerenza nel tempo.

Una gestione delle informazioni più semplice è possibile

Le informazioni dovrebbero aiutare le persone a lavorare meglio, non rallentarle.

Quando documenti, dati e processi sono organizzati in modo efficace, le organizzazioni possono migliorare la produttività, ridurre i costi operativi e offrire un’esperienza migliore sia ai dipendenti che ai clienti.

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