客戶是一家積累數十年的經驗的律師事務所，在國際經濟法、知識產權與商業訴訟、公司與商業交易、併購、商標和版權投資組合管理方面提供專業的法律咨詢。客戶一直在協助其客戶管理全球市場中的競爭問題。除私營部門外，客戶還向政府機關提供有關法規之修正和建議等，讓政府機構得以履行世界貿易組織的義務。
挑戰
多年來，客戶將經營產出按年遞增的文件儲存在遠離辦公大樓的舊公寓裏。整體檔案儲存的系統不太理想—客戶除了一直沒有適當控管存檔，同時也沒有設立有系統的文件儲存規則。庫存清單也久沒更新，沒有標籤的檔案讓客戶未能方便有效地查閱文件。倉庫沒有合適的文管設施和安全設置，文件遺失和損毀的風險令人擔憂。
客戶希望解決此困境，聯繫嘉柏文件管理來評估，並在一系列廠商調查後選擇了嘉柏來整頓其重要文件。
解決方案
嘉柏文件管理接收此項目之後，重點是處理過時及不準確的庫存清單，恢復文件的搜尋操作。我們接受客戶的授權，組織團隊前往協助文件箱數量確認、正確更新其庫存清單、針對受損箱子重新包裝後全數貼標籤，直到全數進倉為止。標籤好的文件箱悉數送往嘉柏世界級的倉存設施中安全地儲存，而當客戶提出要求時可以立即查閱所需要的文件。
結果
客戶對我們的專業服務表示讚賞。嘉柏的文件管理系統讓客戶方便迅速地存取資料，縮短了回應內部和外部顧客的時間，更重要的是釋放了珍貴的辦公空間、省卻人員管理文檔的時間及工序。這不但提升了客戶業務的效益，也使整個團隊運作得更流暢。
