什麼是「影子資訊科技」？它如何悄悄消耗您的 IT 預算？

您的員工可能正在使用它，卻未曾察覺。影子資訊科技指的是員工在未經資訊部門核准的情況下，自行採用的各類技術工具，例如：使用個人雲端硬碟儲存公司文件、以私人手機收發工作郵件，或透過非公司授權的即時通訊軟體進行協作。凡此類未經正式管控的技術使用行為，皆屬影子資訊科技的範疇。

在我們探討資訊管理複雜性的系列文章中，我們分析了企業為何容易陷入多平台並行的困境，也說明了員工每週花費數小時搜尋文件的根本原因。現在，我們要進一步談談影子資訊科技的潛在風險。

為什麼這些行為難以察覺？
事實上，員工採用影子資訊科技並非出於惡意，而是為了在繁瑣的內部系統中尋求更高的工作效率。

舉例來說（這是我們實際與客戶接觸的案例），某位行銷經理因公司內部檔案分享流程過於繁複，便選擇使用 Dropbox 與外部自由工作者協作。這類行為的背後原因，往往是企業既有資訊科技系統被視為操作不便、效率低落，導致員工另尋他法。

為什麼影子資訊科技最終讓企業付出更高代價？
來自特定部門的挫折感，往往會衍生出隱性支出，進一步導致企業內部出現重複訂閱、資源分散的情況 — 這類風險在中大型企業中尤為常見。舉例來說，人資、行銷或業務團隊可能各自訂閱不同的工具或平台，導致資源重疊、成本增加。

最明顯的風險：資安與企業聲譽
未經授權的技術使用，幾乎必然伴隨資安漏洞，這已是業界共識。員工在使用個人應用程式或雲端服務時，往往不會特別考慮資安風險 —  畢竟這些問題「看似」總是發生在別人身上。缺乏監管機制，也讓像是強密碼、雙重驗證等資安最佳實務難以落實。

實際數據更具說服力：根據 IBM Security X-Force《雲端威脅態勢報告》，近半數的網路攻擊可追溯至未受控的影子資訊科技系統。這並非假設性風險，而是每年為企業帶來鉅額合規成本與聲譽損失的真實威脅。英國航空公司就是一個典型案例 — 因客戶資料透過「未受控入口點」外洩，最終遭罰 2,000 萬英鎊。

好消息是，這些風險是可以減低的。透過明確的政策制定與員工教育訓練，企業可以有效提升資安意識，讓員工了解自身行為對整體安全的影響。正如我們一貫的建議，成功的資訊管理策略應建立在兩個核心原則之上：

1. 自上而下的整合性 — 確保制度與流程全面貫徹；
2. 自下而上的簡便性 — 當員工發現企業提供的工具夠直覺、好用，自然不會另尋他法。

合規法規的挑戰與影響
相信您對《一般資料保護規範》等法規已有基本認識，也清楚違規可能帶來的高額罰款 — 最高可達年度營業額的 4%。雖然這聽起來像是常識性提醒，但當企業的資料 — 從損益表到策略規劃文件 — 分散在多個平台與未受控的應用程式中時，真正要做到合規，其實非常困難。

如何有效降低風險？

1. 全面盤點與稽核：針對企業內所有現行使用的軟體、雲端服務與平台進行盤點。透過問卷或訪談方式，了解員工使用非正式工具的原因，目的在於釐清現況，而非追究責任。
2. 整合與精簡：找出重複或閒置的資訊科技資源，整合並優化訂閱方案，降低不必要的支出。
3. 導入好用的已核准的工具：如前所述，員工使用影子資訊科技的主因往往是公司系統操作不便。提供憑直覺能知曉、易用的替代方案，有助於自然導向合規行為。
4. 明確劃分責任：清楚定義各類資料的管理責任，並建立簡明的技術使用規範。若尚未導入單一登入機制，建議儘速導入。
5. 員工教育與培訓：這是關鍵步驟，應納入所有新人訓練流程，讓員工從入職第一天起就了解企業的技術架構與潛在風險。

由此開始

影子資訊科技只是資訊管理挑戰的一環。深入了解如何簡化企業資訊流程、降低風險並提升合規效率，請參閱《挑戰資訊管理的複雜性》指南。