企业内容管理是企业的关键组成部分

2022年04月29日

数字化转型不再是一个新的革命性术语。今天，转型的公司不再是潮流引领者，他们只是在做他们必须做的事情，以在现代竞争激烈的市场中生存。十多年来，以科技管理数字化资产一直被吹捧为问题的答案 — 无论是成本、时间还是协作方面。

随着越来越多的公司拥抱数字化，一个新的问题出现了 — 数字化内容的海量存储，分布在不同操作系统当中。程序是为独立运行工作流程开发和采用的，缺少与其他流程的联系。结果？企业积累了大量流程系统，成为了管理的一大难题。

供应商花费大量时间维护现有流程，几乎没有机会进行更新。这就是企业内容管理发挥作用的地方。

ECM 集成了不同的功能和程序，允许它们互相进行通信。这使用户能够从中央存取和处理资料和控制所有不同的系统。

示例之一是将数字签名软件整合到文档管理系统中。在集成之前，一个人在手动签署文档后以数字方式收集归档。集成让企业从手写签名转向电子签名，从而节省纸张和时间。

捕获是管理记录最基本的功能之一。捕获集成允许供应商快速有效地数字化文档。可以通过多种方式捕获企业中创建或存储的信息：

受监管的环境需要广泛地使用文档管理工具。当今市场上大多数 ECM 工具都提供基本的文档管理服务。集成更进一步，允许企业扩展 ECM 系统内的服务。

人工智能可以自动处理大量扫描文档和图像，以实现分类、索引和搜索等功能。它还应用语言处理和文本分析来分析文档、网站和社交媒体帖子的内容。人工智能语音的技术允许语音界面的数据输入、搜索和存取文档。

虽然报告在几乎所有企业中都很常见，但分析才是这些报告的价值所在。它们有助于从数据中收集见解，使决策者能够制定策略并分配资源以获得最佳结果。

将现代分析工具集成到 ECM 系统中，同步跟踪和更新数据，识别关键业务流程并自动化及时报告。

在疫情的影响下，数字签名解决方案变得越来越重要。传统的签名过程涉及多个步骤，更不用说实际的文件运送。对于客户和供应商来说，这通常都很繁重。

ECM 系统将允许您将数字签名集成到流程中，从而节省纸张和时间。

团队之间的协作对于任何企业的运营都非常重要，尤其是当企业的规模扩大时。协作工具可以集成到 ECM 系统中，以促进实时、即时和更新通信。

企业内容可以在一个地方轻松搜索和跟踪，允许同时编辑、注释等。信息治理将通过授予对机密记录的存取权限来控制。

嘉柏的 ECM 软件允许企业以自动化的方式捕获、存储、整理和传递关键信息给不同的受众。这有助于企业减少管理文档的时间和成本，并确保符合当地的企业文件档案保管期限政策。

我们的 ECM 系统将使您能够：

以数字方式收集文档：一种端到端的解决方案，允许扫描、捕获和导入发票、工作申请和合同等内容。
在数字图书馆中存储和整理文档：仅以数字方式捕获文档是不够的 — 存储同样重要。您可以查看或进行编辑、检查类别以及整理文件夹中的文档。
不管用什么智能终端或在哪个城市也可以检索文档：用户可以通过全文搜索、特定单词、日期或用户这些关键词，快速找到任何文档。
自动化文档流程：数字化和自动化关键业务流程将帮助您快速完成工作任务。其中包括但不限于招聘和新员工入职培训、管理发票和合同。
保护文件并降低风险：通过限制对文件夹的存取、监控系统登录和退出，以及对文档创建的完整审计跟踪，实现更高的合规性。即使其他团队或人员正在使用相同的数字存储库，我们的 ECM 解决方案也能确保信息安全。