您的團隊是否正花費大量時間在找資料？為什麼會這樣？

現代企業的運作仰賴關鍵資訊的便捷存取：無論是需向董事會呈報的預測簡報、須分發給利害關係人的市場研究報告，甚至連發票都可能在這片迷霧中遺失。

這本不該發生。我們曾被告知科技將簡化工作生活，若說科技在某些方面未能實現承諾，或許有些誇大。然而在資訊管理領域，情況似乎愈發複雜而非簡化。我們曾在先前文章中剖析過箇中原因。

許多工作者每日耗費大量時間搜尋與翻閱文件。關鍵在於，這個看似微不足道的問題會隨著系統增加而惡化 — 當你必須同時處理雲端硬碟、內部網、本地裝置，有時甚至要應付十幾個專屬系統（還未計入實體文件！），只為取得一份包含單一歷史數據點的簡報檔案時，情況便已失控。

每天有四分之一的工作時間都花在找資料？
許多人容易低估這些時間消耗的影響，但我們有明確的數據佐證：根據麥肯錫的最新研究，員工平均每天花費約 1.8 小時在搜尋資訊上，等於一天工作時間的近 25% 就這樣被耗掉。換句話說，企業實際上有四分之一的人力成本被浪費在系統與資料夾間的摸索。

不只麥肯錫，Adobe 的調查也指出，將近一半的員工（48%）經常找不到所需的文件，許多人甚至認為公司內部的檔案系統過於複雜、效率低落。這些日常的挫折不只影響整體生產力，更會分散員工在本職工作上的注意力。

這些時間與資源的消耗，本質上就是企業在資訊管理上的隱性成本。

資訊管理不善，財務衝擊有多大？
我們前面已略有提及，但生產力的流失最終會直接反映在財務上。根據 IDC 的研究，企業因文件管理問題導致的生產力損失高達 21.3%。換算成金額，平均每家企業每年在每位資訊工作者身上就會多支出約 19,732 美元。

即使是像文件歸檔錯誤這類看似小問題，每次也可能造成約 125 美元的損失；而若是文件遺失，行政成本更可能高達每次 350 至 700 美元。值得強調的是，這並不是員工個人的問題。多數員工都表達過類似的挫折感 — 他們希望能專注在本職工作上，而不是在日益龐大的企業檔案庫中扮演資料管理員的角色。

而除了這些直接成本外，還有更難量化的財務影響：像是決策延誤、銷售流程受阻，甚至因文件管理不善而影響客戶滿意度，這些都可能對企業聲譽造成長期傷害。

資訊管理混亂，也可能加劇員工流動率
這樣的情況對員工士氣造成連鎖影響。當同仁無法順利取得所需資料時，不僅感受到壓力，更可能產生焦慮 — 畢竟這會影響個人表現，即使問題根本不在他們身上。根據 APQC 的研究，有部分員工在每週 40 小時的工時中，僅有約 30 小時投入在具生產力的工作，其餘時間則耗費在搜尋文件等低效率作業上。

這種長期的挫折感不僅影響工作氛圍，更可能導致人才流失，使原本不該如此複雜的資訊管理問題，衍生出額外的人力成本。建立完善的文件管理系統至關重要 — 重點在於資訊整合而非分散。唯有如此才能打造高效且正向的工作環境，讓員工專注在真正重要的任務上。

該如何改善資訊管理？
我們一再向客戶強調：要有效提升文件管理效率，必須採取整體性的策略，重點在於量身打造解決方案，而非直接套用現成軟體。

第一步是全面盤點現有系統，視為企業資訊流向的稽核作業 — 釐清每筆資料的來源、流通路徑與最終歸屬。將各項流程整合至單一平台，能大幅簡化搜尋與存取的流程。

這類稽核建議定期執行，以確保淘汰不再使用或已過時的工具（您可能聽過「影子 IT」這個詞，若不熟悉，我們在下方推薦的文章中有詳細說明）。在這個階段後，我們發現最常被忽略的環節，是員工的教育訓練 — 讓同仁理解系統變革的內容，並熟悉新系統的操作方式。將此納入新人訓練流程也非常關鍵。

準備好簡化您的資訊管理流程了嗎？
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