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11個文件儲存法律法規的常見誤解

11個文件儲存法律法規的常見誤解

1) 所有文件都需要保存七年

某些文件按照規定需要保存七年,但并不是所有文件都需要保存七年。與大多數觀點相反,美國國家稅務局對涉稅文件并沒有保存七年的要求。

2) 機構必須要保存紙質文件

大部分國家都接受在正規監管和法律程序下製作的電子資料和掃描文件。創建電子資料和掃描文件的流程必須加以記錄。

3) 必須保留原始簽名

很多國家都接受在正規監管和法律程序下製作的電子簽名。亦有很多國家的法律也接受影印版和掃描版的簽字文件作為法庭證據。(請參考你所在地區的法規)

4) 數字、電子和掃描格式的文件永遠不可能取代紙質文件

在正規監管和法律流程下製作的電子文件和掃描文件已經被許多國家認可。

5) 法律規定保存所有文件

這一說法絕對是錯誤的。

6) 文件必須保存在公司

某些文件需要保存在公司,但通常不會太多。相反, 一些國家甚至要求異地儲存文件以便規範文件儲存的標準及流程。異地文檔儲存的流程必須加以記錄。

7) 外人不可以查看機構的文件

無論是大陸法法系亦或是普通法法系的法院都可以強逼機構或者個人交出文件作為法庭證據。

8) 這是個人記錄,并不是業務記錄

如果記錄與業務相關,那麼它就不是個人的。記錄在家裡并不代表它是個人的。

9) 這只是在美國使用,不在我的國家

美國法院可能要求提供或出示在國外保存的記錄以遵從文件的發現請求。

10) “保存所有文件以防萬一”是我們的政策

保存所有文件在空間,時間和管理等各個方面都不可行,即使是電子記錄。要定義“所有文件”亦非常困難。這種政策極可能在第一個月就被淘汰,機構將需要解釋為什麼“所有文件”沒有被保存。

11) 我們所有的文件都受到特權保護

特權是一種普通法的概念,在法律程序期間保護律師和客戶之間的溝通。特權從來不保護機構的所有文件。

 

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